檔案管理工作的重要性分析

張蕾

摘 要：檔案記錄著一個單位發展的歷史，能夠為未來提供借鑒，是流動著的歷史，其借鑒意義遠大于記錄的意義。加強對檔案管理工作的重視，在于檔案管理對于醫院發展的作用，也在于對當前檔案管理工作的不斷更新和完善。隨著新時代的發展，檔案管理工作的信息化特點越來越強，醫院需要更新與發展檔案管理工作?；谶@些原因分析，提高對檔案管理的重視程度，是當代發展的重要任務。

關鍵詞：檔案管理；信息化；紙質檔案

檔案是單位發展的一項無形資產，加強對檔案管理工作的關注，能夠對醫院發來的發展奠定扎實的基礎。近年來，隨著各單位對于檔案管理工作認知的加強，逐漸開始建立了自身的檔案室，然而反觀當前的檔案管理工作，依然存在著諸多不完善之處，需要持續加強管理。本文針對當前檔案管理工作的發展現狀進行分析，探索討論檔案管理工作的重要性。

1 當前檔案管理工作的發展現狀

隨著經濟社會的發展，近年來，各個醫院等已經愈發關注到檔案的重要意義，并且逐漸認識到檔案管理工作的重要性。筆者對此進行總結，對當前檔案管理工作的發展現狀作出如下總結：

其一，對檔案管理的重視程度越來越高。近年來，各個單位對于檔案的運用及處理的重視程度都在不斷提高，并且引起了人們的關注及認可。越來越多的醫院已經意識到檔案對于當前工作的借鑒與指導作用，并且加強了對檔案的整理與整合，尤其是加強了檔案的搜多功能，開始逐漸對檔案資源進行開發與利用。檔案本身作為一種流動的歷史資料，其整理與記錄的過程，也是一種傳承的過程，能夠為醫院未來的發展奠定一份基礎，是醫院重要的精神文化財富。

其二，當前人們對于檔案的整理越發精細化。所謂精細化就在于人們對于檔案的關注度的提高，開始更深刻的理解什么樣的資源屬于檔案，什么樣的內容可以被開發成資源，越來越多的人已經開始有了主動的歸檔意識，能夠主動地將自己的資源進行提煉與歸檔；而對于檔案的整理，人們也開始加強對計算機技術的應用，探索如何在原有的基礎上進行合理的分類等，這些都是檔案整理工作的進一步發展，都能對未來的發展產生較大的影響，是當前人們檔案的整理工作越發的精細化的表現。

其三，檔案管理已經向著信息化時代邁進。當前的檔案管理工作，正處于一種傳統向信息化過度的時代，越來越多的人關注到檔案信息化管理的運作，這也是時代發展的必然要求。檔案管理工作進入到信息化時代，代表著檔案存儲的形式發生了變化、檔案分類水平發生著變化，需要進一步開發檔案的分類與搜索功能，這些都是當前檔案管理功能與時俱進的一面。越來越多的人主動進入到檔案管理工作中，相關專業的人才逐漸產生。很多醫院引入了檔案管理的計算機系統，針對檔案管理工作的進一步發展做出努力與嘗試。

2 進一步加強檔案管理工作的策略思考

盡管很多單位已經意識到檔案管理工作的重要性，然而在真正的管理過程中，由于缺乏對檔案管理的經驗、對由傳統管理方式向信息化檔案管理工作過度的能力不強，以及管理中存在的一些誤區，都導致檔案管理工作有意識而缺乏相應的策略，筆者對此進行如下的分析與規劃：

2.1 加強檔案管理的重視程度

在一個醫院，盡管已經越發的關注到檔案管理的重要意義，但是仍然缺乏了相應的科學認知。換言之，很多醫院知道檔案有用，卻不知道怎么又用，可以應用在哪些方面，具體的作用在于什么等，這些問題的存在，都對于檔案管理工作的進一步發展產生了極大的困惑，后期的行動跟不上前期的準備等問題均由此而產生。在具體的發展過程中，要加強對檔案的重視，就要更進一步的，真正的去理解檔案存在的意義，對于檔案的應用給予足夠的關注，并且為日后的發展做出打算，設立專門的管理人員及部門，對醫院的檔案進行統一的規劃及整理，逐漸實現醫院對檔案管理的從無到有、從傳統到現代的管理。

