辦公室文書檔案收集與歸檔工作分析

摘 要：近年來，越來越多的單位運用OA辦公系統(tǒng)辦公，以實現(xiàn)自身工作效率的不斷提升。對此，如何將OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用到文書檔案管理工作中具有重要意義。可以有效簡化工作流程，提升單位工作效率，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來。同時使用單位方面要切實引起重視，針對OA辦公系統(tǒng)在文書檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀和存在的問題，有針對性的采取解決策略，讓文書檔案應(yīng)有的價值體現(xiàn)出來。

關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng)；辦公室文書檔案；收集；歸檔工作；管理

我國機關(guān)、企事業(yè)單位在眾多的工作中，文書檔案收集與歸檔管理是最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容之一，起著重要的關(guān)鍵作用，是保證單位順利開展工作的前提條件。文書檔案中，清楚的記錄著單位的發(fā)展歷程，是單位未來發(fā)展和決策的主要參考依據(jù)，文書檔案中最為主要的資料包括：單位的各種發(fā)文發(fā)函、會議的具體記錄和相關(guān)資料、事件的請示以及批復(fù)審批情況、重大事項的決議等等。換句話說，通過文書檔案管理，可以全面了解該單位的歷史及發(fā)展脈絡(luò)，會直接影響單位未來的戰(zhàn)略和決策方向，對單位的發(fā)展有非常積極的意義。那么同時，在科技發(fā)達的今天，越來越多的單位使用了OA辦公系統(tǒng)辦公，補寄提高工作效益，為管理人員減輕勞動負擔(dān)。新形勢下檔案管理工作要怎樣去適應(yīng)變革和，這是一個非常具有現(xiàn)實意義的問題。

1 OA辦公系統(tǒng)在文書檔案管理中應(yīng)用的策略

1.1 充分認識到OA辦公系統(tǒng)的重要性

當(dāng)前國家非常重視檔案電子信息化管理工作，制定并實施了很多管理方法。對于文書檔案管理工作而言，也要嚴格執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)定與要求，加快文書檔案管理信息化建設(shè)。在單位引入OA辦公系統(tǒng)以后，做好宣傳工作，讓各部門工作人員盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認識到其重要性，能夠主動規(guī)范工作行為。通過正確使用OA辦公系統(tǒng)，做好電子檔案的歸檔工作，將OA辦公系統(tǒng)在文書檔案管理中的作用真正體現(xiàn)出來，促進管理工作效率不斷提升。

1.2 增加資金投入，支持網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)

要想提升信息化水平，必須要有完整的軟硬件配套設(shè)施。在開展文書檔案管理工作的時候，為將OA辦公系統(tǒng)安全、高效等作用發(fā)揮出來，需要不斷增加資金投入力度，盡快建立起完整的網(wǎng)絡(luò)平臺。要將OA辦公系統(tǒng)的共享作用發(fā)揮出來，通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，保證網(wǎng)絡(luò)平臺的可靠性與穩(wěn)定性，這樣在信息提交、信息存儲、檢索系統(tǒng)及資源共享上，將OA辦公系統(tǒng)高效的作用發(fā)揮出來，讓檔案管理部門與其他部門加強溝通與協(xié)作。

1.3 進一步健全電子檔案歸檔制度

事業(yè)單位要高度重視電子檔案歸檔工作，妥善解決實際工作中存在的問題，結(jié)合文書檔案管理工作實際情況，建立起科學(xué)合理、行之有效的電子歸檔制度。制度要將電子歸檔的存儲設(shè)備、操作流程、歸檔管理負責(zé)人等包含在內(nèi)，確保在發(fā)生問題與錯誤以后，能夠?qū)⑾嚓P(guān)責(zé)任人確定下來。要從細節(jié)之處入手，將電子歸檔制度落到實處，這樣才能有效讓文書檔案更加安全、完整和真實，為各項單位活動的開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作的改進措施

2.1 強化單位管理人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力

要想保證OA辦公系統(tǒng)的執(zhí)行，系統(tǒng)的維護、開發(fā)及利用，各部門檔案的收集、歸檔和管理，都需要人員進行運作。首先，對于系統(tǒng)進行維護與開發(fā)利用是必須的，需要專業(yè)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員。要為其提供相關(guān)理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)機會，確保其在維護、更新、開發(fā)和利用的時候能根據(jù)單位實際情況有針對性地進行工作，不斷提升系統(tǒng)使用效率，開發(fā)新的功能對現(xiàn)有的某些工功能進行改進和創(chuàng)新。

