運用PDCA循環來完善醫院專業技術人員檔案管理工作

朱慧

摘 要：在衛生事業發展的新時代，專業技術人員的檔案是對員工人事變動、年度考核、科技研究、榮譽稱號、學歷證明等信息的詳細記載，是醫院不可缺少的重要人事信息資源。因此，明確認識到專業技術人員的檔案管理狀況和發展方向，利用PDCA循環管理工具來切實改進醫院專業技術人員的檔案管理工作，將對醫院的人才建設梯隊的建設起到不可替代的作用。

關鍵字：醫院；專業技術人員檔案管理；PDCA循環

醫院專業技術人員檔案是指在工作的過程中所形成的文字、照片、表格、數字資料，檔案的形成反映了一個專業技術人員在業務工作中形成的業績。而專業技術人員的檔案的收集與整理相比較行政檔案資料的收集與整理會更加的繁瑣，資料的收集工作更加的復雜。所以，如何進一步的規范和整理好專業技術人員的檔案工作，推動專業技術的產生，對醫院來說是非常重要的。

1 專業技術人員的檔案現狀

醫院專業技術人員的檔案主要由個人的包括學歷、執業證書、職稱評審資料、科研成果、各類榮譽等等能夠體現個人成績的資料組成。專業技術人員的檔案主要分為四類，第一類為基礎性檔案，包括個人學歷證明，學分證書、培訓證書等；第二類分為科研技術類，包括完成的各項科研成果及科學研究和獲獎證明材料等；第三類分為考核類資料，包括任職的資格證明，聘書、任職文件、年度考核等；第四類分為其他類，包括個人參加各種學術性的講座資料，社團的榮譽等。

2 專業技術人員檔案存在問題

1.檔案管理人員的專業化問題

檔案專業管理人員的不專業，也會造成檔案資料的不完整。新舊人員的替換、機構設置重組等原因，往往會造成專業檔案人員的工作變動，新人員的上崗會造成業務的不熟悉，對檔案專業知識的不了解，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，會嚴重影響檔案的質量。其次，檔案工作的信息化管理，新人員對軟件的功能不了解，也會造成檔案的統一規范化的不完善。

2.檔案的收集、整理、利用的問題

目前，我院的專業技術人員的檔案還處于發展階段，檔案人員整理歸檔工作技術還不成熟，檔案的整理工作也處于“懵懂”狀態，專業分類的概念也比較的模糊，各類的學術性的、專業性比較強的資料分散在個人手中，沒有完整的上交到檔案處。沒有了統一規范化的保管，檔案資料極其容易丟失，不管是個人的晉升還是對醫院的發展規劃都是極其不利的。專業技術人員的檔案的整理歸檔，最終是為了合理的利用，而如果只是重視檔案的收集、整理，而忽略了資料本身的開發利用，會大大的造成資源的浪費。

3.合同制人員檔案的歸檔問題

醫院的發展的速度，編制類的臨床醫生、護士已經無法滿足醫院的需求，這就需要醫院不斷的通過公開考試招收沒有編制的合同制專業技術人員。合同制人員的業務檔案往往容易被忽略。合同制人員的原始檔案保存在人才交流中心內，其在工作后所形成的不光是學歷資料、年度考核還是晉升資料都往往會分散在各處，得不到很好的歸檔和保管。

3 專業技術人員檔案的改進措施

1.加強檔案人員的培訓

專業技術人員繁瑣的歸檔內容和復雜的規范程序，沒有經過專業的培訓是很難整理好的，所以定期要組織檔案人員培訓學習，更新知識概念，更好發展檔案工作。其次不但要加強檔案人員的專業知識培訓，還要加強檔案人員的素質培訓，在檔案的整理過程當中，要防止檔案內容的泄漏、篡改和偽造。專業性的檔案人才隊伍是檔案事業的發展的關鍵。因此重視業務檔案人才的選拔和培養，積極協調各部門的資料收集、整理工作，才能更好的滿足業務檔案的管理需求。

2.建立專業技術人員的檔案材料收集、整理、利用制度

專業技術人員的資料收集方式可采取及時收集和年終收集制度。及時收集資料如個人在參加活動后獲得的榮譽，每一項的科研成果，聘書等個人基本材料應及時的將復印件和原件上交給檔案部門進行登記、審核并辦結移交手續后歸檔。專業技術人員的年終考核、年終獎懲材料及反應個人業績的過程和結果的材料，到年底時就應準確的上交給檔案部門。加強檔案的利用率的工作也刻不容緩，不管是個人的晉升還是專業技術人員的評定，都不能夠由個人提供基本資料，而應該由檔案室提供經過審核過的材料，作為評審的依據。

3.加強合同制人員檔案的規范化整理

由于合同制專業技術人員的部分信息不需要納入衛計委的總體規劃當中，很多資料不需要集中上交，所以造成了信息的部分流失，專業技術人員的資料里需要增加人事檔案的部分內容，里面就包括了人員的履歷表、學歷、學位證書、所有學生時期學習情況統計表等。隨著醫院的不斷發展和進步，合同制人員的檔案從無到有，業務檔案的內容會越來越豐富，收集的范圍也會越來越廣。所以，更加科學的管理檔案，才能為醫院的各項人才建設服務。

4 專業技術人員檔案工作的未來發展

專業技術人員的檔案資料未來的電子化發展是必然的趨勢。目前部分醫院的專業技術人員已經實行了電子化管理，各專業技術人員可通過電腦上傳電子檔畢業證書、職稱證書等基本材料，這些資料的審核工作就需要專業的檔案人員進行整理。專業技術人員的電子化管理改變了傳統的手工操作、手工管理的落后局面，形成了網絡的統一、系統、完整、操作性強的專業技術人員檔案系統。電子檔案的管理相對于紙質文檔來說具有節約空間、儲備容量大的特點。利用信息化專業軟件能夠更好的實時更新、反饋、統計等管理工作。完整的電子資料和紙質資料的結合，不但減少了人力物力，同樣減少了紙質材料的損耗。不管是個人的晉升、科研、考察等的利用，還是醫院的發展統計，都是一個既方便又快捷的方法，實現了電子資料與紙質資料的互補，同樣的實現了檔案的利用價值。

專業技術人員的檔案工作是一個不斷探索和創新的工作。在整理歸檔文件的過程中，會遇到各種各樣的問題，只有不斷的循序漸進，去發現問題、解決問題、總結經驗，才能夠找到適合檔案管理工作的管理工具，才能夠促進檔案管理的規范化運行，才能夠更加科學、有效、合理的管理好人才隊伍，才能更好的促進醫院的快速發展。endprint