機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)程序文件編寫策略研究

戴曉鋒（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，揚(yáng)州225127，中國(guó)）

機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)程序文件編寫策略研究

戴曉鋒
（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，揚(yáng)州225127，中國(guó)）

程序文件是描述或規(guī)定質(zhì)量體系要素所涉及到的質(zhì)量活動(dòng)由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)、誰(shuí)來(lái)做、做什么、何時(shí)做的受控文本。程序文件實(shí)際上是機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)各類人員的行為規(guī)范和工作準(zhǔn)則。機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)所開展的一切檢測(cè)活動(dòng)都必須按照相關(guān)程序文件的規(guī)定或要求來(lái)實(shí)施和執(zhí)行。

程序文件；質(zhì)量體系；機(jī)動(dòng)車；安檢機(jī)構(gòu)

1 概述

機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)管理體系文件中的程序文件是規(guī)定質(zhì)量活動(dòng)方法和要求的文件，是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件。管理體系所選定的每個(gè)要素或一組相關(guān)的要素一般都應(yīng)該形成書面程序。

在整個(gè)質(zhì)量管理體系文件中，質(zhì)量管理體系程序文件是質(zhì)量手冊(cè)的下一個(gè)層次的文件。質(zhì)量手冊(cè)的主要目的是對(duì)質(zhì)量管理體系做充分的闡述，是實(shí)施管理體系時(shí)應(yīng)長(zhǎng)期遵循的文件。因此，質(zhì)量手冊(cè)中應(yīng)包括或涉及質(zhì)量管理活動(dòng)的管理體系程序文件，要包括本單位所選用的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)中所有適用的要素。由于程序文件可能構(gòu)成手冊(cè)的組成部分或?yàn)槠渲涡晕募猿绦蛭募膬?nèi)容與質(zhì)量手冊(cè)不應(yīng)有任何矛盾。

程序文件是編制質(zhì)量手冊(cè)的基礎(chǔ)，機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)在確定了質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，并落實(shí)了各職能部門和各類人員的質(zhì)量職責(zé)之后，要通過(guò)制定各類程序文件對(duì)影響檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量直接或間接的質(zhì)量活動(dòng)進(jìn)行控制，從而保證方針和目標(biāo)的落實(shí)。因此，可以說(shuō)程序文件是實(shí)施質(zhì)量管理的基礎(chǔ)。程序文件對(duì)機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)各項(xiàng)活動(dòng)的覆蓋程度以及程序文件的適用性直接影響質(zhì)量手冊(cè)的適用性和質(zhì)量管理工作的實(shí)效。

《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》規(guī)定檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)必須建立的程序有以下幾個(gè)條款：

“4.1.4檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持維護(hù)其公正和誠(chéng)信的程序；

4.1.5 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持保護(hù)客戶秘密和所有權(quán)的程序；

4.2.1 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持人員管理程序；

4.2.6 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持人員培訓(xùn)程序；

4.3.4 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持檢驗(yàn)檢測(cè)場(chǎng)所的內(nèi)務(wù)管理程序；

4.4.2 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備和設(shè)施管理程序；

4.4.6 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理程序；

4.5.3 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持控制其管理體系的內(nèi)部和外部文件的程序；

4.5.4 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持評(píng)審客戶要求、標(biāo)書、合同的程序；

4.5.6 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持選擇和購(gòu)買對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量有影響的服務(wù)和供應(yīng)品的程序；

4.5.7 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持服務(wù)客戶的程序；

4.5.8 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持處理投訴的程序；

4.5.9 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持出現(xiàn)不符合的處理程序；

4.5.10 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持在識(shí)別出不符合時(shí)，采取糾正措施的程序；

4.5.11 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持記錄管理程序；

4.5.12 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持管理體系內(nèi)部審核的程序；

4.5.13 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持管理評(píng)審的程序；

4.5.14 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持檢驗(yàn)檢測(cè)方法控制程序；

4.5.15 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)需要建立和保持應(yīng)用評(píng)定測(cè)量不確定度的程序；

4.5.16 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持保護(hù)數(shù)據(jù)完整性和安全性的程序；

4.5.17 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持抽樣控制程序；

4.5.18 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持樣品管理程序；

4.5.19 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持質(zhì)量控制程序，定期參加能力驗(yàn)證或機(jī)構(gòu)之間比對(duì)。”

程序是指為某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的途徑。描述程序的文件稱為程序文件。評(píng)審準(zhǔn)則規(guī)定需要建立的程序共有23個(gè)，除4.5.17抽樣控制程序外，其他的程序均適用于機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)。

