信息化環境中檔案信息服務利用分析

楊菲菲

摘 要：隨著人類社會的不斷發展和前進，當今社會，我們已經步入了信息時代。信息，已經成為這個時代非常重要的資源之一，成為實現當今社會經濟和社會發展的重要因素和直接的生產力。企業檔案的信息服務利用已經在社會中發揮越來越重要的作用。

關鍵詞：檔案信息；服務利用；分析

1 服務方式概述

信息化環境中檔案信息利用服務方式是建立在現代信息技術基礎之上的。它以計算機硬件及通訊設備為依托，以應用軟件為手段，以數據庫信息資料為利用對象，一方面可以將信息資源傳遞和信息咨詢統一起來，另一方面又有助于最大限度地實現個性化服務。簡言之，信息化環境中檔案信息利用服務，

是指檔案機構通過各種類型的網絡直接傳遞檔案信息，為利用者服務。它對信息資源在手段上實現數字化，在利用方式上實現網絡化，在內容上實現專業化、系統化。信息網絡體系將為檔案信息資源的有效共享提供最廣泛的服務載體和渠道，使檔案館的整體功能得以充分發揮，保證檔案利用工作由單一服務方式向網絡化服務的轉變。與傳統檔案信息利用服務方式相比，通過網絡，檔案部門將數字化的檔案信息上網，建立各種可公開的信息數據庫，網上辦展覽，網上公布檔案和編研成果，利用者可直接登陸到檔案信息網上進行查閱開放檔案目錄和文件，足不出戶就能在互聯網各個終端機上進行遠距離網上利用，收到事半功倍之效。可以說，網絡技術在檔案工作中的廣泛應用，為檔案信息服務提供了最佳的技術手段和實現途徑，它具有節奏快、周期短的特點。利用網絡服務傳輸檔案信息，不僅能促使檔案提供利用服務跟上時代的步伐，與現代技術同步發展，同時也能使用戶享受到現代化信息服務的樂趣，激發人們對新知識的追求。信息化環境中檔案信息的利用大大縮短了信息傳輸的時間，提高了檔案利用的效率，真正實現檔案信息的社會共享。

2 檔案信息服務利用的實現

（一）流程

在企業檔案信息服務利用當中，企業檔案信息來源于企業檔案和外部信息，這二者整合起來，通過人為的行為將這個整個成企業檔案信息，并將企業檔案信息通過分析和整合，形成四個信息量，分別是通過控制風險為企業創造財富的檔案信息量、通過降低成本為企業創造財富的檔案信息量、通過創新為企業創造財富的檔案信息量、通過向顧客提供產品和服務為企業創造財富的檔案信息量和通過其他方式為企業創造財富的檔案信息量。之后通過傳統的方式或者網絡的形式將這些信息提供給用戶，用戶充分利用這些信息，這樣一來，企業檔案信息服務工作著就能夠有充分信息來源和十足的資料來源。這就是企業檔案信息服務利用的大致流程，其實是一個非常簡單的流程，但是要使得流程能夠順利進行，需要的工作量不僅僅是一點時間能夠誰備的，需要企業檔案信息服務工作者們花費大量的時間、精力、人力和物力。

