做好檔案資料的收集與有效管理的研究

李曉峰

摘 要：檔案資料的收集與管理屬于一項基礎性的工作，隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理和收集工作也應與時俱進，不斷創(chuàng)新和改革，從而更好的適應當今社會的發(fā)展要求。文章主要對檔案資料的收集與有效管理進行了分析，結論認為應該從工作人員、工作制度、工作流程、管理方式方面多管齊下，提升檔案工作效率。

關鍵詞：檔案資料；收集與管理；計算機技術；工作流程

檔案資料可記錄某件事情發(fā)生和經過的全過程，其重要性毋庸置疑，在社會各行各業(yè)的發(fā)展過程中，均會涉及到檔案資料。隨著行業(yè)工作模式的不斷轉變，相應的也要求檔案資料收集與管理工作不斷改進和創(chuàng)新，并積極引進科學化、多樣化的手段來提升工作質量和效率，從而最大限度的發(fā)揮其應用優(yōu)勢和價值。本文主要從檔案資料收集與管理工作的重要性、現狀、改進方法三個方面進行論述。

1 檔案資料收集與管理工作的重要性

該工作是各機關單位開展管理工作的重要前提和基礎，不僅如此，其還可有效促進管理工作效率的提升。檔案資料完整的記錄了辦公室的發(fā)展和變遷，是一項重要的內容，另外，它也見證了辦公室的發(fā)展歷程，如相關機制的變革、人事的調動等等。通過對這些資料數據進行有效的收集和管理，并以檔案的形式加以呈現，可為后續(xù)的改革和制度制定工作提供價值參考和依據，從而保證決策的科學性與合理性。另外，決策人員通過翻閱和查看資料，還能了解各項工作的完成和的進展情況，如市政管理部門的檔案資料，對于整個城市的發(fā)展都有著的較為直接的影響，決策人員便可以檔案資料為基礎，制定接下來的發(fā)展目標和方向，從而為城市設施的完善提供良好保障[1]。

2 當前的檔案資料的收集與管理現狀分析

首先，隨著相關部門的不斷發(fā)展，檔案資料的收集與管理工作也在不斷的深入，但在實際工作中，仍不可避免的存在較多問題，由于工作人員對于該工作的認識和重視程度不高，進而直接導致了資料數據收集不全面的問題，而其他很多因素也同樣可以引發(fā)該問題。由于資料來源渠道較為廣泛，且應用價值較高，故這些資料一旦被其他部門收入，便很難會被重新收回，進而也導致了資料丟失的問題。與此同時，個別部門對于檔案管理工作的重視程度不高，因此在實踐工作中，常無法端正自己的態(tài)度，全身心的投入到工作中，加之專業(yè)人員較為缺乏，故嚴重影響了檔案資料收集和管理工作質量和效率。

其次，工作力度不高也是當前的檔案資料收集與管理工作中一個較為普遍的問題，具體表現在以下幾個方面：第一，部分人員在工作中常將資料隨意擺放，未能進行分類管理，進而導致個別資料被損壞或丟失，甚至出現缺少公章、斷頁、斷碼等問題，而這一類問題的出現，使得檔案的應用價值大打折扣，常需進行重新整理和收集，故浪費了大量的時間。第二，為應對上級管理部門檢查，情急之下工作人員最常見的做法，便是結合以往的工作情況，胡亂編寫數據，因此嚴重降低了檔案資料的真實性和可靠性。

最后，由于部門對于檔案收集與管理工作的重視程度不高，進而在分配工作人員時也無過多要求，降低了人員選拔門檻，進而直接導致了人才分配的不合理性。其中很多都是非專業(yè)人員，甚至之前從未接觸過該工作，且由于工作人員的年齡較大，故十分缺乏計算機操作方面的常識，難以勝任當前工作。在處理文件的過程中，由于缺乏對數據真實性的審核，使得很多虛假數據流入其中，使檔案的真實性和權威性得不到保障[2]。

