機關(guān)單位檔案管理工作的及時性研究

趙喆

摘 要：當(dāng)代檔案管理工作是專業(yè)性較強的系統(tǒng)工程，我們必須要求檔案管理人員能夠按照需要掌握系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識。除此之外，必須具有較強的工作素質(zhì)、工作技能和職業(yè)操守，從而使檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果，本文主要針對機關(guān)單位檔案管理工作的及時性進行研究，旨在提高機關(guān)單位檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位；人事檔案；及時性管理

1 引言

隨著計算機的不斷成熟化和普及化，目前各種計算機軟件的應(yīng)用十分重要，對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求，然而現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理人員常常以兼職居多，而這種現(xiàn)狀并不能使得工作人員對檔案管理知識進行有效的學(xué)習(xí)，對計算機技能的掌握也不能達(dá)到預(yù)期的要求。傳統(tǒng)的檔案文本操作的做法并不能滿足目前檔案管理的實際工作需要，如果我們不能夠進一步對檔案管理工作人員繼續(xù)培訓(xùn)，那么在未來的檔案管理工作中必然受到一定程度的阻礙，因此，機關(guān)事業(yè)單位等工作必須要朝著自動化和信息化發(fā)展。建立科學(xué)合理的檔案管理體制，是提高檔案管理工作效率的重要措施，在事業(yè)單位檔案管理過程中，應(yīng)該要不斷健全、完善檔案管理制度，使得檔案管理人員具有現(xiàn)代化管理意識，對檔案管理過程中的各種問題進行解決。

2 檔案利用的主要原則

1.檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案的信息不能夠外流，不隨意提供檔案或擴大檔案的使用范圍，這是檔案利用的第一個原則，

2.本機關(guān)工作人員在借用檔案的過程中，必須要按照相關(guān)的流程來進行辦理相關(guān)借閱手續(xù)，并不應(yīng)該只是認(rèn)為機關(guān)內(nèi)部工作人員利用檔案就應(yīng)該省去原本的流程，必須要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，才可以查閱相關(guān)的檔案信息，檔案并不能外借，或者特殊情況下必須經(jīng)辦公室的主管領(lǐng)導(dǎo)進行批準(zhǔn)。

3.在借閱的檔案資料必須在一定的程度上做到妥善保管，注重保密，而不應(yīng)該進行轉(zhuǎn)介。各種各類人員在查閱和利用檔案的過程中，我們必須要嚴(yán)禁在案卷上進行涂抹，更不得隨意將檔案私自復(fù)印、拍照等。如有違規(guī)按檔案法或保密法等規(guī)定來進行處理。

4.檔案進行借閱后，一定要按照相關(guān)的時間進行歸還，借閱時間不得超過15天，如果進一步借閱時，必須要辦理相關(guān)的繼續(xù)借閱的手續(xù)。

3 加強機關(guān)單位檔案管理工作，處理好機構(gòu)編制檔案資料的途徑

第一，機關(guān)單位檔案管理工作人員思想認(rèn)識要改變。目前在機構(gòu)編制檔案管理工作中，常常反映社會經(jīng)濟發(fā)展的實際需要，因此，各類機關(guān)人員必須要按照實際的工作，對工作人員的切身利益來進行考核，從而為制定機關(guān)和事業(yè)單位機構(gòu)改革的方案提供自身的參考，因此機構(gòu)編制部門必須要加強機構(gòu)編制檔案管理工作列入重要的議程，不斷的加大管理力度，找出檔案管理工作中存在的問題，以負(fù)責(zé)的態(tài)度來加強機構(gòu)編制檔案管理工作，不能絲毫懈怠。

第二，檔案分類必須要規(guī)范。機構(gòu)編制檔案具有延續(xù)作用，工作人員必須對機構(gòu)編制檔案來進行分檔，從而按照相關(guān)的規(guī)范程度，對法律法規(guī)類以及改革文件類或者是省市機構(gòu)編制下發(fā)的通知，批復(fù)意見等詳細(xì)的進行分類，從而完成建黨分立規(guī)范的目標(biāo)。

第三，檔案日常管理工作必須要精細(xì)。目前在檔案機構(gòu)管理工作過程中，我們必須要落實日常工作機構(gòu)檔案管理工作，必須要突出日常工作中的使用管理，在制度上經(jīng)常有成效，只有在這樣的前提條件下，日常管理工作才能使得檔案管理較為及時，不能夠出現(xiàn)檔案信息延誤等狀況。除此之外，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，對計算機等購置檔案設(shè)備的設(shè)備進行完善，安裝防盜網(wǎng)或攝像頭，從而為檔案管理創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境，把握其中關(guān)鍵的原則，注重實效，充分利用檔案的有效性，保證檔案完整。