使用OA辦公系統(tǒng)后，對單位檔信息化建設(shè)也有新的要求，最好有與之配套的檔案管理軟件，并完成對接。要想充分發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)在檔案管理工作中的作用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理知識，還要懂得計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)知識，熟悉OA辦公系統(tǒng)各項功能并熟練掌握正確的操作方法，能及時發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)中可能存在的問題，并適時提出改進的方法，最大可能發(fā)揮和利用OA辦公系統(tǒng)在檔案管理中的作用。因此，檔案管理人員要不斷更理念，認真學(xué)習(xí)新知識、新技能，積極參加各類專業(yè)理論知識培訓(xùn)，特別是電子數(shù)字檔案的有關(guān)管理、保護和保密等方面的知識的學(xué)習(xí)，及時更新自己的知識結(jié)構(gòu)，才能跟上不斷變化的時代，適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作。

對于普通工作人員，也提出了新的要求。要求他們能夠利用OA辦公系統(tǒng)，進行各種業(yè)務(wù)、事項的操作和管理，并且對工作過程中產(chǎn)生的有利用保管價值的檔案資料，通過系統(tǒng)及時歸檔。這就要求結(jié)合他們自身的特點和工作性質(zhì)，進行有針對性的技能培訓(xùn)，強化業(yè)務(wù)、特別是檔案管理知識的學(xué)習(xí)。這樣不僅能夠普遍提高單位管理人員自身的整體素質(zhì)和管理水平，還能增強他們的檔案意識和自動歸檔能力，保證文書檔案工作能夠高效率、高質(zhì)量、高水平開展。

2.2 完善和優(yōu)化文書檔案及相關(guān)工作管理制度

“沒有制度不成方圓”，要想保證辦公室文書檔案的收集與歸檔工作科學(xué)合理，在使用OA辦公系后，面對新的工作環(huán)境，我們還需完善相關(guān)的管理制度，讓管理工作有制度可以依循，進而提高管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化程度。首先要保證文書檔案的收集時間、保管期限、歸檔范圍以及相關(guān)注意事項等內(nèi)容都進行有效核實，保證其自身的有效性和真實性。另外，根據(jù)單位實際情況，按照相關(guān)規(guī)章制度來進行責(zé)任分工，建立相關(guān)制度，明確每一個管理人員的職責(zé)和義務(wù)，保證文書檔案歸檔范圍的科學(xué)化、合理化，并確保每一份檔案材料能及時完整歸檔。最后就是保證歸檔期限的確立，這樣能夠有利于對文書檔案進行統(tǒng)一保管，防止泄密，防止一些人員用于私用等等。通過完善的制定有關(guān)檔案管理制度，這樣不僅能夠有效提高文件資料的整體收集效率，而且能夠保證文件資料的整體利用率。

2.3 創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式

在社會高速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案收集和歸檔工作管理模式，已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需求，更多的數(shù)字化電子文件資料的出現(xiàn)，它們的收集、歸檔相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，提出了完全不同的要求的和管理方式方法。我們必須對文書檔案收集和歸檔工作及管理的模式進行創(chuàng)新和改革，OA辦公系統(tǒng)就是順應(yīng)這一新形勢出現(xiàn)的。提高文書檔案資料收集的主動性，首先檔案管理人員需要加強與單位各部門之間的聯(lián)系，定期對檔案資料進行收集和歸檔，對一些文件資料進行定時更新，保證文件資料的有效性和真實性。另外，對檔案管理過程中出現(xiàn)的一系列問題，及時進行有針對性的解決，在此基礎(chǔ)上保證檔案管理工作的順利展開和進行。

3 總結(jié)

辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作，是行政管理的主要內(nèi)容，是體現(xiàn)歷史發(fā)展情況的主要資料。本文對我國目前，辦公室文書檔案收集與歸檔管理的現(xiàn)狀進行分析，并提出了幾點優(yōu)化管理模式的策略，從強化文書檔案工作管理人員的意識和能力，完善和優(yōu)化文書檔案相關(guān)工作管理制度，創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式等幾方面進行論述，希望可以提高文書檔案管理的水平，提高工作質(zhì)量。

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作者簡介

劉衛(wèi)平（1966-），湖南新化，湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員，檔案學(xué)。endprint