大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設探究

文｜魏蓉

大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設探究

文｜魏蓉

現如今，在信息技術快速發展的背景下，社會各個領域的發展都已離不開對信息技術的應用。信息技術帶來了“大數據”的概念，可以說，這是一個用海量數據說話的年代。我國事業單位的文書檔案信息化建設已經起步了很多年，但隨著大數據概念的到來，以往的信息化管理手段也亟需與時俱進地進行不斷的更新與改進。在大數據視野下，事業單位的文書檔案信息存儲量變得更大、存儲時間周期變得更長、瀏覽變得更加方便，這是大數據所帶來的益處；但與此同時，大數據環境也帶來了一些更大的挑戰。若想在大數據視野下推進事業單位文書檔案信息化建設，還需要以更加全面與戰略性發展的目光來看待這一問題。

一、大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設的概念

大數據是隨著信息技術的進步與發展所衍生出來的一個概念，它記錄了大量的人類社會活動與行為，可謂是一個信息寶庫。在現代信息時代下，各行各業的工作都離不開信息與網絡，所以對數據的應用量也不斷增多。大數據的增長是海量化的，在大數據視野下，人們看到了數據資產的無限潛能和商機，因此也十分注重對這種數據資產的保護。人們在掌握了海量數據資產后，會通過種種手段對其中有價值的數據進行處理及存儲，數據的價值因此而不斷遞增，乃至創造出更多的附加價值。對于事業單位的文書檔案來說，其中主要包含了文字、圖片以及錄像等不同形式的信息資源，它們分別反映出了事業單位中的各項活動，是事業單位中十分珍貴的資源。對事業單位文書檔案進行信息化建設，實際上就是利用現代信息技術對事業單位文書檔案進行更好地收集、整理、儲存及利用，從而充分發揮出檔案信息的價值，以更好地服務于事業單位的發展。

二、大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設的意義

首先文書檔案工作是事業單位中的重要工作之一，這點是毋庸置疑的。但是，在以往電子信息技術沒出現以及不夠發達的時候，文書檔案的管理方法都是采用的傳統人工管理法，這種管理方法，不但需要消耗大量的人工勞動力，而且管理效率很低，以及非常容易出現人工疏漏和錯誤。后來，隨著電子信息技術的發展，將人們帶入了信息化時代，各行各業的工作都逐漸開始融入信息化技術，事業單位文書檔案工作也不例外。事業單位文書檔案工作自開始進行信息化建設以來，其人工勞動強度大大降低，管理效率大大提高，疏漏和錯誤大大減少。因為通過信息化建設，工作人員只需要將海量的數據進行一次錄入操作，就可以輕松、方便地實現對數據的開發利用。并且，所錄入的數據還可以實現共享，這也推動了文書檔案管理效能的提高。再者，在文書檔案信息記錄的查找方面，傳統的查找方式也需要消耗大量的人力，并且即使消耗了人力也依然查找效率低下，往往需要花費很長時間才能夠查找到所需要的信息。但是，自文書檔案信息化建設后，只需要通過任意一種查找方式，如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，就能夠快速便捷地找到想要的信息，非常省時省力。并且，根據文書檔案管理人員職責的不同，其管理權限也可以明確進行劃分，管理人員可以依據自己的管理權限來進行信息查詢。總而言之，在大數據視野下，事業單位文書檔案信息化建設乃是社會發展的必然趨勢，也是現代文書檔案工作的必須要求。

三、大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設進程中存在的問題

（一）檔案信息化觀念有待增強

以往長期以來，事業單位都將文書檔案工作視為一項邊緣化工作，屬于可有可無的，認為這項工作對企業的經營管理與發展影響不大，換句話說，就是對文書檔案工作不夠重視。因此，事業單位也并沒有緊隨信息時代的發展，及時對文書檔案工作進行信息化建設。尤其是近年來隨著大數據的席卷，很多事業單位的思想觀念仍舊還停留在過去，并未樹立起文書檔案信息化建設意識，所以對文書檔案資源的利用率也不高，沒有充分發揮出其作用與價值，使得許多珍貴的檔案資源蒙塵生銹。

（二）信息化管理平臺標準不統一

在以往的文書檔案工作中，由于那時信息技術尚未發達，文書檔案工作也尚未進行信息化建設，只能夠依靠傳統人工勞動力來整理檔案資料，并將整理好的檔案資料放置在檔案庫房當中，長此以往，不但檔案工作人員不堪重負，經常因工作疏忽而導致珍貴的檔案資料遭到人為損壞，且本身紙質檔案就容易發生自然老化，所以一些古舊的檔案很難保持完整性。而后來，在事業單位文書檔案信息化建設過程中，信息化管理平臺標準又遲遲未能統一，很多工作都無章可循，因此歷史遺留問題也無法有效解決。

（三）缺乏專業信息化管理人才

傳統的事業單位文書檔案工作，對檔案人員的最大要求是細心，但并不要求其具有多高的知識文化水平。但是，隨著事業單位文書檔案信息化建設進程的不斷推進，對檔案人員的要求也不斷提高，傳統的手段和方式已經無法滿足現代檔案信息化管理要求。若想充分利用好信息化平臺來管理文書檔案，就必須要具備較高的信息技術知識，能夠熟練操作計算機設備，熟練應用相關信息軟件。但事實上，事業單位大部分原來的檔案人員卻并不滿足上述要求，他們有的年紀較大，對新鮮事物的學習能力有限，無法快速融入到信息時代當中。可以說，現今事業單位十分缺乏專業信息化管理人才，這是限制文書檔案信息化建設的一項重要因素。

四、大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設的路徑

（一）數字化建設開發

傳統的事業單位文書檔案都是紙質檔案，其十分繁瑣，檔案人員無論是記錄、查閱還是檢索起來都極為麻煩和困難。而在大數據視野下，我們可以充分利用信息化管理技術，對事業單位文書檔案進行數字化處理，將傳統的紙質檔案轉為數字化檔案，并以計算機為儲存平臺，從而更加方便地進行收集、整理、儲存及利用。

（二）網絡化建設開發

大數據是依托于網絡而存在的，因此在事業單位文書檔案信息化建設過程中，也必須要充分利用網絡，通過構建完善的網絡立體化體系，對文書檔案進行分類、歸檔、組卷及下載，從而真正實現信息共享。

（三）安全化管理

大數據和信息化技術雖然大大方便了事業單位文書檔案管理，但與此同時也帶來了許多安全隱患。事業檔案的文書檔案許多都是企業的重要資源，需要做保密處理，但是現在很多黑客和不法分子會利用系統漏洞來竊取檔案。針對這種隱患，必須要加強對信息化管理系統的安全管理，及時優化和升級系統，修補系統漏洞，并采取先進的加密技術，切實保障檔案信息的安全。

五、結語

綜上所述，在當前信息化時代及大數據視野的背景下，事業單位文書檔案工作發生了很大的轉變。事業單位必須要充分利用信息技術與大數據環境，更好地完善文書檔案信息化建設，從而提高文書檔案工作效率及檔案利用率，促進企業的發展。

作者單位：洛陽市糧食局直屬分局