第四，檔案管理必須要嚴(yán)肅。首先，在檔案管理工作過程中，我們必須嚴(yán)肅工作紀(jì)律，努力做到有法可依，執(zhí)法必嚴(yán)和違法必究等原則，加大對檔案管理工作的經(jīng)費投入，但是一定要充分落實經(jīng)費的有效性，讓員工通過各自需求，在平臺上來尋找相關(guān)的檔案信息，而檔案工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)在不斷的梳理之后，也要提出檔案管理工作的建議。檔案管理部門必須對各事業(yè)單位事項的變化情況及時的了解，掌握其變化動態(tài)，事業(yè)單位在發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，規(guī)范檔案管理。 第五，加快庫存檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而努力實現(xiàn)機關(guān)單位檔案管理信息共享。在檔案管理過程中，我們必須使信息能夠有效的利用，而檔案管理的信息處理快速對于節(jié)約空間和時間來講是十分有效的，有利于保護檔案原件等優(yōu)勢的不斷落實。事業(yè)單位檔案管理不斷的朝自動化或科學(xué)化的方式進行轉(zhuǎn)變。

第六，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化。檔案信息資源數(shù)字化是目前檔案信息化建設(shè)的主要前提和基礎(chǔ)，也是我們進行檔案嚴(yán)謹(jǐn)保護的主要方式，我們必須構(gòu)建數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，考慮其中的重要功能，檔案數(shù)字化常常通過利用先進的信息技術(shù)手段，機關(guān)事業(yè)單位管理過程中的各種傳統(tǒng)物質(zhì)載體形式，充分形成數(shù)字化信息，從而建立檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，提供服務(wù)，但是在完善電子文件管理的過程中，我們必須要確保檔案信息的安全性以及完整性這是檔案信息化建設(shè)的核心要素。

4 結(jié)論

綜上所述，加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是當(dāng)前的重要任務(wù)，我們必須滿足檔案信息共享和快速查閱檢索等各個需要，而檔案信息管理處理快速或者節(jié)約相關(guān)的儲存空間，對于調(diào)閱檔案便捷等各方面來講具有重要的意義，只有我們不斷提升機關(guān)單位整體的檔案管理水平，才能有效促進機關(guān)單位的辯證科學(xué)發(fā)展。

我們應(yīng)該建立良好的溝通機制。應(yīng)該要加強對各個部門的協(xié)調(diào)與溝通，事業(yè)單位檔案管理部門要獲取各種檔案信息，則必須要與各個部門進行溝通，各個部門要對部門內(nèi)的信息、檔案等進行匯總，并且將其傳遞給檔案管理部門，從而對檔案內(nèi)容進行完善。其次，要加強檔案管理過程的控制。檔案的收集和整理就是為了更好地使用各種檔案，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中不僅要加強對檔案的搜集整理，還應(yīng)該要加強對各種信息的利用，對于信息化管理系統(tǒng)，要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，便于員工對檔案信息進行查詢。在事業(yè)單位不斷改制的過程中應(yīng)該要對事業(yè)單位的各項管理任務(wù)進行重新布局，確定各項管理工作的具體目標(biāo)，從而使得事業(yè)單位的管理更加規(guī)范，有條不紊。在新時期，事業(yè)單位管理者應(yīng)該要根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況制定一套完整的管理目標(biāo)，對檔案管理工作加以重視，對于檔案管理工作而言，要進行系統(tǒng)性規(guī)劃，單位的檔案管理部門要結(jié)合單位的發(fā)展目標(biāo)，對檔案管理目標(biāo)進行制定，首先要制定階段性目標(biāo)，如在一定時期內(nèi)要對事業(yè)單位的所有檔案進行歸類整理、實現(xiàn)檔案信息化管理等，從而使得檔案管理部門可以根據(jù)這些目標(biāo)進行工作調(diào)整，對檔案管理過程中存在的各種問題和障礙進行解決。

參考文獻(xiàn)

[1]人事檔案管理問題及對策[J].俞嵐.辦公室業(yè)務(wù).2011（07）

[2]簡談機關(guān)檔案管理工作的服務(wù)功能[J].王萍.青海師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）.2010（04）

[3]機關(guān)檔案的特點及其管理[J].徐秀華.檔案與建設(shè).1989（02）endprint