檔案外包整理中應注意的問題及對策分析

梁燕霞

摘 要：隨著企業的不斷發展，規模的不斷擴大，企業檔案的種類是數目在不斷的增長，檔案管理工作和難度和復雜程度在不斷的加大。檔案整理和包裝的過程中總會遇到各種各樣的問題，同時在新時期隨著技術手段的不斷進步，檔案外包整理過程中存在的問題得到一定程度的解決，但是仍然存在一些問題需要引起我們的高度重視。本文主要是在實踐的基礎上，談談檔案外包整理中應該注意的問題，并且就其中的問題進行分析之后提出一些對策，希望可以起到拋磚引玉的作用。

關鍵詞：檔案管理；外包整理；注意問題；相關對策

近些年來企業的發展十分迅速，其自身的管理制度在不斷的完善，其中檔案管理作為其內部管理和內部控制的重要手段和措施，在新時期受到高度重視。檔案外包整理是檔案管理工作的重要內容，隨著新時期企業檔案數量種類的增長，檔案外包整理工作的難度逐漸加大，雖然說新時期檔案外包整理工作出現了一些新的理念和方法，但是在實踐的過程中由于種種原因最終的質量和效率并不高，制約了檔案外包整理工作的質量和效率。這些問題的存在需要我們引起足夠的重視，采取相應的措施進行完善和補充，促進檔案外包整理工作質量和效率的提高，為企業的發展注入新鮮的活力。

一、檔案外包整理的簡單介紹

檔案外包是指企業根據相關合同或者協議，將企業檔案管理工作的全部或者部分委托給外界專業的檔案管理機構，來進行檔案管理工作的一種新模式。檔案外包整理，就是對企業檔案進行分類、編號、著錄、裝訂、材料掃描、錄入等的外包整理。

檔案外包整理是新時期企業進行檔案管理工作的新模式和新方法，對于規范企業檔案管理工作有著積極的作用。同時減輕了檔案管理的壓力和負擔，為本單位的檔案管理工作提供了便利。促進了企業資源整合的效率，提高了企業管理的現代化，對于企業在新時期的全面發展做出了卓越的貢獻。

二、檔案外包整理中需要注意的問題

新時期我國企業發展迎來新的契機，取得了巨大的成就。其中檔案外包整理工作就是其具體表現。但是就目前實際情況來看，我國企業發展迅速，但是忽視了檔案管理工作，雖然在新時期也效仿發達國家對檔案管理工作進行不斷的創新，但是在時間中仍然存在行業競爭混亂、行業監管不當、在出現問題時難以責任到人的問題。同時檔案管理外包由于受到資金的限制，在外包的過程中總會出現各種問題，影響了檔案外包整理的質量和效率。

三、檔案外包整理中存在問題的相關對策

檔案外包整理中存在問題是時代發展必然的產物，是企業進步的體現。需要我們對此引起高度重視，認真分析問題存在的原因，從實踐入手，不斷的找到解決問題的對策。在調查分析之后我認為可以從以下幾個方面入手：

四、加大宣傳力度，提高重視程度

在新時期企業在發展的過程中，要提高對檔案管理工作的重視程度，要充分利用新時期的媒體設備優勢，在不斷實踐的過程中，對新時期出現的檔案管理工作出現的新理念和新方法進行全面的宣傳，比如說檔案外包整理，使相關人員可以全面的認識這一工作，了解這一手段的運行方式，在不斷實踐的過程中提高工作質量和效率。同時在新時期要提高相關領導的思想覺悟，接受新時期新的理念和方法，從而在實踐中提高對檔案外包整理工作的重視程度，為期提高必需的人力、物力和財力支持，為此工作的高效開展打下堅實基礎。

五、建立相關制度，完善相關機制

無規矩不成方圓。企業的發展離不開制度的支持和約束，檔案外包整理工作也是如此，在新時期要全面提高對制度的重視程度。從實踐入手，建立相關的制度，為其提供保障機制。同時要完善相關機制，為制度的運行提供保障。充分利用科學的制度和完善的機制，加強監督和管理，保障相關措施得到有效的應用和推廣，實現責任追究制度，對權力的行使加以監督和約束，提高工作質量和效率。

六、提高辨別能力，做好保密工作

企業檔案是企業發展的見證，是企業的機密內容。在新時期我國檔案管理服務行業比較混亂，各種公司良莠不齊，對于企業的選擇提出了考驗。在新時期企業在選擇相關公司的過程中，要選擇一些手續齊全，經驗比較豐富的公司；選擇一些社會信譽比較高，服務質量比較好的公司；選擇一些與本企業發展理念相符合，價錢相對合理的公司。同時要做好檔案保密工作，嚴格要求外包公司做好保密工作，嚴守保密紀律，。做好各個環節的工作，防止企業機密被泄露出去，避免企業利益受到損害。

七、吸取經驗教訓，簽訂規范合同

企業檔案外包整理的過程中要充分吸取經驗和教訓，提高外包整理的質量和效率，避免重蹈覆轍。同時在新時期要注意簽訂合理科學規范的合同，為檔案安全提供保障，避免出現不必要的法律糾紛。嚴格遵守企業的相關規定對檔案進行管理；在管理的過程中不可以因為某些原因而對檔案進行拆分、刪改；對檔案進行調整和改變時要與甲方取得聯系，在沒有得到甲方同意的情況下不可以對檔案做出改變；檔案整理的過程中要隨時接受企業的監督，向企業匯報整理情況等等，以此來提高檔案外包整理的安全性，保障檔案管理工作保質保量的完成。

八、結語

在新時期企業檔案外包整理已經成為一種新的潮流和趨勢，在實踐中要提高對這一理念的重視程度，不斷的將其應用和推廣。同時在實踐的過程中需要我們吸取經驗和教訓，結合自身實際情況，充分利用制度等進行完善和規范。此外，在檔案外包整理的過程中要高度重視程度，對相關人員進行專業知識技能培訓，提高其思想覺悟，嚴守保密協議，為企業檔案安全提供保障，為外包公司的發展提高社會信譽，從而促使外包行業的不斷規范和完善，促使企業檔案管理工作在新時期實現新的發展。

參考文獻：

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