電子政務環境下的檔案資源整合與共享探討

王玉

摘 要：計算機與互聯網等信息化技術的普及、應用，對社會的生活、生產都帶來了深刻的影響和變革，改變了我們的生活與生產工作方式，就連政務工作也是如此。在信息化技術的支持下，我們的政務工作已經進入到了電子化時代，這顯著的提高了政務工作的效率和質量。各種檔案資源能夠為政務工作提供參考和依據，是開展政務工作的必要條件，而且不同政務部門對于檔案資源存在交叉性的需求。因此，在電子政務環境下，我們應當借助信息化技術的優勢，實現對政務部門檔案資源的整合與共享，以進一步提高政務工作的效率和質量。本文基于作者自身的實際工作與學習經驗，主要就如何在電子政務環境下，實現檔案資源的整合與共享提出了部分探討性建議，以期能為相關工作的實踐提供參考。

關鍵詞：電子政務；檔案資源；整合與共享

各個政務部門都有其自身的檔案資源，這些檔案資源可以為政務工作的開展提供參考和依據，而且不同政務部門對于檔案資源存在交叉性的需求，考慮到這樣的情況，在當前的電子政務環境下，如何實現不同政務部門檔案資源的整合與共享就顯得至關重要。

1 電子政務環境下檔案資源整合與共享的必要性

當前，我國的政務工作已經進入了電子信息化的時代，政務工作的效率和質量都大大的提高。但我們傳統的政務部門檔案管理工作都是各管各、各顧各的，檔案資源的利用效率較低，會導致很多的重復性工作出現，不僅費時費力，而且不一定能夠取得很好的工作成果。我們知道，政務工作對檔案資源的需求是較大的，很多時候都需要通過檔案資源來提供參考和依據，而且雖然不是同一部門，但是很多部門都可能會對某一份檔案資源具有共同的需求，不過這份檔案資源可能很難被所有部門共同利用，這就會使這些對檔案資源有需求的政務部門重新展開信息收集、整理工作，而且不一定能夠完全獲得所有需要的信息，對政務工作帶來影響，限制了政務工作的效率和質量[1]。而通過實現不同政務部門檔案資源的整合與共享，則可以讓所有的政務部門快速的獲取到其想要的所有檔案資源，不論檔案資源原本來自或屬于哪個政務部門，這就極大的降低了各政務部門的檔案管理工作壓力與成本，而且可以提高檔案資源的利用效率、利用價值，促進各部門政務工作的開展。所以，在當前電子政務環境下，實現檔案資源的整合與共享是相當必要的。

2 電子政務環境下檔案資源整合與共享的實現

在前面的文章當中已經提到，我國目前已經實現了電子化的政務辦公，進入到了電子政務時代，這其實就已經為檔案資源的整合與共享打下了基礎。就目前的技術條件來講，電子政務環境下檔案資源整合與共享的實現可以有兩種主要的途徑，一種是分散式的檔案資源整合與共享，另一種是集中式的檔案資源整合與共享，下面分別進行探討。

（一）分散式的檔案資源整合與共享

分散式的檔案資源整合與共享其實是一種技術手段較低的方式，從邏輯結構和物理結構上來講，各個政務部門之間的檔案管理依然是相互獨立的，只是在有需求的情況下，各個政務部門可以訪問、獲取相互之間的檔案資源，所以這些檔案資源依然是分散存在于各個政務部門的檔案數據庫中的，這首先需要根據所有政務部門的檔案資源管理情況，構建一個整合與共享的目錄，統計所有的檔案資源情況，其中附帶有檔案資源所屬部門的信息，對檔案資源有需求的部門，可以根據這個信息去訪問檔案資源的所屬部門檔案數據庫，最終實現跨部門的檔案資源獲取[2]。

