人事檔案的重要作用及保管工作分析

摘 要：檔案管理工作更利于現代企業制度的建立，因人事制度逐步改革推進，人們也逐步地開始重視人事檔案管理工作。從實質來講，強化人事檔案管理可有效地保障人事管理工作的質量以及工作效率。基于此，本文探討了人事檔案的重要作用以及其保管工作。

關鍵詞：人事檔案；重要作用；保管工作

在企業的管理工作當中不可或缺的一部分即檔案管理工作，其可視為衡量企業管理水平以及工作效率的一大標準，科學的檔案管理可給領導決策提供可靠參考依據，助于其及時地對經營策略進行調整，更重要的是能夠為企業拓展合作渠道打下基礎。

1 概述人事檔案

在人事管理活動當中所形成的相關人事資料即人事檔案，人事檔案不僅對個人的工作表現和經歷進行了記錄，還反映了個人的德才能績。人事檔案可通過表格和文字或者其他形式來保存。

2 人事檔案的重要作用

2.1 參考作用

人類走向文明的產物之一即人事檔案，檔案這一參考材料非常可靠，可客觀地反映出歷史，是一種事實憑據。同時，檔案有著非常豐富的內容，除了對人類社會的實踐活動濃度進行了記錄以及反映，也對實踐活動廣度進行了反映。從某種角度來講，強化人事檔案管理更利于制定出合理的計劃，有效地對內部的人力資源狀況進行分析，一旦決策者需要做出人事決定，就可調取相應的人事檔案，可以說起到了非常大的參考作用。

2.2 憑證作用

人事檔案記錄了人員過去的歷史以及工作，是一手的參考材料，國內企業在對技術人才以及管理人才進行招聘時，對利用人事檔案的工作非常重視。通過對個人人事檔案進行出示，可讓聘用企業了解到更多聘員的資料，檔案不僅客觀，還有一定法律性，一些檔案留存了當事人的印信和親筆手稿等歷史資料；還有一些檔案留存了當事人的錄音和照片。另外，還有些檔案保留了契約合同，在糾紛處理的過程中，這一些檔案資料發揮著非常大的憑證作用，更易讓人信服，為企業考察提供依據，所以企業需重視人事檔案的保管工作。

2.3 推動企業的發展

這幾年，國內的檔案部門不斷創新改革，慢慢地將工作核心轉移到利用檔案以及服務當面，提倡以人為本，首先需給人提供服務，才可將管理工作做好。許多專業技術人才頻繁流動，更利于企業開發人才，提升自身的核心競爭力。檔案是重要的展開單位文化建設的素材，尤其在企業文化建立方面發揮著較大的作用。當相應的檔案法頒布且得以實施之后，全面的強化了宏觀的檔案事業管理，而通過應用現代化技術，實行依法管理，可促進全面的企業發展[1]。

3 人事檔案的保管工作

3.1 強化認識

作為領導，要對檔案管理工作的重要意義形成充分認識，并且要對人員的工作職責進行明確，提升管理者的綜合能力素質，讓其形成一定的管理意識。同時在議事日程中納入檔案管理工作這一內容，規范化地進行管理，成立相關的領導小組，在這一時間對檔案工作存在問題進行分析，并制定檔案的督導機制，督查整改，追究相應人員的責任。在展開管理檔案工作的過程當中，為了避免辦理檔案后丟失檔案材料的情況發生，應明確要求工作人員及時歸檔材料，將鑒定編目和整理收集以及檢索統計等工作做好[2]。

3.2 確保檔案的安全

要確保檔案管理工作的安全性以及保密性，保證檔案的科學利用、科學開發。為了防止檔案泄密或者丟失，要制定相應管理機制，并落實到每一環節。同時，要全面地對電子監控和滅火器以及防盜報警器進行配置，安排專業人員實行管理。在這一過程中，作為管理人員應在第一時間處理好問題，確保檔案發揮出最大化的利用價值。另外，為了嚴格控制每一環節的檔案工作，需實施監督機制，嚴格地進行審批，做好相關的記錄，保證檔案的安全性。還有，針對檔案的借閱，應按照流程辦好借助手續，并明確歸還的日期[3]。

3.3 強化基礎性的工作

人事檔案管理這一工作有較強的技術性以及較強的政策性，不僅冗雜而且繁瑣，需將較多的財力和物力以及人力投入到其中。從實質來講，檔案管理工作可對檔案壽命產生直接影響。所以平時需重視收集檔案的工作，并盡早歸檔檔案，統一進行管理。同時要確保完整以及真實的檔案內容、種類。另外要按照相關保管標準，對檔案室保管條件進行完善，處理雜亂的檔案室問題，確保規范統一的檔案室管理工作。

4 結束語

人事檔案管理這項工作不僅有一定的專業性，還有較強的系統性。而在開展相關工作的過程中，各個部門應協調配合，不斷實踐和創新，強化基礎性工作，采取有效措施保障檔案的安全性，實現現代化的人事檔案管理，只有這樣才能夠最大化的發揮出檔案的多方面作用，為領導者的決策提供可靠的參考依據。

參考文獻

[1]張衛，李薇，劉麗娜等.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].中國急救醫學，2015，35（z2）：401-402.

[2]劉冬梅.高校人事檔案管理工作：意義、研究現狀與創新[J].吉首大學學報（社會科學版），2011，32（3）：141-143.

[3]安瑩瑩.地方高校人事檔案“以件代卷”可行性淺析[J].價值工程，2016，35（31）：56-57.

作者簡介

王志芳（1973-），女，漢，青海平安，學士，研究方向：檔案信息化。endprint