新時期關(guān)于網(wǎng)絡(luò)檔案信息發(fā)布和利用的思考

孫圣權(quán)

摘 要：近些年以來，隨著社會信息化的迅速發(fā)展，檔案信息資源的需求隨著得以不斷增長，并且檔案信息資源也發(fā)生了翻天覆地的變化。有效的整合檔案信息資源是建設(shè)檔案信息資源的核心所在，整合檔案信息資源是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)檔案信息資源充分利用與合理開發(fā)的重要手段。

關(guān)鍵詞：檔案信息；發(fā)布；利用

網(wǎng)絡(luò)檔案信息是指可以通過計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳遞和利用的檔案信息與圍繞檔案所開展的相關(guān)活動及其成果的信息的總和。它主要來源于兩個方面：一是對各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本；二是直接通過計算機生成和處理的、在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)摹⒉⒂蓹n案機構(gòu)進行收集歸檔的電子文件。

1 發(fā)布

檔案信息發(fā)布是指將檔案信息以一定的計算機文件形式上傳到網(wǎng)絡(luò)服務器上。進行信息發(fā)布首先要建立網(wǎng)站。建設(shè)檔案網(wǎng)站，必須了解建設(shè)的意義所在，明確建設(shè)目標。目前網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布方式主要有兩種：一是以靜態(tài)頁面形式發(fā)布，簡稱頁面發(fā)布；二是以動態(tài)數(shù)據(jù)庫查詢方式發(fā)布，簡稱數(shù)據(jù)庫發(fā)布。頁面發(fā)布是指以計算機文件的方式來管理各類信息，并將這些文件基于置標語言（如SGML）組織成許多的靜態(tài)網(wǎng)頁，然后將這些網(wǎng)頁復制到中心服務器上。隨著網(wǎng)絡(luò)使用范圍的日趨廣泛，僅有靜態(tài)頁面形式已不能滿足發(fā)布信息的需求，人們引入了數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以動態(tài)數(shù)據(jù)庫形式發(fā)布信息。這種方式是通過網(wǎng)絡(luò)服務器擴展程序?qū)eb技術(shù)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)連接起來。在Web上連接、訪問或獲取數(shù)據(jù)庫信息。數(shù)據(jù)庫中的信息是由集成的內(nèi)部管理系統(tǒng)提供，也就是說內(nèi)部管理系統(tǒng)（如檔案信息管理系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容是信息發(fā)布的數(shù)據(jù)源。信息發(fā)布方通過Web服務器接收用戶的輸入，實時執(zhí)行用戶的提問，并返回執(zhí)行后的結(jié)果，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息的動態(tài)發(fā)布。這樣給用戶提供了一個可供交互的平臺，滿足了用戶對信息的動態(tài)需求，一方面減少了用戶利用網(wǎng)絡(luò)信息的盲目性，另一方面提高了網(wǎng)絡(luò)的有效利用率，不僅把Web與數(shù)據(jù)庫的所有優(yōu)點集中在一起，而且充分利用了大量已有的數(shù)據(jù)庫信息資源。這對網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布者和維護人員來說也非常有意義。他們再也不必維護大量需手工修改的靜態(tài)網(wǎng)頁，取而代之的是發(fā)布可以根據(jù)用戶的特殊需要從數(shù)據(jù)庫提取不同數(shù)據(jù)生成相應內(nèi)容的動態(tài)網(wǎng)頁。數(shù)據(jù)庫由專業(yè)人士進行組織和管理，數(shù)據(jù)質(zhì)量、可靠性、安全性都比較高。利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以對各種復雜的信息進行有效的管理。對于檔案信息來說，主要是根據(jù)信息的結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化特點進行選擇。如檔案機構(gòu)職能信息、檔案利用服務信息、檔案工作信息等都是單向性、分散性的信息，可以采用靜態(tài)頁面形式發(fā)布。而檔案內(nèi)容信息、檔案背景信息等數(shù)量大且具有結(jié)構(gòu)性、動態(tài)性、實時性的特點，更適合以數(shù)據(jù)庫形式發(fā)布。對發(fā)布形式的選擇沒有絕對的標準，而是取決于技術(shù)的發(fā)展和考慮問題的角度。此外，檔案機構(gòu)在選擇發(fā)布方式時，還要注意技術(shù)的更新。網(wǎng)絡(luò)檔案信息的發(fā)布還涉及發(fā)布語言的問題。對于文本文件，置標語言用于標記其內(nèi)容結(jié)構(gòu)，頁面描述語言用于精確描述其外觀。常用的置標語言都屬于SGML體系。根據(jù)SGML的原則，可以進一步生成某一領(lǐng)域特定文獻所需的標識語言標準。EAD就是應用于檔案管理領(lǐng)域信息發(fā)布的標識語言標準。EAD在我國是否有生命力值得商榷，它主要取決于兩個方面：一是在我國檔案界采用EAD是否真正有意義，二是在我國能否克服EAD實現(xiàn)的障礙。此外，圖像文件、聲音文件、視頻文件的發(fā)布各有不同的標準格式。網(wǎng)絡(luò)檔案信息發(fā)布還涉及安全問題，它包括三個方面：一是檔案信息內(nèi)容的安全，即確保不能泄露黨和國家的機密，解決這個問題的根本途徑是通過法律手段對檔案信息的內(nèi)容范圍加以界定；二是網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全存儲與保管。理想的存儲介質(zhì)是能夠以較低的代價存儲大量數(shù)據(jù)，支持快速讀取信息，并經(jīng)久耐用，目前可采用多級存儲設(shè)備。由于計算的格式經(jīng)常變化，網(wǎng)絡(luò)檔案信息還存在安全保管問題，保管技術(shù)包括刷新、移植、仿真等方法。從技術(shù)和資金上看，這些方法都是可實現(xiàn)的，關(guān)鍵的問題是檔案機構(gòu)是否有計劃實行這些過程。三是網(wǎng)絡(luò)安全。解決網(wǎng)絡(luò)安全的主要手段是建立健全管理體制，其次要完善技術(shù)措施。全面的網(wǎng)絡(luò)安全應用技術(shù)結(jié)構(gòu)包括網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)自身的安全、系統(tǒng)安全、信息安全三個方面。

