有效整合檔案資源，促進檔案信息化管理

劉爽

根據傳統檔案管理模式推進檔案信息化建設就要從檔案信息的獲取角度和搜集渠道來規范檔案信息使用模式，建立從信息搜集、信息獲取、信息使用的全方位管理體系，依據檔案信息交互的特點建立檔案共享平臺來提升其使用效率，根據社會不同領域的信息使用需求來整合檔案資源，促進檔案信息化管理模式的形成。因此要切實提升檔案管理的能力，采取優化策略進一步加強檔案管理的力度。

1 建立檔案信息甄別體系提升檔案管理質量

在以往建立檔案時沒有對各型信息種類進行仔細和科學合理的甄別，以便分開保存，這樣就能夠在日后的查詢調閱中獲得更大的便捷性，而隨著當前信息時代的快速發展，信息更新速度越來越快，信息量越來越大，傳統的檔案信息搜集和整理的相關制度已經無法滿足這個快速發展的時代和企業進步的步伐，尤其在信息甄別工作中缺乏有效的 分辨信息和數據的能力和完善的管理機制，使得信息的實用價值大打折扣，也不方便進行調閱和查閱。因此，現代社會的檔案管理中一定要建立起完善和健全的信息甄別體系，不僅是為了將各類信息匯總分組分別保管，便于查閱，而且也是為了甄別信息的價值大小和實用性，信息量的增多，但是真正能夠體現出實用價值的信息，則需要在海量的信息數據中高效的分辨出來，并及時搜集和整理，建立相應歸類的檔案文件，才能確保信息的時效性和最大程度上發揮其實用性。針對目前信息甄別工作中出現的缺陷和不足，要積極查找漏洞所在，分析收集整理和研究可以彌補這些漏洞的有效策略，要大膽進行體制上的改革和創新，加速信息搜集、整理和甄別的工作效率和質量。

2 強化檔案信息管理力度

信息處理系統和軟件的功能性極為強大，這也使得各部門和企事業單位積極建立自己的檔案信息處理系統，希望通過信息化技術的應用與現階段的檔案管理工作有機的結合在一起，進一步的提升管理工作的水平，管理力度也能夠更上一層樓。信息技術以及相關控制系統的建立并非一朝一夕之功，需要企業不斷的進行投入，并進行適當的升級和更新處理，對于檔案信息化建設來說，它可以促進檔案管理工作觀念以及工作模式的轉型和變革，完善以信息化技術為基礎的管理制度，在提高信息化水平的同時，企業的管理層也要注重適時調整管理策略，以適應信息化技術的融合與深入發展，將各項管理制度和措施圍繞信息化建設不斷進行完善和強化，積極落實并執行各項管理措施，積極開拓信息獲取的渠道和方式，更為注重信息數據的準確性和全面性，利用信息化技術提高獲取信息的速度，提升信息甄別的速度，劃定符合企業發展所需信息整理和建檔的相關標準和規范，進一步明確以信息化技術為主導的管理模式，在制度上強化工作原則的科學性與合理性。

3 提升檔案管理人員的業務能力

促進檔案管理現代化建設，除了要滿足檔案信息化的需求之外，還要提升檔案管理人員業務能力，要對檔案管理人員進行專業培訓，組織多種培訓活動，來提升檔案管理人員的管理意識，能夠讓檔案管理人員學會用專業方法對信息化檔案管理體系進行有效的操作，能夠通過計算機系統對各種檔案信息進行分類和歸檔，結合不同的檔案信息資源，搭配不同的資源管理模式來完善檔案信息一體化建設。同時加強檔案管理人員的專業技能培訓，也要注重培養檔案管理人員的服務意識，能夠讓檔案管理人員根據社會各領域對檔案信息的要求為檔案信息需求者提供準確有效的查詢服務，增強檔案信息的使用效率。

4 推進檔案信息傳播機制的構建

現代化的檔案管理模式不僅要求檔案信息要能夠有效的存儲、快速的查詢，還要求檔案信息能夠根據使用者的要求快速的進行匹配，及時準確的為信息使用者提供高質量的檔案信息。所以在檔案信息化建設的過程中建設者就要根據計算機信息及時傳播的特點來建立與檔案信息能高度對接的資源匹配模式，在充分滿足檔案管理體系建設的同時，建設符合于信息交互傳播的信息共享機制，讓使用者能夠隨時隨地的享受到優質的檔案信息，便捷的查詢信息。當然在基于信息傳播條件下的檔案信息使用不僅要根據信息的使用頻率，使用范圍、使用效果對檔案信息交互機制進行科學性的評估，考慮到環境的影響，讓檔案信息交互機制能夠在各種條件下進行有效的信息傳播。

5 檔案信息綜合服務體系的建立

從目前檔案管理的發展態勢來看，大多數檔案服務機構都沒有完整的檔案信息服務模式來滿足各個單位檔案信息查詢的需要。所以在當前檔案信息服務的過程中，如何構建高標準、高效率的檔案服務模式就成為檔案現代化建設的重要一環，這就要求建設者在信息化檔案服務模式構建的過程中要考慮如何最大程度上的加強檔案信息的交互效率，如何克服阻礙因素，建立高效率的互聯網傳輸平臺來保障檔案信息的高效率，高價值傳播，幫助各個領域的進行有效的信息共享。同時，檔案信息服務體系的建設還要著重考慮其信息化平臺的建設，就是如何依據信息環境基礎，如何根據信息價值的不同，對各種檔案信息進行有效的分類，如何快速的找出檔案信息的傳輸節點，找到信息的價值，快速有效的傳播信息，完善信息服務模式，通過對檔案信息的及時存儲及有效傳播來幫助檔案信息及時快速的傳遞，提升檔案服務的效率。

6 檔案信息綜合服務平臺的開發

伴隨著社會信息資源總量的擴大，在現代的檔案信息服務的過程中除了要建綜合性的信息服務體系來滿足社會各領域的信息查詢需求之外，建設者還要依據信息技術來建立檔案信息綜合服務平臺來保障檔案信息的交互共享。檔案信息服務平臺的建設要依據信息技術規范來開發相應的網站、移動客戶端、微網來將各種檔案信息資源進行有效整合，將紙質檔案和電子檔案進行數字化處理統籌搭配到相應的信息數據庫當中，在數據庫中進行存儲和備份，并建立安全密鑰來保障數據庫的安全。同時，檔案數據綜合服務平臺的建設還要有針對性的方法來滿足現實信息使用和查詢的需求之外，還要從信息檔案的獲取渠道對檔案信息進行詳細的分類，一方面是便于查詢，一方面是保障檔案信息的有效性，確保檔案信息能在較大的時間和空間范圍內進行有效的傳遞，保障檔案信息的真實可靠。當然從數據角度來說，檔案信息綜合服務平臺的建設還要對使用者的檔案信息查詢頻率和信息獲取頻率對檔案數據的使用幅度進行精準測算，根據不同使用者的信息搜索偏好建立高效率的信息交互機制，在充分保障檔案信息資源高度整合的前提下來保障檔案信息的合理獲取和使用，充分滿足檔案信息的價值傳播性和信息交互性，建立完善的檔案信息綜合服務平臺，實現檔案信息的大數據處理。endprint