2 程序文件的編制要求

編制程序文件應(yīng)遵循管理體系文件編制的一些基本原則。在編制程序文件中要注意其內(nèi)容必須與質(zhì)量手冊(cè)的規(guī)定相一致，特別要強(qiáng)調(diào)的是程序文件的協(xié)調(diào)性、可行性和可檢查性。程序文件的內(nèi)容必須符合質(zhì)量手冊(cè)的各項(xiàng)規(guī)定，并與其他的程序文件協(xié)調(diào)一致。

程序文件中所敘述的活動(dòng)過(guò)程應(yīng)就過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)作出細(xì)致、具體的規(guī)定，應(yīng)具有較強(qiáng)的可操作性，以便于基層人員的理解、執(zhí)行和檢查。

程序文件應(yīng)是質(zhì)量活動(dòng)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)結(jié)晶。因此，編制程序的過(guò)程應(yīng)該也是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行質(zhì)量管理優(yōu)化的過(guò)程。在編制程序文件時(shí)，應(yīng)注意如下幾點(diǎn)：

⑴按照管理體系文件化的原則，一般對(duì)本安檢機(jī)構(gòu)管理體系所選定的每個(gè)體系要素的各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)都應(yīng)建立其程序。應(yīng)涵蓋《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》“5+1”要求。

⑵每個(gè)程序文件都應(yīng)包括管理體系的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分，諸如一個(gè)完整的管理體系要素或其中一部分，或涉及一個(gè)以上管理體系要素并相互有關(guān)的一組活動(dòng)。

⑶程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié)，需要時(shí)可引用技術(shù)程序或作業(yè)指導(dǎo)書。

3 程序文件編寫準(zhǔn)備

一般成立多年的安檢機(jī)構(gòu)，已制定大量的有關(guān)質(zhì)量的管理性文件，如規(guī)章制度、工作流程等，但由于未經(jīng)管理體系的總體設(shè)計(jì)，原有的規(guī)章制度難免不夠系統(tǒng)化，如內(nèi)容重復(fù)、銜接斷檔、相互矛盾以及可操作性不強(qiáng)等。所以，編寫程序文件前，應(yīng)著手準(zhǔn)備以下幾點(diǎn)：

⑴收集和整理安檢機(jī)構(gòu)現(xiàn)行的管理性文件。

⑵確定并完善管理層次，規(guī)定各部門的職責(zé)和權(quán)限，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限調(diào)查，確定需要補(bǔ)充或調(diào)整的職責(zé)和權(quán)限清單。

⑶組建程序文件編寫小組，所選擇的編寫程序文件人員應(yīng)具備以下條件：

①應(yīng)該是各部門能勝任工作的代表人。原則上，各部門編寫自己的程序文件，因此，參加程序文件編寫的人員應(yīng)該是本部門能夠勝任的代表。有些安檢機(jī)構(gòu)在建立文件化的質(zhì)量管理體系時(shí)，聘請(qǐng)技術(shù)咨詢公司專職編寫人員編寫程序文件，這樣的程序文件往往難以得到實(shí)施，其重要的原因就是程序文件不接地氣，與部門實(shí)際工作脫節(jié)。若條件不具備，本部門無(wú)勝任編寫者而需要由其他專職人員代為編寫時(shí)，所編寫的程序文件在定稿之前，必須經(jīng)過(guò)本部門集體討論通過(guò)和認(rèn)可。

②熟悉所編寫程序的質(zhì)量活動(dòng)內(nèi)容和要求。程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序的質(zhì)量活動(dòng)內(nèi)容和要求，才能正確、全面編寫出程序文件，這樣的程序文件才接地氣，具有可操作性。相反，程序文件編寫人員若不熟悉該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)，所編寫出來(lái)的程序文件盡管在文字上、邏輯上都很好，但由于不符合具體質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)際情況，很難付諸實(shí)施。

③具備較強(qiáng)的文字能力。程序文件編寫力求簡(jiǎn)明，措辭準(zhǔn)確。因此編寫人員須具備較強(qiáng)的文字能力，把質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)現(xiàn)途徑清楚地描述出來(lái)。

⑷編制所需程序文件清單表。根據(jù)《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，一般安檢機(jī)構(gòu)程序文件不得少于22個(gè)。

⑸編制程序文件編寫大綱。在動(dòng)手編寫程序文件之前，應(yīng)先編寫程序文件大綱，大綱格式、內(nèi)容應(yīng)征詢所在部門主要負(fù)責(zé)人的意見，只有這樣才能提高程序文件的適用性。