（二）實現方式

企業檔案的信息服務利用的實現方式主要包括五種途徑：

閱覽和出借、復制供應、檔案信息的公布、檔案信息的咨詢和定題服務和檔案信息推送等五種方式。閱覽和出借.其中，閱覽是指開辟檔案閱覽室，提供給用戶直接查閱利用企業檔案信息；出借是指作為企業檔案信息的管理部門和服務部門，制定一定的規章制度將有關的企業檔案信息材料借給企業檔案信息的需求者或者企業檔案信息工作者。復制供應是指將企業檔案信息的原本經過復制等形式將復印本提供給企業檔案信息的需求者，這是一種企業檔案信息服務利用的常用方式。檔案信息的公布，是指將企業檔案信息的管理部門通過合法合理的途徑將企業檔案信息向社會、企業等用戶公布公示，以達到實現為用戶服務的方式。檔案信息的咨詢，是指企業檔案信息工作者根據企業檔案信息的需求人員提出的具體要求，通過自身的認識、知識、經驗或者相關的資料文獻以及分析研究結果等等方式，以個別解答的方式，針對需求者的問題作出解答和解釋的一種服務方式，這種方式一般是以口頭形式或者書面形式進行的。定題服務和檔案信息推送，定題服務，是指企業檔案信息管理機構和相關部門，根據用戶研究課題的需要等等要求，通過對企業檔案信息的收集、篩選、整理之后，定期或者不定期提供給用戶，直到用戶的課題研究完成之后，這是一個連續的過程；檔案信息推送，是指依據一定的技術標誰和約定，自動從檔案信息原材料中篩選信息，并通過一定的形式有規律地將信息傳遞給用戶的一種特殊的技術。

（三）反饋與協調

企業檔案信息服務利用經過一段時間之后，用戶在使用過程中就會產生一些想法和意見，那么，反饋與協調工作成為影響企業發展工作的重要因素。企業檔案信息的服務利用主要反饋的內容整理起來包括：用戶的建議和意見、利用服務的效果、用戶對企業檔案信息服務的需求及其發展趨勢等方面的內容。而用戶反饋信息的類型主要包括前置反饋、同步反饋和后置反饋三種形式。通過收集用戶的反饋信息，企業檔案信息工作者們再協調提供者與用戶之間的關系和信息利用途徑之后，從而達到企業檔案信息的最佳利用效果。

3 若干思考

（一）企業檔案信息服務利用的保密性

企業檔案信息服務利用的過程中，不容忽視的問題自始至終就只有一個問題，那就是企業檔案信息服務利用中的保密性問題。眾所周知，關于企業檔案信息，主要內容包含了企業的科研信息、生產信息、經營信息和管理信息等方面大量的秘密信息，是企業各項活動的歷史記錄和信息記錄。試想下，一旦這些屬于企業的秘密信息發生了泄露等事件，那么對于企業的發展和企業生存勢必產生巨大的影響。因此，如果在企業檔案信息服務利用過程中忽略了企業檔案信息的保密工作問題，那么得不償失將是最終的結局。進而，在企業檔案信息的服務利用過程當中，無論是企業檔案信息的工作人員還是企業檔案信息的利用者，都應當重視對企業檔案信息的保管工作，將企業檔案信息的保密工作視為刻不容緩、不容忽視的義務之一。

（二）企業檔案的信息服務利用的不對稱性

通過企業檔案信息的用戶反饋意見中，顯然可以發現，許許多多的用戶反饋的意見是他們得到的企業檔案信息不是與他們的訴求相吻合的，他們得到的信息大部分與他們的需求是不對稱的。并且隨著信息量的增多，這個問題也越來越明顯，因此，對于企業檔案信息的管理部門和提供部門，應當引起足夠的重視，在服務利用企業檔案信息的過程當中，應當盡量減少信息的不對稱，從企業內部來看，企業檔案信息管理服務部門在對企業檔案信息服務利用過程中，應當盡量減少員工與企業信息的不對稱；從企業外部來看，企業檔案信息服務在服務利用過程當中，應當盡量減少企業與消費者利用者之間的信息不對稱?？偠灾谄髽I檔案信息的服務利用過程當中，應當盡可能地減少企業檔案信息的不對稱。

參考文獻

[1]楊玉峰.檔案信息資源開發與利用[J].黑龍江史志，2015（05）.

[2]趙菊蓉.檔案信息資源利用與社會化共享服務機制研究[J].蘭臺世界，2015（20）.

[3]李科.淺談當前企業檔案管理工作的問題和對策[J].青春歲月，2013（12）.endprint