試論如何強(qiáng)化人才交流中心文書(shū)檔案管理

武文娟

摘 要：檔案管理作為人才交流中心管理工作的重要組成部分之一，而文書(shū)檔案則是檔案管理的主要形式之一，文書(shū)檔案管理質(zhì)量與檔案的保存以及使用效率有著直接關(guān)系。本文對(duì)人才交流中心文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上提出了幾點(diǎn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范策略，以期為文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展提供參考。

關(guān)鍵詞：人才交流中心；文書(shū)檔案；管理

一個(gè)單位的檔案管理管理工作的水平從其文書(shū)檔案管理的即可得到體現(xiàn)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文書(shū)檔案工作在現(xiàn)代單位中的作用越來(lái)越大。但是現(xiàn)階段不少單位的文書(shū)檔案管理工作存在著一些問(wèn)題，因此要切實(shí)提高文書(shū)檔案的利用率，建立完善的文書(shū)檔案管理工作機(jī)制是十分必要的。現(xiàn)階段，人才交流中心最主要的任務(wù)是要進(jìn)一步明確發(fā)展目標(biāo)，切實(shí)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理，切實(shí)提升檔案管理效率，為人才交流中心活動(dòng)的開(kāi)展創(chuàng)造條件。

1 抓好文書(shū)檔案管理工作的重要性分析

文書(shū)檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、政策性、機(jī)密性，因此應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案工作的重要性予以充分的認(rèn)識(shí)。尤其是新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，管好、用好文書(shū)檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起到了重要作用。一方面文書(shū)檔案具有憑證作用。文書(shū)檔案是真實(shí)的歷史記錄，具有一定的法律效用，這也是與其他文獻(xiàn)的差異所在。文書(shū)檔案之所以能夠具有憑證作用，是由其自身的特點(diǎn)以及形成特點(diǎn)所決定的，文書(shū)檔案屬于自然形成的，決定了文書(shū)檔案記錄的歷史情況的客觀性。可見(jiàn)文書(shū)檔案是讓人信任的歷史證據(jù)。同時(shí)，從文書(shū)檔案的物質(zhì)體態(tài)而言，一些親筆手稿、印信等保留了當(dāng)事人的歷史真跡，還有一些文件保留了當(dāng)事人的形象、聲音等，以上這些都反映了文書(shū)檔案的真實(shí)性。另一方面文書(shū)檔案具有一定的參考價(jià)值。文書(shū)檔案記錄著歷史，其不僅具有憑證作用，還具有較為廣泛的參考作用[1]。文書(shū)檔案不僅將人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行了反映，從其中也體現(xiàn)了人類(lèi)實(shí)踐活動(dòng)的廣度，是人類(lèi)認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正、反兩方面的經(jīng)驗(yàn)。

2 人才交流中心文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)存在不足

當(dāng)前，就我國(guó)人才交流中心文書(shū)檔案管理的工作而言，部分將文書(shū)檔案管理片面認(rèn)為是收集整理單位日常工作產(chǎn)生的材料，未對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行有效管理。從而導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作得不得到應(yīng)有的重視，絕大部分人才交流中心文書(shū)檔案管理僅僅只是一種形式，并未發(fā)揮出文書(shū)檔案的作用。

（二）文書(shū)檔案管理工作人員整體素質(zhì)偏低

現(xiàn)階段，人才交流中心固然有了穩(wěn)定、發(fā)展的檔案管理工作人員，但是文書(shū)檔案管理工作人員整體的文化程度、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與新時(shí)期檔案工作的需要不相匹配，嚴(yán)重缺乏熟悉檔案內(nèi)容、能夠深入研究與開(kāi)發(fā)檔案信息的專(zhuān)業(yè)人才。

（三）文書(shū)檔案管理的保密程度不夠

我國(guó)人才交流中心的文書(shū)檔案存在以紙質(zhì)、電子形式共同存在，從而給文書(shū)檔案管理的保密工作的開(kāi)展帶來(lái)了難度。保密檔案是人才交流中心乃至國(guó)家的核心秘密，對(duì)國(guó)家、單位、個(gè)人都十分關(guān)鍵，一旦發(fā)生泄漏對(duì)個(gè)人、單位、國(guó)家都有可能造成巨大的損失。人才交流中心對(duì)文書(shū)檔案保密程度偏低，導(dǎo)致單位內(nèi)部信息的外流，給單位造成了重大損失。因此，人才交流中心應(yīng)加大對(duì)文書(shū)檔案安全性的重視。