2 利用

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，是指檔案機構(gòu)通過各種類型的網(wǎng)絡(luò)直接傳遞檔案信息，為利用者服務。網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有開放性、及時性、全面性、檢索的方便性等特點。采用系統(tǒng)分析的方法可以設(shè)計清楚網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的整個工作流程。在這個流程中涉及的主要問題包括：1.利用者需求分析，掌握利用者對檔案信息的需求是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務的前提條件；2.檢索提問，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用者直接操作檢索系統(tǒng)，獲得檢索結(jié)果，因此利用者要有能力進行檢索提問；3.執(zhí)行檢索，利用者按下相應的功能鍵，檢索系統(tǒng)會自動進行相應的檢索操作； 4.身份認證與用戶權(quán)限，在網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用中必須能對某些有特殊要求的檔案信息加以控制。這種控制主要表現(xiàn)在利用者提供身份證明，檔案機構(gòu)賦予用戶權(quán)限；5.網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的費用，包括檔案機構(gòu)前期開發(fā)投入的費用、利用者的通信費用和檔案機構(gòu)收取的信息服務費幾個方面；6.網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用結(jié)果，對于利用者來說，利用的結(jié)果有三種：一是在網(wǎng)絡(luò)中直接閱讀檔案信息，并按照需要下載；二是通過網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息線索，獲得物理載體的復制品；三是獲得檔案證明。前兩種結(jié)果實現(xiàn)了檔案的情報價值，后一種實現(xiàn)了檔案的憑證價值。研究網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，服務效益是一個不可回避的問題。相對于傳統(tǒng)的檔案利用服務形式來說，網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用對促進檔案信息服務社會化具有積極意義，其社會效益更加顯著，這主要表現(xiàn)在兩個方面：一是有利于更廣泛地傳播社會記憶和人類文化；二是有利于提高社會檔案意識。至于網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用服務的經(jīng)濟效益，目前無法進行定量分析。但是通過我國航拍片從美國國家檔案館“回歸”、北京市公路設(shè)計研究院的局域網(wǎng)檔案信息利用等實例，可以看出網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用是有明顯的經(jīng)濟效益的。此外，檔案事業(yè)是公益性的基礎(chǔ)事業(yè)，不能僅僅以局部的、短期的利益來衡量其利用效益。

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