檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略分析

摘 要：隨著我國信息技術不斷發(fā)展，推動了我國各個行業(yè)的發(fā)展進程。檔案管理工作與企業(yè)單位實際發(fā)展息息相關，為了能夠加強事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，我們必須要對檔案管理工作進行創(chuàng)新，這樣才能夠充分發(fā)揮檔案資源的積極作用。通過融入數(shù)字化技術，推動檔案管理工作朝向數(shù)字化方向發(fā)展，從而提高檔案管理質(zhì)量和效率?；诖?，本文重點探究檔案數(shù)字化建設內(nèi)容，提出檔案管理現(xiàn)存問題，進而分析加強檔案數(shù)字化建設的相關方法。

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設；發(fā)展策略；建設內(nèi)容

對于任何企業(yè)單位來說，加強檔案管理工作都至關重要。企業(yè)單位作為市場的重要組成部分，對推動我國經(jīng)濟發(fā)展有著重要意義。從另一方面說，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)之間的競爭愈演愈烈，而檔案信息主要是企業(yè)單位發(fā)展過程的記載，其中的內(nèi)容對推動企業(yè)發(fā)展、加強日常管理質(zhì)量有著重要意義?？梢?，為了能夠提高檔案科學化管理水平，我們必須要融入信息技術，實現(xiàn)電子化、數(shù)字化管理模式，加強檔案管理質(zhì)量與效率。雖然很多企業(yè)已經(jīng)在檔案管理中加入了計算機等配套設施，但僅僅是將紙質(zhì)文檔內(nèi)容轉移到了計算機當中，該種管理方法無法發(fā)揮出實質(zhì)性作用，在檔案管理中依然會出現(xiàn)很多問題。

1 企業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設中存在的問題

1.1 對數(shù)字化管理模式缺乏認識

很多企業(yè)單位對數(shù)字化檔案管理模式缺乏重視，導致數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展止步不前，這就無法充分發(fā)揮檔案資源的價值。同時，檔案信息作為企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，如果無法提高檔案信息的利用率，會白白浪費企業(yè)資源，使得檔案管理工作流于表面。很多很多管理人員認為檔案管理非常繁瑣，在紙質(zhì)檔案管理基礎上，還要將檔案信息輸入到計算機中，導致管理人員在工作上不夠積極性。這些問題都會在很大程度上影響檔案信息化管理建設進程。

1.2 工作人員的綜合素質(zhì)有待提高

隨著我國各行各業(yè)都融入了數(shù)字化檔案管理模式，但是數(shù)字化檔案管理模式對管理人員的專業(yè)素質(zhì)有著一定要求。隨著檔案信息化程度不斷提高，但是管理人員的綜合素質(zhì)卻止步不前，很多檔案管理人員甚至不具備數(shù)字化業(yè)務技術和專業(yè)技能，無法熟練操作Word、Excel等軟件。管理人員在輸入信息過程中，速度慢、輸入出錯等問題屢見不鮮，甚至很多老員工不會操作計算機，這些問題都會嚴重影響檔案數(shù)字化建設進程。

1.3 檔案管理制度不夠完善

制度作為開展檔案管理工作的基礎，如果企業(yè)單位檔案管理工作缺乏制度支持，會導致檔案管理工作缺乏規(guī)范性。雖然很多企業(yè)單位針對數(shù)字化管理模式提出了制度方案，但是制度內(nèi)容依然非常傳統(tǒng)，導致管理工作和制度相脫節(jié)，無法提高檔案管理質(zhì)量和效率。再者，數(shù)字化檔案管理模式也要有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作為存根，這就需要才用數(shù)字化管理和傳統(tǒng)管理相結合的形式，但是在實際工作當中卻非常難以做到。

2 檔案數(shù)字化建設內(nèi)容

2.1 基礎設施建設

軟硬件結合是檔案信息化建設的基礎，支撐著檔案信息資源利用與開發(fā)工作。硬件包括服務器、計算機、打印機等工具；軟件主要是信息化平臺，在事業(yè)單位系統(tǒng)化平臺中增加檔案管理模塊，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率。

2.2 數(shù)字資源建設

在檔案數(shù)字化建設過程中，由于會涉及到媒體庫、檔案資源庫等，這就需要進一步強化檔案管理的整體性和統(tǒng)一性，提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量，加強檔案管理的規(guī)范性，將傳統(tǒng)管理形式轉化為數(shù)字化管理形式。這樣即可利用網(wǎng)絡平臺提高檔案信息資源利用率，增加檔案信息資源管理類型。

