淺談如何提高檔案工作水平

葉小倩

摘 要：隨著我國經濟不斷發展，檔案工作在單位中具有重要作用，相關部門做好檔案管理工作，不但能夠提高單位工作效率，還能提高員工的工作質量，使單位長期發展。因此，單位領導要加強對檔案工作人員的培訓，使其具有較高的專業水平和職業素養，從而使工作人員更好的為單位服務。

關鍵詞：檔案管理工作；工作水平

隨著事業單位不斷發展，單位中的信息都記錄在檔案中，檔案管理工作對一個單位的良性發展起到重要作用，現在很多單位領導認識到了檔案管理工作的重要性，加大對檔案管理工作的實施力度，使檔案工作人員具有較高的管理水平，這為提高單位的工作質量有著積極促進作用。

1 檔案工作的重要性

檔案在單位的發展中具有無法取代的作用，檔案是衡量單位管理水平和服務態度的參考依據，能夠使單位領導有效掌握單位實際情況，從而根據檔案中的信息內容制定合理的方案，從而為單位帶來更多的經濟效益。以醫療檔案為例，醫療檔案是醫療機構業務統計的主要原料之一，醫療檔案不僅記錄了病人的患病情況、治療方法，還記錄了手術操作方法[1]，這為醫療事業發展做出了重要貢獻。對于單位管理者而言，檔案是管理工作的最原始資料，一旦單位出現意外情況，必須查找檔案中所記錄的信息，了解整個事件全過程，從而根據實際情況做出正確的判斷。單位管理者通過對檔案信息進行分析，能夠掌握員工的專業技能和職業素養，從而根據員工的工作情況加強對工作人員的監督，提高單位工作效率和質量管理的科學性。因此，單位領導要認識到檔案工作的重要性，加強對檔案工作人員的培訓，提高工作人員的管理水平，進而更好的為單位服務，使單位持續發展。

2 提高檔案工作水平的方法

2.1 建立完善的管理制度

缺乏完善的檔案管理制度，在一定程度上會導致單位檔案管理工作不科學，會抑制檔案管理水平的提高，因此，單位要想長遠發展，必須要建立完善的管理制度，對工作人員進行嚴格約束，使工作人員認真做好自己本職工作，才能使單位的發展良好現狀得以繼續保持[2]。例如，單位領導可以制定檔案管理的檢查制度、保密制度等，檔案檢查制度是為了確保檔案信息真實；保密制度是為了確保檔案中的信息不受到泄露，增強檔案資料的安全性。一個單位的檔案是維護真實性的重要工作，建立完善的管理制度，能夠增強檔案工作的真實性，避免出現檔案信息不真實的情況，影響單位長期發展。單位的檔案記載會為本單位科學發展提供第一手資料，使單位朝著更好的方向發展。此外，單位領導要科學規范真實檔案的管理記載，使單位管理者掌握單位的經營業績和員工的工作情況，管理者要根據具體情況進行具體分析，制定合理的方案，使檔案工作人員具有較高的工作熱情，增強員工對單位的認同感，使其積極投入到工作中。因此，單位必須建立完善的管理制度，對檔案資料進行保護，從而提高檔案工作水平。

2.2 加強檔案工作人員的責任意識

檔案工作人員的素質高低對檔案工作具有重要影響，現在很多檔案人員的責任意識較低，對檔案管理工作不夠重視，認為檔案工作只是簡單的記錄信息，對單位發展無關緊要，造成檔案管理中經常出現錯誤，降低了檔案管理水平，影響了檔案管理工作正常運行。因此，要想改變這一現狀，相關部門領導要加強對檔案工作人員的培訓，使其具有一定的責任意識，讓檔案工作人員認識到自己工作的重要性，提高對檔案工作的積極性，減少工作中的失誤，進而促進檔案工作水平的提高。例如，事業單位可以定期對檔案工作人員進行培訓，讓工作人員對檔案工作有全面的認識，糾正他們對檔案工作的錯誤認識，使其擺正工作態度，認真對待檔案工作，從而提高檔案工作水平，使單位長期發展。