2.2 建立專門的檔案管理部門

在組織檔案的管理過程中，要設立專門的檔案管理部門，設立專門的人員進行整理。檔案的整理是一項系統工程，隨著信息技術的發展，檔案的管理已經越發的依賴于信息技術，然而在這個過程中也逐漸暴露出一系列的問題，如不同的計算機管理系統，對于檔案的分類以及檢索等功能都會有不同的規劃，而且越來越多的新技術的實施和使用以及傳統技術弊端的暴露，醫院在不停地更換著檔案管理的相關軟件的應用，軟件方面的更新不應該影響到相關的檔案管理工作，這是長久發展的關鍵。所以各個單位都有一個明確的檔案整理的規劃，或者說是檔案管理的主題，知道自己整理檔案、設立檔案管理部門的意義在哪里，能夠更進一步的實現教學的突破與發展。部門的建立需要派遣專業的人才，現代醫院中，經常會使員工兼顧檔案管理員的工作，甚至是輪值制，這樣的方法不無不可，但是最好的是派遣專門的員工駐守檔案室，能夠在任何時候都對檔案負責，并且適當的聘請專業的檔案管理人才，對以往的檔案進行整理，對未來檔案整理的走向加以規劃等，這些都需要花費大量的人力、物力以及相關的專業性，對于醫院日后檔案工作的進一步發展做出貢獻[1]。

2.3 培養全體員工的檔案意識

醫院的檔案整理，應當是一個全體參與的事情，整理出來的檔案不是為了束之高閣，而是要得到充分的利用，是醫院的無形資產，需要得以傳承。在這個過程中，培養全體員工的檔案意識，使檔案的整理、歸檔意識成為每位員工的共識。在當前醫院發展過程中，需要關注到檔案的應用，也就是使員工在習慣于檔案的存在過程中珍惜檔案。當遇到一些難以處理的事情的時候，可以到檔案室尋求幫助，搜尋到以往檔案并且加以借鑒；隨時將自己所進行的工作、活動等進行存檔，以資后來人的借鑒。在存檔過程中，要注意格式及分類，適應醫院檔案的分類方式等。只有當醫院的每位員工都建立了檔案意識，才能有效提高檔案管理的效率，將檔案的優勢真正發揮出來[2]。

2.4 檔案管理工作需要進行適當的開放

所謂檔案的適當開放，就是隨著現代信息技術的發展，任何醫院或個人都不能成為信息的孤島，而是可以嘗試相互的分享與借鑒。在檔案進行簡單的初次整理之后，既可以對內部的員工進行開放，也可以選取一些較為公共的部分進行展示，實現檔案的資料的相互借鑒與查看。這樣的做法是檔案管理工作進一步成熟的體現，也能夠推進各個地區相關產業的相互借鑒、良性競爭、協同發展。尤其是一些學校等單位，通過檔案的共享能夠適當縮小學校間差距，為學校的發展提供更多的契機等。許多醫院單純的依賴于自身的發展已經進入到瓶頸期，需要更多新鮮的內容的諸如，檔案共享必然成為未來發展的一個重要內容[3]。

檔案管理工作的重要性，在一點一滴的運用中逐漸被體現了出來，各個醫院發展過程中逐漸意識到檔案管理的重要性，也希望在認識到重要的基礎之上加強對檔案管理工作的重視，切實的將檔案的作用開發出來。

參考文獻

[1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創新導報，2013，17（3）：209.

[2]趙俊萍.認識檔案的重要性 做好檔案的管理工作[J].山西檔案，2013，19（7）：46—48.

[3]楊希美.淺談檔案管理工作的重要性及策略[J].卷宗，2016，8（6）：48—49.endprint