檔案管理人員素質提升探究

段茜

摘 要：檔案是直接形成的原始記錄，是如實記錄人們社會實踐活動的真實情況，是一段時期重要的歷史依據，是記載不同時期最真實的歷史見證，是一個組織管理的重要組成部分，具有較強的原始性和權威性，直接關系到該組織管理的規范化程度。檔案管理人員應當具備一定的思想政治素質、職業道德素養以及專業素質，方能搞好本職工作。特別是在當下，信息化時代以及檔案管理人員本身存在的問題都迫切要求檔案管理人員素質的提升。為此，要充分地認識檔案管理的重要性，豐富檔案管理人員學習途徑和形式，配備檔案管理的軟硬件以優化工作環境，為檔案管理人員素質提升做好準備。

關鍵詞：檔案管理人員；素質提升；信息化

每個單位的管理都離不開檔案，都需要檔案管理。所謂檔案管理，就是對相關檔案實體和檔案信息進行管理并進行科學的劃分，并以此來提供特定的服務性質的工作。[1]隨著組織管理規范化程度的提高，檔案管理水平也需要與時俱進地提升，相應地，對檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理人員只有適應新時期的要求才能在搞好檔案管理工作的同時，充分地發揮檔案管理的服務作用。目前，檔案管理人員整體素質距離要求還有一定的差距，只有認清楚這些差距，然后對癥下藥才能更好地解決問題，全面地提升檔案管理人員隊伍的素質。

1 檔案管理人員應具備的素質

（一）思想政治素質

檔案管理是一項非常嚴肅的工作，那么，檔案管理人員就應當具備較高的思想政治素質。[2]檔案管理工作不僅強調技術性，還要保持正確的政治立場。因此，檔案管理人員首先要具備的素質就是思想政治素質，即要遵守國家的相關法律法規、要遵循黨的路線和方針、要遵守單位的各項規章制度。同時，檔案管理人員還要具有保密意識和服務精神，對工作中接觸到的信息要嚴格保密，不能利用這些信息從事非法活動、獲利活動，同時，又要通過檔案工作服務于本單位的發展，具備服務意識。

（二）職業道德素養

檔案管理人員還要具備一定的職業道德素養，職業道德素養包含的內容很多，最基本的就是要熱愛本職工作。檔案管理看似簡單，實則非常繁瑣，具有重復、繁瑣的特征[3]。檔案管理人員要非常細致、耐心才能做好本職工作。因此，管理人員首先就要非常喜歡這份工作，要具備高度的職業認同度。這一點是很難的，目前檔案管理工作的職業認同度是比較低的，這與檔案管理的內外部環境有關。不僅如此，檔案管理人員還有具有服務意識，管理檔案本身不是目的，目的在于通過檔案管理服務于整個組織的發展。那么，檔案管理人員就要做好工作定位，通過周到的服務來發揮檔案的作用。

（三）專業素質

檔案管理也是一項專業性很強的工作，要求管理人員具備扎實的理論功底以及嫻熟的職業技能。檔案如何分類、如何整理、如何便于查閱等都是管理人員應該掌握的，特別是在信息化背景下，檔案管理人員還要掌握數字化的基本技術，并將其運用到檔案管理中。因此，檔案管理人員應當是學習型的，能夠主動適應管理形勢的變化，主動地提升自我。

2 檔案管理人員素質提升的必要性

（一）信息化時代的要求

為了更好地適應信息化時代的要求，檔案管理人員要提升素質。信息化時代的到來導致信息儲存和應用方式的變化，傳統時期，檔案管理人員面對的是一摞摞的紙質資料，分門別類的儲存，查閱時候也要到具體的場館才能進行。但是，信息化時代到來之后情況發生了變化，很多檔案資料都以數字化形式呈現，開展服務時也是以電子化的形式來進行的。如果檔案管理人員還停留在原來的工作狀態，不能與時俱進地掌握新技術、學習新方法，那么，檔案管理就不是服務于組織發展了，反而拖了組織發展的后腿。