2.3 改變傳統的管理模式

隨著信息技術快速發展，電子檔案在各個領域得到了廣泛應用，檔案管理工作也從傳統的手工模式不斷發展為網絡信息管理模式，從傳統的紙質檔案變為電子文件檔案[3]，但很多檔案管理人員受傳統觀念的影響，對新設備操作不夠熟練，仍然采用傳統模式進行工作，不但降低了工作效率，還導致先進設備不能發揮出應用的作用，影響了檔案工作水平的提高。電子檔案是社會發展的必然結果，通過計算機等設備，能夠對信息進行有效存儲，把紙質檔案的信息與電子圖像進行結合，確保檔案信息的真實性。社會在不斷發展，檔案工作人員也要適應社會發展步伐，改變傳統的管理模式，運用電子檔案進行工作，進而提高工作效率。

2.4 加強對電子檔案的保護工作

目前單位中的電子文件主要通過光盤進行存檔，與磁盤相比，光盤存檔具有較強的干擾力，能夠增強電子檔案的保護性，有利于電子檔案長期保護。比如，工作人員根據數據庫的特點對檔案存放的壽命問題進行有效預防，工作人員盡量把光盤放在陰涼地方，防止光照強度過高使光盤的使用效果受到損害，從而減少一些外界因素的干擾。此外，工作人員還要定期對數據庫進行清理，提高數據庫的使用效率，從而影響檔案工作水平的提高。隨著信息技術不斷發展，檔案管理人員也應該把信息技術應用到檔案管理工作中，對檔案使用數據加密技術，這樣不但能夠確保檔案信息的安全性，還能使檔案防止受到黑客的入侵。

其次，工作人員還要加強對電子檔案進行病毒防范，定期對計算機進行病毒檢測，防止計算機受到病毒入侵，使檔案中的信息受到損壞。有的電子文件在保存時進行加密處理，一旦工作人員忘記文件密碼，這個文件很難打開，因此，工作人員在對這類檔案保存時應該解密后再進行歸檔保存，工作人員還要根據文件的年代、組織機構進行分盤保管[4]，這樣便于工作人員查找檔案，不但節省了工作人員的時間，還提高了工作人員的工作效率，把同一檔案部門的檔案文件保存到同一盤上，能夠使工作人員在計算機上查找盤內的相關文件。與傳統人工操作的檔案管理模式相比，電子文件的檔案管理具有較大的優勢，不但滿足社會發展需求，還能開創檔案管理工作新局面[5]，從而提高單位的檔案工作水平。

2.5 嚴格監管檔案的交接程序

現在很多單位的檔案交接程序不夠規范，工作人員在離崗、調崗時，不按照相關規定要求進行部門檔案的交接，影響了檔案管理材料的完整性，不利于檔案管理工作正常運行。因此，單位要對檔案材料的交接程序進行嚴格規范，當工作人員出現調崗時，要把自己所負責的項目資料進行簽字，對相關信息進行有效標注，把借閱的資料進行整理、催還，標明借閱原因、催還情況等[6]，使工作人員能夠直觀的了解檔案資料中的信息內容，方便以后的管理，還能避免檔案資料丟失的情況發生，使檔案管理工作正常運行，進而提高檔案工作水平。

3 結語

檔案工作是單位或者企業中的重要一項工作內容，因此，單位領導要加強對檔案工作的重視，加強對檔案管理工作的改革，針對檔案管理中存在的問題進行有效解決，提高檔案工作人員的責任意識，建立完善的管理制度，進而提高檔案工作水平。

參考文獻

[1]孫月.信息時代檔案工作者職責探析[D].黑龍江大學，2016.

[2]田玉奉.檔案行政執法的問題與對策研究[D].山東大學，2016.

[3]周美玲.我國綜合檔案館檔案利用信息反饋機制建設研究[D].福建師范大學，2016.

[4]牛小娜.我國高校基建檔案管理現狀研究[D].安徽大學，2016.

[5]靳啟穎.信息化背景下企業檔案信息的開發與利用問題研究[D].四川大學，2005.

[6]張淯.知識管理背景下民營企業檔案管理信息化建設研究[D].南昌大學，2014.endprint