2.3 標準化建設

為了能夠保證檔案數(shù)字化建設符合預期標準，必須要不斷強化檔案信息管理力度，規(guī)范檔案管理流程，包括的檔案資源查詢、應用、管理、分類、權限設定等，這些內(nèi)容必須要做出明確的規(guī)定，特別是一些非公開檔案資源需要設立專有權限，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、標準化管理目標。

3 檔案數(shù)字化建設與發(fā)展的有效策略

3.1 轉變傳統(tǒng)的管理方法，實現(xiàn)管理創(chuàng)新

想要全面發(fā)揮數(shù)字化檔案的積極作用，我們必須要加強管理方法和管理理念上的融合，避免二者出現(xiàn)相互脫節(jié)的情況。企業(yè)領導需要加強對檔案數(shù)字化建設的重視程度，樹立科學、合理的管理理念，這樣才能夠為后續(xù)工作奠定基礎。由于思維決定著行動，這就需要檔案管理人員必須要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，構建科學化管理模式，以數(shù)字化平臺作為基礎，加強對檔案管理數(shù)字化建設的投入力度，充分發(fā)揮檔案管理軟硬件的積極優(yōu)勢，提高檔案資源的利用率和共享性，對于重點的檔案進行標注，這樣才能夠在檔案檢索過程中突出重點。同時，需要保障數(shù)字化管理平臺的綜合性，要求數(shù)字化平臺中具有數(shù)據(jù)庫、檢索窗口、反饋窗口等模塊，這樣工作人員不需要到檔案管理室查詢檔案信息，而是通過檔案管理平臺直接檢索文件，大大提高了檔案應用效率。

3.2 完善檔案管理制度，加強制度的實時性

為了能夠全面規(guī)范檔案管理工作，要求檔案管理部門和上級領導能夠針對信息化管理模式制定相應的管理制度和流程標準。首先，想要從根本上加強檔案管理工作的科學性和規(guī)范性，必須要從法律角度制定相關制度，保障管理制度在法律允許的范圍內(nèi)；其次，要結合企業(yè)單位實際的發(fā)展狀況，要求能夠按照規(guī)章制度流程開展相關的工作，這樣才能夠進一步規(guī)范檔案管理工作，讓管理工作有章可循，如果企業(yè)單位經(jīng)營模式出現(xiàn)變化，則需要對檔案管理制度進行調(diào)整；最后，構建完善的獎罰制度，如果管理人員沒有按照規(guī)章制度開展管理工作，需要給予一定的懲罰，如果一個月之內(nèi)管理工作良好，給予一定的獎勵，這樣才能夠發(fā)揮管理人員的積極性。

3.3 引入先進的設備

為了能夠提高檔案管理質(zhì)量和效率，需要根據(jù)實際情況引入先進的設備和管理技術。通過構建完善的共享機制，提高檔案的信息共享范圍，提高檔案資源的利用率，避免檔案資源應用僅僅局限在某個領域，要讓檔案資源變更具價值、更加系統(tǒng)、更加便捷。同時，為了能夠避免人為因素的影響，例如檔案信息輸入錯誤、漏輸?shù)惹闆r，可以采購一個文字掃描儀，在電腦上下載掃描儀的驅(qū)動軟件，再將儀器插入電腦U口中，即可對檔案內(nèi)容進行掃描錄入，效率非?？?。但也需要管理人員對輸入內(nèi)容進行檢查，避免出現(xiàn)文字錯誤問題。

3.4 加強檔案管理人員培訓工作

檔案管理人員作為檔案管理中的主體，工作人員的專業(yè)素質(zhì)會直接影響到檔案管理質(zhì)量。這就需要結合檔案數(shù)字化建設進程，對檔案管理人員進行全面培訓，要求培訓體系包括制度培訓、計算機培訓、專業(yè)培訓、法律培訓、道德培訓等， 這樣才能夠全面提高管理人員的綜合能力，特別是一些管理軟件操作，包括應用平臺、Excel、Word等，并保障管理人員操作的規(guī)范性。同時，要構建考核制度，要求管理人員培訓合格之后再上崗，保證其綜合能力能夠符合數(shù)字化檔案管理需求。

4 結束語

綜上所述，在檔案數(shù)字化管理模式下，需要以科學的理論作為基礎，從而通過科學化手段創(chuàng)新管理模式，不斷提高檔案管理的科學化水平，實現(xiàn)數(shù)字化、科學化、制度化、規(guī)范化管理。提高檔案資源的服務性、便利性、效率性，這樣才能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。

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作者簡介

周秀含（1989-），女，吉林省長春市人，漢，檔案管理專業(yè)研究實習員，本科，研究方向：檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略分析。endprint