（二）檔案管理人員素質現狀堪憂的要求

檔案管理人員素質現狀堪憂也使素質提升提上了議事日程。從檔案管理整體發展形勢看，人才斷檔問題嚴重。[4]社會培養的檔案管理人才跟不上檔案管理實踐的需求，有一些沒有進過專業訓練的人員就加入到了檔案管理隊伍中來。由于傳統上對檔案管理的認識誤區，單位組織的相關培訓活動并不到位，這些工作人員的工作效能就可想而知了。不僅如此，即使是受過專業訓練的人員在工作崗位上也可能出現不適應的情況。比如，檔案數字化是一個基本的趨勢，那么，工作人員就要掌握數字化的技術和操作，但部分工作人員跟不上形勢的發展，仍然采用傳統的方式工作，工作效率低下，難以發揮服務作用。不主動學習是這部分檔案管理人員存在的問題。另外，還有一部分管理人員是責任意識和服務意識不強，他們在操作技術上是沒有問題的，即具備工作技能，但是卻不能很好地服務于單位的發展，不能為同事等提供優質的檔案服務。

3 提升檔案管理人員素質的路徑

（一）充分認識檔案管理的重要性 加大對檔案管理的投入

提升檔案管理人員素質，首先就要充分地認識檔案管理的重要性，加大對檔案管理的投入力度。鑒于在部分單位出現的對檔案管理工作不重視的問題，首先就端正態度，充分認識檔案管理對一個單位發展的基礎性支撐作用以及服務保障作用。檔案管理不是可有可無的，檔案管理職位也不是什么樣的人都能夠勝任的，有了這樣的一個基本認識，才有可能從進人環節把好關，將那些受過專門訓練的人安排到檔案管理崗位上，同時，加大投入力度，為檔案管理人員提供必要的培訓和學習機會等，提升其專業技能。

（二）豐富檔案管理人員學習途徑和形式 打造學習型檔案管理人員

提升檔案管理人員素質，還要豐富檔案管理人員學習途徑和形式，打造學習型檔案管理人員。檔案管理的形勢是不斷變化的，當前的信息化時代只是其中的一個階段而已，變化無處不在，那么，管理人員也要保持持續的學習狀態。單位要有檔案管理人員學習的預算，安排管理人員參加行業組織的相關業務培訓，安排他們參加相關的學習班，也可以考慮聘請專家到單位為管理人員進行講解。舉辦檔案管理知識競賽，激發檔案管理人員的學習熱情也很重要。[5]當然，檔案管理人員的學習不僅僅限于單位組織的培訓活動，良好的自學習慣也很重要。在工作中，要細心、謹慎，積極主動地發現問題、解決問題，這也是一種學習形式。

（三）配備檔案管理的軟硬件 優化工作環境

配備檔案管理的軟硬件來優化工作環境對于檔案管理人員素質提升也很重要。要改善檔案管理人員的基本工作環境，如提供能夠滿足工作需要的場地、配備高性能的電腦、安裝合適的軟件系統等都是基本的。當然，工作環境本身是廣義的，除了以上內容之外，還包括對單位對檔案管理工作的重視，加大對檔案管理的投入，加大對檔案管理與其他部門人員之間的溝通和交流，以及完善單位檔案管理的制度等。工作環境優化了，檔案管理人員的職業認同感也能夠響應地提升，職業認同感提升了，其責任心、服務意識等才能提高，也才能更加高質量地完成本職工作。

4 結語

檔案管理工作具有的重復性、繁瑣性等特征對從業人員提出了很高的素質要求，掌握基本的技能、具備較高的責任心和服務意識方能勝任這份工作，同時，檔案管理人員還要不斷地進行學習，跟上時代發展的要求。同時，我們也要認識到檔案管理人員素質提升是單位和管理人員共同負責的事情，從單位角度來看要創造一個好的檔案管理環境，從檔案管理人員個人來說要有良好的職業道德和扎實的職業技能。雙方要共同努力，促進檔案管理人員素質的持續穩步提升。

參考文獻

[1]劉成軍.檔案管理人員素質提升與檔案管理水平提高[J].黑龍江科學，2016（11）：130.

[2]王彤.淺析新形勢下檔案管理人員素質的提升[J].教育教學論壇，2015（34）：47.

[3]鮑堂秀.新時期檔案管理人員素質提升途徑[J].陜西檔案，2014（3）：48.

[4]關丹.論新形勢下檔案管理人員素質提升對策[J].才智，2016（26）：280.

[5]陳薇.“冰山模型”理論對檔案管理人員素質提升的啟示[J].今日中國論壇，2013（6）：168.endprint