4 程序文件的格式

程序文件的格式包括封面、修改頁(yè)、刊頭、正文內(nèi)容和刊尾等部分。每個(gè)單獨(dú)的程序文件由文頭、正文內(nèi)容和文尾等部分組成，每部分的格式有具體要求，以保證程序文件的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容的規(guī)范化。

⑴封面包括如下信息：程序文件名稱、安檢機(jī)構(gòu)名稱（logo）、文件編號(hào)、發(fā)放編號(hào)、持有人、版次（含修訂次數(shù)）、受控狀態(tài)、編寫人員、審核人、批準(zhǔn)人、發(fā)布日期、實(shí)施日期等。

⑵修改頁(yè)包括序號(hào)、修改號(hào)（文件編號(hào)和章節(jié)條號(hào)）、修改內(nèi)容、審批人等。

⑶刊頭。在每頁(yè)文件的上部加刊頭，便于文件控制和管理。刊頭包括如下信息：實(shí)驗(yàn)室名稱（logo）、程序文件名稱、文件編號(hào)、版次（含修訂次數(shù)）、頁(yè)碼、頒布日期、實(shí)施日期等。

⑷正文內(nèi)容可以有不同的表達(dá)形式，包括文字和圖表等，但通篇格式應(yīng)統(tǒng)一。格式應(yīng)包括題目格式（字體、字號(hào)）、章節(jié)條目格式（字體、字號(hào)）、表格格式（表序、表題）、插圖格式（圖序、圖題）、正文（字體、字號(hào)、行間距）。

⑸刊尾（需要時(shí)采用）。每頁(yè)文件或每份文件的末頁(yè)底部加刊尾說(shuō)明文件起草、會(huì)簽及審批情況。刊尾包括：每個(gè)程序的編制人、會(huì)簽人及日期、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期、程序內(nèi)容解釋人員（如有）等。

⑹版面一般采用A4版面，便于打印和裝訂。

5 程序文件正文內(nèi)容

程序文件正文應(yīng)包括以下內(nèi)容：

⑴說(shuō)明程序文件所控制的質(zhì)量活動(dòng)及目的。

⑵說(shuō)明程序文件所涉及部門和人員的各類工作和質(zhì)量活動(dòng)。

⑶規(guī)定負(fù)責(zé)實(shí)施程序文件的部門或人員及其職責(zé)和權(quán)限。

⑷說(shuō)明在程序文件實(shí)施過(guò)程中所涉及的其他程序文件的名稱和編號(hào)，以及所涉及的其他管理性文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等）。

⑸寫明工作程序。按具體工作的邏輯順序?qū)懗鲩_展該項(xiàng)工作的各個(gè)細(xì)節(jié)：規(guī)定具體工作應(yīng)做的事情（What）；明確每一質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)施者（Who）；規(guī)定質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)施時(shí)間（When）；說(shuō)明在何處實(shí)施（Where）；規(guī)定質(zhì)量活動(dòng)具體實(shí)施辦法（How）；以及所采用的材料、設(shè)備、引用的文件等；如何進(jìn)行控制和評(píng)價(jià)；應(yīng)保留的記錄；例外特殊情況的處理方式等。

⑹引用文件及相關(guān)的記錄。涉及的相關(guān)程序文件；引用的作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程及其他技術(shù)文件；涉及的其他管理性文件；所使用的記錄、表格等。

6 結(jié)論

機(jī)動(dòng)車安檢機(jī)構(gòu)所從事的工作基本相同，在編寫程序文件時(shí)相互參照、相互借鑒、取長(zhǎng)補(bǔ)短是很有必要的，如果是新建檢測(cè)機(jī)構(gòu)，借鑒其他機(jī)構(gòu)成功經(jīng)驗(yàn)，可以少走彎路，既省事，又省時(shí)，但一定不要照搬照抄，要根據(jù)機(jī)構(gòu)自身的特點(diǎn)和具體情況編制。在程序文件編制完成之后還應(yīng)進(jìn)行試運(yùn)行，通過(guò)試運(yùn)行來(lái)檢驗(yàn)程序文件的適用性，這樣程序文件才能有效地貫徹實(shí)施。

Researching on the strategy of compiling program files of vehicle safety inspection agency

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

A program file is a controlled text describing or defining the quality activities involved in the quality system elements, which department is responsible for, who is going to do, what to do, and when to do it.The procedure file is actually the motor vehicle safety inspection organization of various personnel behavior norms and guidelines.All inspection activities carried out by the vehicle safety technology inspection organization must be implemented and implemented in accordance with the relevant procedures and requirements.

Procedure file; quality system; vehicle; safety inspection agency