航天企業非紙質檔案的數字化處理實踐

潘景璐

摘 要：本文依照實際的操作和檢驗結果，綜合相關的研究成果，系統詳細地介紹了航天企業非紙質檔案數字化處理過程中的一些基本問題。通過對航天企業非紙質檔案的數字化實踐研究，詳細列出了具體的工作流程和操作步驟，并根據當前的技術背景，提出了認為可行的數字化檔案存儲格式。

關鍵詞：航天企業 非紙質檔案 檔案數字化

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）10（a）-0180-02

航天企業除了庫存大量的紙質檔案之外，還有一些非紙質檔案，例如光盤檔案、外部管理系統檔案等等。由于光盤類型，刻錄前光盤狀況，存檔時光盤數據刻錄質量，光盤生產所選用制作材料，存檔光盤標簽方法與使用情況，光盤貯存、運輸及工作環境條件等的影響，導致壽命的不確定性。同時，外部管理系統中存放著不少數量的電子文檔，這些檔案的信息以外部管理系統為載體，依托航天產品研制的基礎過程環境平臺，管理工藝、研試和設計文檔的全流程，納入歸檔范圍的外部管理系統文檔因為缺乏檔案管理人員科學有效的統一組卷，對于電子文檔的長期保存并提供利用來說也是一個嚴重的問題。

1 非紙質檔案數字化處理的基本原理

1.1 光盤檔案數字化處理的基本原理

所謂光盤檔案數字化，簡單地說就是將光盤中的檔案信息進行數字化處理，以計算機可識別的數據來表示光盤的檔案信息。目前，最常見的方法通過光盤數據的刻錄、讀取軟硬件設備實現。光盤數據刻錄的基本原理是使高功率的激光束映射到光盤盤片上，因此模擬出二進制數據0和1，而刻錄機寫入光盤的逆過程即光盤的讀取過程則可以視為光盤檔案數字化處理的基本原理。光盤刻錄機分為CD-R和CD-RW。在數字化的過程中，讀寫速度，緩存容量，盤片兼容性，Firmware更新，放置、接口和進盤方式等方面參數可能會影響光盤檔案的讀取效果。

1.2 外部管理系統檔案數字化處理的基本原理

隨著信息技術的完善和辦公自動化的普及，電子文檔已然成為當今時代檔案的主要構成部分，檔案數字化增量電子化目標的實現也得以可期。外部管理系統中數字簽名技術等手段的采用，保證了電子文檔管理元數據元素名和元素值表達的主要命脈控制作用，從而決定了實際對象電子文檔憑證價值關鍵的真實性、可靠性、完整性和可用性。關于數字簽名的法律效力，早在2005年頒布的《電子簽名法》第七條就有明確的規定：“數據電文不得僅因為其是以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據使用[1]。”時至今日，該法仍然是認可電子文檔法律效力、實現電子文檔管理法制化最基本的依據和最重要的法律保障。

2 非紙質檔案數字化處理的基本步驟

2.1 數字化非紙質檔案

光盤檔案經過發起申請、領導審批、申請確認、信息擺入等環節，由信息擺渡人員通過文件導入監管系統內網傳遞給申請人。申請人負責啟動涉密文件導入申請，填寫申請單中內容、密級等信息，并根據領導審批意見確認流程。領導根據涉密文件導入申請單中申請人所填任務信息確認是否同意擺入申請。信息擺渡人員接收到申請人發起、領導審批通過的涉密文件導入申請，通過擺入光盤殺毒、中間光盤刻錄、光盤內容拷貝等步驟將擺入信息上傳到內網文件導入監管系統中由申請人自行下載。外部管理系統檔案則直接由檔案管理人員通過目錄樹資源管理器或產品條件輸入查詢執行定位、檢索和下載操作在系統中受控的文檔來實現。

2.2 規范化非紙質檔案

所有電子文檔均以“檔號+空格+題名”的方式命名，如果某文檔帶有附件，則需在文檔題名后標注正文或附件并新建文件夾，將正文和附件一起置于文件夾中，文件夾的命名規則同文檔。檔案管理人員在各自本地電腦新建臨時的專門文件夾，用來存儲數字化非紙質檔案的信息，具體方式如下：在文件夾下，分設卷內目錄和歸檔文件電子版兩個子文件夾，其中，卷內目錄中，存儲各案卷的卷內目錄；歸檔文件電子版中，分案卷存儲經數字化處理后的非紙質檔案原文。最終的卷內目錄和歸檔文件電子版由型號檔案主管人員統一進行匯總及硬磁盤離線備份。

