事業單位檔案信息化管理的有效途徑

朱飛豐

摘 要：隨著社會發展腳步的加快，社會上很多行業也已經逐漸進入了信息化的時代，在事業單位中進行的檔案管理任務也受到了信息化技術的影響，在工作水平及質量方面有了顯著地進步，并為檔案信息管理提供了可靠的保障。正因為傳統的檔案管理方式面臨著越來越嚴峻的挑戰，所以事業單位中的檔案管理工作在未來也將會轉變成信息化的管理模式，將會促進事業單位檔案的管理更加快速、科學、規范。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化管理；有效途徑

檔案管理工作中包含有極其多的重要資料，正以為如此，很多的事業單位對其是十分重視的。隨著信息化時代的到來，事業單位中的檔案工作也將從從前傳統的管理方式逐漸進化為信息化模式。與此同時，這種管理模式的改變也將給檔案管理的工作、檔案管理人員帶來機遇與挑戰。面對這種不可避免的挑戰，我們必須要以積極的心態去對待它，讓檔案管理工作更加完善，從而轉變成為真正的信息化檔案管理。

1 事業單位中檔案信息化管理存在的優勢

一個事業單位如果不能快速的和時代接軌，那便是落后于社會發展的。社會是由多個整體及個體組成的，事業單位就是其中的一個整體。事業單位如果想要打破這種限制，就要有合理有效的利用新興的信息化設備，并在原有基礎上有所改良創新。簡單來講，管理信息化其實就是把信息存放在一個不占實際空間中的虛擬空間。在事業單位中有很多存在規律性的規章制度，檔案管理信息化其實也是這些規律性的生產物。事業單位中的檔案管理只有向著信息化的大方向前進，才能在未來有更好更廣闊的發展前景。當然，對信息化的檔案管理方法要進行一次次的改革才能使其得到完善。在當代，電子產品時時刻刻充斥在人類的生活當中，可是關鍵問題在于我們應該怎么樣的去有效而又合理的去利用它。所以，在現有的社會背景要求下，事業單位必須要勇敢創新、發現、利用，讓現代化設備充分的展示出它的價值所在。就目前來看，大部分的事業單位都已經開始了檔案信息化管理新模式，這樣的一個工作進步不管從個人還是到集體都是一個大的進步。通過對檔案信息化的管理建設，可以成為使經濟發展的動力馬達，并且還能夠確保事業單位檔案管理工作更加高效、快捷的開展。

2 事業單位中如何實現信息化檔案管理

2.1 為檔案信息建設專門的網站

在事業單位中建立起專門的檔案網站，在網絡中建設信息網點，其實這也是一種檔案信息以網頁為承載進行信息提供及服務的。檔案管理實行信息化的管理最主要的目的是為了實現網上在線查詢，實現及時歸檔，將原本的檔案管理方式改變，并更完善的實現信息化管理模式。

事業單位在建設信息化檔案時，第一步應該把檔案管理的相關體系添加到事業單位的整體管理機制中，從而真正實現管理系統化。第二步，將事業單位中不同部門的相關信息進行整合，形成資源共享等，這表現出了綜合管理體系的最大效益。檔案管理怎么樣才能實現網絡化，那么檔案管理體系中的開發以及更新功能就要不斷進行完善。網絡管理的不斷完善，增強網絡索引功能，把計算機特有的優勢發揮出最大功能，給使用者一個高質量的網絡服務。網絡設備嚴格標準化，產品選擇時按照國內外標準，讓產品能得到最及時有效的更新，防止重新開發。

2.2 事業單位中的信息化檔案管理要不斷強化

事業單位在進行信息化檔案管理的強化作業時，要以提高管理者的綜合素質為首要任務。傳統的檔案管理工作者向來以默默無聞、無私奉獻而為人稱贊，但封閉意識較強時他們的普遍弱點。要改變這種局面，就要不斷的更新觀念、勇于進取，努力學習鄧小平建設有中國特色的社會主義理論，關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案工作與社會或等結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。在信息化的時代，要強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識。盡管技術的進步對信息環境的構成有著重要的作用，但是人依舊是決定性因素，所以就要求管理者要主動提高自身的工作意識，提高文字能力、綜合分析能力、積極主動學習計算機技術，熟練掌握操作方式，培養出一支專業化干部隊伍。事業單位要經常開展管理者培訓活動、評估工作活動，對工作上有重大進步的人員給予獎勵支持，以優勝劣汰的方式鼓勵員工的工作積極性，讓檔案管理者的工作意識增強。只有高素質的管理人員才能把信息化的檔案管理真正落實到實處，將信息化的管理方式深入探索研究，使信息化的管理體系進一步得到完善。

2.3 擴充事業單位中的相關檔案信息資源，并且加快建設技術設備

為了使檔案的信息化資源得到進一步的豐富，檔案信息化的管理就顯得至關重要。檔案信息化管理模式中，從業者可以多多利用網絡所特有的優勢，比如說利用搜索引擎進行檔案資源信息的整理及收集，對檔案信息進行不斷的實時更新以及完善，使得資源充分發揮出共享性和及時性的作用。事業單位中的建設管理信息化設備的腳步要加快，在信息化的管理模式中，計算式是最最基本的條件，所增添的工作設備必須是質量良好，能有長久的使用壽命年限，避免檔案信息出現丟失以及損壞等的不必要的麻煩出現，從而產生不良的影響。在信息化設備的購買及設備維護方面，事業單位在資金投入上要加大其投資力度，采購信息化設備是要以大儲存量的設備為首要考慮條件因素。為了更好的保護計算機不受到影響，防毒殺毒軟件一定要是專業放心的，硬盤的性能必須要強大，以保證信息檔案資源不受到影響，讓信息化的檔案管理工作得到進一步的更好完善。

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法的同時，也給檔案管理帶來了安全隱患。目前、一些單位在進行檔案信息化建設時，安全意識往往不夠，造成了檔案信息的丟失和泄密，帶來了巨大的損失。所以，在管理中，一定要對檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密。另外，電子檔案對保存環境和保存方式手段的要求高，工作人員要注意檔案室的防潮、防高溫、防輻射、防病毒等工作。

2.4 單位信息化檔案管理中建設及搜索引擎

在進行信息化的檔案管理時管理者、使用者可以多使用搜索引擎，方便查閱檔案資源。計算機里邊本身就自帶搜索引擎，人們輸入里相關的關鍵字、關鍵詞之后就可以搜索島人們所需要的資料，這不僅僅節省了時間，更是能更加出色的完成工作任務。事業單位中在進行信息化的檔案管理工作時，還可以把計算機中自帶的搜索功能合理的利用到其中，將內部的信息資源建立起搜索引擎，方便從業者進行管理工作，也方便了領導了解相關信息內容，讓信息化的檔案管理得到了進一步的實現，讓信息化管理特有的作用發揮出最大的力量，讓檔案管理工作在效率及質量上都有了大幅度的提高與保障。

3 結語

計算機的電子應用技術一直在不斷地發展當中，并且是日趨成熟，而事業單位里建立起信息化的檔案管理也是未來的共同發展方向。所以，信息化的檔案管理要不斷的時時完善，讓檔案管理的工作逐漸走向合理化、便捷化以及規范化，建立起良好的檔案管理體系，讓事業單位中的檔案信息資源能夠最有效的利用及保護。

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