3 強(qiáng)化人才交流中心文書(shū)檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視

抓好人才交流中心文書(shū)檔案管理工作的前提是單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)文書(shū)檔案的重視，檔案管理工作人員應(yīng)以積極主動(dòng)的態(tài)度做好文書(shū)檔案的匯報(bào)、宣傳工作，借助豐富多樣的宣傳活動(dòng)向單位領(lǐng)導(dǎo)、職工傳達(dá)相關(guān)的法律法規(guī)，提升單位領(lǐng)導(dǎo)、職工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)、職工的理解、支持與重視，努力將文書(shū)檔案管理納入到單位年度工作規(guī)劃與重點(diǎn)之中。同時(shí)加大文書(shū)檔案管理設(shè)備的投入，不斷提升文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化水平，確保文書(shū)檔案管理工作日趨標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變被動(dòng)的提供檔案資料為主動(dòng)參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要之中，充分體現(xiàn)文書(shū)檔案的主觀能動(dòng)性[2]。此外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)文書(shū)檔案管理的要求也越來(lái)越高，對(duì)此要求文書(shū)檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、汲取新知識(shí)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)與管理理念，努力使自己成為一個(gè)管理型、技術(shù)性、復(fù)合型的綜合素質(zhì)人才，為人才交流中心工作的開(kāi)展提供更加便捷、高效的服務(wù)。

（二）增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)，是促進(jìn)檔案管理信息化、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵所在。加強(qiáng)干部文書(shū)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，選擇做責(zé)任心強(qiáng)、政治可靠、作風(fēng)正派的共產(chǎn)黨員從事文書(shū)檔案管理，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)其的教育引導(dǎo)，關(guān)心其工作、生活，并充分發(fā)揮其積極性、創(chuàng)造性。招錄新員工時(shí)應(yīng)選聘具有檔案管理專(zhuān)業(yè)技能的人才，不斷充實(shí)文書(shū)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)在職員工的繼續(xù)教育，這是當(dāng)前、今后很長(zhǎng)一段時(shí)間刻不容緩的工作任務(wù)。現(xiàn)階段，社會(huì)、經(jīng)濟(jì)生活快速發(fā)展，各種新興行業(yè)、領(lǐng)域不斷形成，因此也對(duì)文書(shū)檔案的管理、服務(wù)等提出了新的要求[3]。對(duì)此，文書(shū)檔案工作人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，了解檔案管理領(lǐng)域的現(xiàn)狀、發(fā)展動(dòng)態(tài)，不斷提升自身的素質(zhì)，運(yùn)動(dòng)檔案的新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)與改進(jìn)文書(shū)檔案管理工作，促進(jìn)文書(shū)檔案管理從單一型向多樣復(fù)合型進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加快人才交流中心文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

（三）增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的保密性

當(dāng)前階段，我國(guó)人才交流中心檔案以紙質(zhì)、電子兩種形式存在，對(duì)此，應(yīng)根據(jù)文書(shū)檔案的存在形式進(jìn)行區(qū)分管理。首先應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容區(qū)分出保密檔案、非保密檔案，對(duì)于保密的檔案予以重視，加強(qiáng)對(duì)保密文書(shū)檔案的日常管理，嚴(yán)格按照相關(guān)隊(duì)長(zhǎng)制度處理保密文書(shū)檔案。對(duì)于紙質(zhì)文書(shū)檔案，應(yīng)加大對(duì)其原始性的重視，紙質(zhì)文書(shū)檔案不如同電子文書(shū)檔案那樣容易判別，文件一旦形成原始的內(nèi)容、形式就難以發(fā)生不被察覺(jué)的變化。因此，對(duì)待紙質(zhì)文書(shū)檔案應(yīng)加大其原始性的重視[4]。電子文書(shū)檔案的內(nèi)容不是一成不變的，其格式容易發(fā)生轉(zhuǎn)變，內(nèi)容更容易被修改、復(fù)制，如果沒(méi)有與此相關(guān)技術(shù)的檢測(cè)，難以發(fā)現(xiàn)電子文書(shū)檔案有無(wú)發(fā)生變化，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文書(shū)檔案加密處理。電子文書(shū)保密檔案的保存與利用，應(yīng)采用加密處理技術(shù)，不定期修改密鑰，加強(qiáng)對(duì)其的跟蹤、監(jiān)控等[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

人才交流中心文書(shū)檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)門(mén)的學(xué)科，是衡量其檔案管理水平的重要指標(biāo)，其管理水平的高低對(duì)檔案資料的質(zhì)量、完整性有著直接的影響。文書(shū)檔案管理所涉及的知識(shí)領(lǐng)域廣，涉及的部門(mén)、范圍也十分廣泛，因此要求人才交流中心各部門(mén)應(yīng)密切配合、協(xié)同合作，共同促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。此外，人才交流中心還應(yīng)加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作中面臨問(wèn)題的重視，不斷創(chuàng)新文書(shū)管理思路、管理技術(shù)，以此確保人才交流中心文書(shū)檔案管理工作充分發(fā)揮出自身的作用，提高文書(shū)檔案的利用率。

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