2.3 導入檔案管理系統

首先將卷內目錄導入到檔案管理系統中。檔案管理系統的文件導入操作功能可以幫助用戶尤其是不聯外網的用戶方便地導入計算機中的外部文件，從而在相同的軟件平臺上進行數據的自由交流。然后再將規范化后的相應歸檔文件電子版原文添加到檔案管理系統中。可以在檔案管理系統中通過打開記錄右側的原文操作按鈕來完成，也可以在打開記錄的原文顯示框中直接點擊鼠標右鍵來實現。一條記錄可以選擇添加多個原文，上傳原文的大小和格式沒有限制，當上傳尺寸較大的原文時系統支持斷點續傳功能。

3 常用的非紙質檔案數字化格式

3.1 報告文件

目前的報告格式有三種，分別是doc、ppt和pdf。doc是計算機常見文檔擴展名的一種，2007版之后為docX。Microsoft Office PowerPoint創建展示的演示文稿，其格式后綴名為ppt、pptX，演示文稿也可以保存為pdf、圖片格式，2010及以上版本PowerPoint中可保存為視頻格式。航天產品技術文件主要包括研試文件和設計文件兩類。便攜式文件格式pdf為大家所熟知，已有廣泛的應用。除了doc、pdf，dwg、prt和asm也是常見的文件格式。dwg是AutoCAD發明的一種保存二維通用圖紙的默認工作文件[2]。prt在某些命令中打頭，表示打印到屏幕上的意思，Pro/engineer生成的三維圖形文檔默認格式“*.prt”，是一種強大的參數化文檔，主要用于運動仿真、產品建模等；UG軟件同Pro/engineer一樣默認保存格式同樣也是“*.prt”，廣泛用于家電、電子、玩具、航天、機械及制造行業等領域。asm是匯編語言源程序的擴展名，經過匯編產生的目標程序并不是可執行的程序，需要編譯和連接后才能在計算機上執行，對匯編語言源程序進行匯編時，匯編程序對asm文件進行掃描，若源程序中有錯，則在結束匯編后，指出源程序中的錯誤，這時，可通過屏幕上提供的信息回到編輯狀態修改源程序，再經過匯編，這樣直到得到無錯誤的目標程序為止。endprint

3.2 照片錄像

目前照片的主要格式是jpg，jpg的全名是JPEG，JPEG是與平臺無關的格式，圖片以24位顏色存儲單個位圖，支持最高級別的壓縮，不過，這種壓縮是有損耗的，同時漸近式JPEG圖片支持交錯。目前錄像的主要格式是mp4，mp4是一種保存數碼音訊和視訊，利用MPEG-4的多媒體格式。

3.3 可執行程序

可執行程序的擴展后綴名為.com或.eXe。DOS規定，若有重名的com和eXe，則運行時優先執行com文件，即如果只有A.eXe，就可以直接輸入A，而不用輸入全名；但如果同時有A.com和A.eXe，輸入A優先執行A.com，若要運行A.eXe則須輸入A.eXe而不能只輸入A。在WINDOWS系統中執行文件的標識一般都是.eXe。用戶在提示行輸入不帶.eXe擴展名的文件名后按Enter鍵或雙擊帶.eXe擴展名的文件就能運行可執行程序。

3.4 試驗結果數據

除了doc，avi、bmp、dat、png、tXt和Xls也是常見的試驗結果數據格式。avi是將語音和影像同步組合在一起的音頻、視頻交錯文件格式。bmp是WINDOWS操作系統中的規范圖像文件格式，使用非常廣泛。dat是一種數據文本文件的擴展名，可用記事本格式打開。png是一種試圖替代gif的位圖文件存儲格式，用來存儲灰度圖像時，其深度可多到16位；存儲彩色圖像時，其深度可多到48位，并且還可存儲多到16位的α通道數據，它使用從LZ77派生的無損數據壓縮算法，由于壓縮比高，生成的文件容量較小，一般應用于S60、JAVA或網頁程序中。tXt是微軟在操作系統中附帶最常見的一種文本格式，早在DOS時代應用就很多，主要存儲文本文字信息，如今的操作系統大多使用記事本等程序保存，記事本、瀏覽器等多數軟件都可以查看。Xls就是Microsoft EXcel工作表，是一種非常常用的電子表格格式，使用Microsoft EXcel可以將Xls格式的表格轉換為網頁、Xml數據、Xml表格、使用逗號分隔的文本文件（*.csv）、使用制表符分隔的文本文件（*.tXt）等多種格式。

外部管理系統與檔案管理系統之間的集成是航天檔案進行綜合、統一管理的必然趨勢，也為型號檔案數字化的全面實現提供了可能性。由于自身的特殊性，非紙質檔案數字化處理的基本步驟對質量和保密安全控制有更高的要求。非紙質檔案的載體形式多樣、保存時間不一，將非紙質載體中記錄的檔案信息進行數字化轉換后，可以向利用者提供更加安全可靠、方便快捷的服務。

參考文獻

[1] 孟昭武.論我國刑事證據定義、種類和形式的新變化[J].法治研究，2012（5）：13-20.

[2] 黃建.移動通信室分設計系統IDOS軟件的設計與實現[D].吉林大學，2014.endprint