分散式檔案資源整合與共享系統的構建相對簡單，對現有的電子政務系統稍作完善便可實現。其需要解決的主要問題是數據標準的統一，因為從實際的檔案管理工作情況來看，不同政務部門在處理檔案資源的時候，可能采用的是不同數據格式，因此對于外部的其他政務部門而言，可能并不能識別檔案資源，給整合與共享造成難題，在這樣的情況下，我們就需要提前對各個政務部門的檔案資源數據標準進行統一，這樣所有的政務部門在進行檔案資源交換的時候，才不存在任何的阻礙。

（二）集中式的檔案資源整合與共享

與分散式的檔案資源整合與共享相比，集中式的檔案資源整合與共享對技術的要求更高，而且不論從邏輯結構上來講，還是從物理結構上來講，所有的政務部門的檔案資源都被集中在一起，優勢更加的突出和明顯，例如可以提升檔案資源整合的全面性與多樣性、增強檔案利用的專深性與靈活性，所以在實際的工作當中，我們應當著重往這個方向建設、發展。集中式的檔案資源整合與共享的實現，包括兩種方式，一種是基于共享平臺的檔案資源整合共享，另一種是基于電子文件中心的檔案資源整合共享，它們各自具有各自的特點。

基于共享平臺的檔案資源整合共享，需建立跨政務部門的檔案資源整合共享平臺，要在檔案資源集中存儲的基礎上，構建可擴充、可集成、可交換的復合數據庫系統，實現檔案資源實體集中管理與檔案信息資源統一共享，為各政務部門提供決策支持。檔案資源整合共享平臺建設的實現方式主要是以檔案館為中心的“云模式”，即由檔案館或檔案行政管理部門牽頭研發統一的檔案資源管理系統供各政務部門使用，解決技術異構問題，并為各政務部門提供集中統一的存儲，檔案部門可以通過私有云建設標準統一的檔案資源池，再通過公有云建設規范統一的應用平臺。相較于分散式條件下的檔案整合模式，檔案資源整合共享平臺可以在保持現有檔案管理機制的情況下，對不同來源的檔案信息資源進行整合開發，使得反映同一主題的檔案信息資源能夠集成起來，便于提供深層次利用。在檔案資源整合共享平臺的具體運行中，可以通過權限控制賦予不同角色的部門或人員以不同的功能與操作內容[3]。

基于電子文件中心的檔案資源整合共享，即需要以電子文件中心為基礎，并統一面向電子政務系統中的各個業務子系統，與業務系統之間不再是一對一的關系，而是一對多的關系。一方面，由于電子文件中心集中保管檔案資源實體，需要通過一對多的檔案利用服務平臺為各政務部門提供檔案資源共享，這意味著電子文件中心較其他整合共享方式更加具備強化檔案信息服務的驅動力。在這種整合與共享的機制、模式之下，各個政務部門其實都沒有參與其中，電子文件中心與其他所有的政務部門都是獨立的，這就使得電子文件中心的責任變得更大，不過這同時也給電子文件中心帶來了更多的自主服務權力，其可以根據外部的需求，進行自身的服務改進、定制，從而進一步提高檔案服務的質量和有效性[4]。另一方面，電子文件中心具有集成化、綜合化屬性，在標準規范和信息技術應用的基礎上，電子文件中心有利于擴大跨政務部門檔案信息資源利用的內容與范圍。

3 結語

在當前的電子政務環境下，通過實現檔案資源的共享與整合，一方面可以降低各政務部門的檔案管理工作壓力，另一方面還能實現對檔案資源的更高效、更有價值利用，進一步提高政務工作的效率和質量。為此，我們在實際的工作當中，應當加強相關的研究、探討與實踐，不斷深入推進檔案資源共享與整合的建設。

參考文獻

[1]安仙麗.基于網絡背景下的檔案信息資源整合與開發利用[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2017，（06）：115-116.

[2]徐郁萍.淺析大數據時代檔案數據信息資源整合與共享[J].辦公室業務，2017，（08）：79-80.

[3]任延玲.檔案信息資源共享類型、方法、路徑及保障研究[J].蘭臺內外，2017，（01）：29-30.

[4]孫杰，吳曉文.信息化手段下海洋檔案信息資源的整合與共享[J].檔案與建設，2016，（07）：22-24.endprint