3 提升檔案資料收集與管理工作效率的有效途徑

3.1 提升工作人員的專業(yè)素質和責任意識

工作人員的責任意識和專業(yè)素質，將直接影響檔案資料收集與管理工成效，面對當前工作中存在的實際問題，首要工作便是提升工作人員的綜合素質。若想實現該目標，可適當提升人員入職的考核標準，同時，對于新入職人員進行專業(yè)培訓，使其掌握基本的工作流程和專業(yè)知識，并提升其責任意識。而作為一名優(yōu)秀的檔案人員，除需具備專業(yè)的知識外，同時也應具有較強的責任意識和管理能力，為此，可通過不斷的自我學習，彌補自身在工作中的不足和缺陷，提高工作能力。在培訓新員工的過程中，既要讓其掌握相關的專業(yè)常識，同時，也應要求其掌握當前各種先進的工作手法，如計算機操作常識等必備技能。而強化思想教育的目的，主要是為了提升工作人員的綜合素質，并使其意識到該工作的重要性，從而在今后更加盡職盡責的完成好自己的本職工作，為檔案資料收集與管理工作質量的提升提供保障。

3.2 完善工作制度

為進一步落實好檔案資料收集與管理工作，相關部門有必要結合當前實際的工作情況，制定出相對健全和完善的工作管理體系和制度，用來約束人員在工作不規(guī)范、不全面、不系統的行為。在制定這一制度的過程中，要求工作人員對檔案資料收集與管理的基本的流程的開展方法了如指掌，并能精準掌握工作中的注意事項。在此過程中，管理人員也需結合目前的實際發(fā)展狀況，科學、合理的安排工作人員，明確其工作范圍和職責，避免出現資料檔案遺漏的問題。另外，工作制度中還應對檔案的歸檔期限進行明確規(guī)定，以此激發(fā)人員的工作熱情和積極性，從而最大限度的提升檔案的應用價值和效率。

3.3 強化部門交流與協作

檔案資料的質量和結構，在很大程度上會影響其實際的應用價值，為此，工作人員在開展檔案收集與管理工作的過程中，不應單純局限于特定的工作范圍內，而是應該時常到其他的部門了解當前的項目開發(fā)情況，如最近開展的工作、支出的成本花銷等等。同時，也應加強與其他部門工作人員之間的交流和溝通，及時了解信息動態(tài)，并將獲取的信息進行集中整合，調整接下來的工作方向。另外，通過與其他部門的交流和溝通，也確保了信息渠道的暢通無阻，對于其中能夠影響部門當前和未來發(fā)展的信息進行重點收集。

3.4 規(guī)范工作流程

在開展檔案資料收集與管理工作的過程中，還應對相應的工作秩序進行規(guī)范，并盡可能的細節(jié)化，既不可太過于籠統，又要保證其具有較強的操作性。工作流程制定完畢后，需要求工作人員嚴格執(zhí)行，禁止麻痹大意。如在正式印制公文之前，相關工作人員應認真審核簽發(fā)手續(xù)的完善性、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，在印制完成但未發(fā)出之前，需進行二次復審，若需要對實質內容進行修改，則需嚴格按照特定工作程序來進行。在公文用紙、裝訂、排版、字號字體、尺寸等細節(jié)問題方面，均需安全按照標準來執(zhí)行，在控制文件數量的同時保證其質量[3]。

3.5 更新管理方式

當今時代各種新技術不斷涌現，在此也對檔案資料收集與管理工作方式提出了更高要求，要不斷與時俱進，更新管理方式，并在其中融入新技術，以此提升工作效率，變被動工作方式為主動，如應嚴格監(jiān)督和管理資料的上交過程，防止出現資料信息遺漏、不全面等問題。在全新的管理模式下，各部門人員應加強溝通、密切配合。收到的資料要及時分類處理，以免出現工作混亂的問題。另外，還要善于運用現代化先進技術解決實際工作中遇到的難題，彌補人工操作的不足和缺陷，從而不斷提升檔案資料收集與管理工作效率和質量。

4 結束語

綜上所述，本文主要對檔案資料收集與管理工作的重要性及其工作現狀進行了分析，并結合當前實際情況，提出幾點有利于工作開展的建議和措施。檔案資料是部門發(fā)展和變遷的見證，其重要性不言而喻，以此不管是上級領導人員，還是基層工作人員均應提升對該工作的重視程度，完善工作機制、規(guī)范流程，并通過教育培訓的方式提升人員的綜合素質，從而為檔案資料收集與管理工作的順利開展提供保障。

參考文獻

[1]王艷青.淺談當前農村公路檔案管理——加強管理質量，提升農村公路養(yǎng)護水平[J].建筑知識，2015，45：154.

[2]孫苑冰.規(guī)范建筑工程資料管理促進工程質量管理[J].建筑知識，2016，03：123.

[3]陳晶.企業(yè)檔案的分類與利用——以石油銷售企業(yè)為例[J].現代商貿工業(yè)，2015，（25）：167.endprint