淺議檔案的收集與整理

王榮玲

【摘 要】 檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環節，它為檔案工作提供了實際的管理對象。檔案收集與整理工作，檔案收集工作是否科學，決定了檔案收集數量多少和質量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地為領導決策提供服務。筆者下面就如何做好檔案的收集和整理工作談一些粗淺的認識，供同仁們參考。

【關鍵詞】 檔案工作 收集 整理

一、提高認識，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。隨著社會的進步以及新形勢發展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎工作中的關鍵環節。在檔案工作所有環節中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發利用，為開發利用創造條件。因此，這是一個很重要的中間環節，其意義為：一是實現檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。

三、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

1.歸檔種類不齊全。

現在很多單位的基層檔案室只把文書檔案的收集作為首要任務，對科技檔案（基建檔案、設備檔案、科研檔案等）、專門檔案的收集則比較忽視，尤其是聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更沒有得到有效重視。這樣就導致單位內庫存檔案種類單一，很多有重要保存和利用價值的檔案沒有得到有效管理，極大影響了單位內各部門對各類檔案的利用需求。

2.檔案部門培訓力度不足會影響檔案的收集歸檔。

各單位檔案部門在收集檔案時，通常只是發個通知告知各業務部門檔案的歸檔范圍、收集時間，針對性不強，在檔案收集的過程中所起的作用不大。特別是各業務部門職責和工作性質不同，檔案呈多元化態勢，各部門形成的檔案具有很大的個性。所以在收集歸檔前急切需要檔案部門做專業的具體指導培訓，而實際中常常缺乏這樣專業的指導培訓。

四、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

1.樹立大檔案的概念，豐富館藏資源。

檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。凡是有保存價值的各種載體、各種形式、各種門類的檔案都要及時收集，除了文書檔案外，基建檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來，門類齊全、資源豐富的庫存檔案才能更好地為單位各項工作服務，才能滿足利用者的查檔需求。

2、加強管理，狠抓檔案工作制度落實

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統一管理，制定一套嚴格的規章制度，防止檔案分散流失。在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。

3.加大培訓指導力度，強化收集歸檔工作。

檔案部門每年在年初和年末都要召集單位內專兼職檔案人員分別開一次碰頭會。年初就各單位年度重點工作計劃進行調查摸底，并反復強調材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關要求，落實好各單位責任人員；年末歸檔前要再次強調檔案歸檔工作的要求，便于大家及時整改，對于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。

4.認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，要抓住機遇，發揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業績、業務熟練程度、責任心的大小，從而調動廣大檔案工作者的工作積極性。

5.注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點；整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。集到的原始資料和數據，要進行科學分類和歸納，使資料系統化，便于分析和敘述。

完整齊全的檔案材料并經系統整理的檔案能科學地、系統地為單位各項工作服務，檔案室要發揮前端調控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點、有計劃地收集、整理各門類的檔案，把基礎打牢，發揮檔案資源建設的基礎作用，把有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改善工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率。

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