淺論電算化下會計檔案管理中常見問題和解決策略

白子瀅

[摘要]當前信息技術發展迅猛，計算機運用越來越普及，與此同時企事業單位實施了會計電算化后，對會計檔案進行信息化管理已經是不可逆轉的趨勢。會計檔案管理信息化系統，能夠有效減輕工作人員的業務負擔，提高工作效率，并加強監督工作的時效性。本文主要針對電算化下會計檔案管理中常見問題及其解決策略進行分析。

[關鍵詞]電算化 會計檔案管理 問題 策略

一、會計檔案管理定義

會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。

二、電算化下會計檔案管理的常見問題

（一）檔案載體不規范?！稌嫏n案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定。但是，在實際工作中，經常會出現要么只是將打印出的紙質檔案存檔而不在其他電子存儲設備進行備份；要么打印機還是使用老師針式打印機，未使用激光打印機，導致打印的紙質檔案材料不能達到國家規定的保存時限；要么進行了電子備份，但是使用的電子存儲設備質量不過關，導致會計數據中途損毀，無法達到規定的保存時限等問題。這方面主要是由于有些企事業單位經濟條件較差，不能再硬件上滿足電算化工作要求；以及一些工作人員職業素養不高，工作水平參差不齊，沒有養成一天一備份并定期檢查存檔情況的職業習慣，同時他們一般只對會計電算化系統的使用比較熟悉，但對系統的維護比較陌生。

（二）電子會計檔案具有易修改風險。會計檔案的真實性和安全性是對會計工作提出的基礎要求，是會計檔案發揮作用的基本前提。相對于紙質會計檔案，電子檔案雖然具有存儲快、存量大、易查詢等諸多優點，但是其會計數據被存儲在磁盤、光盤、優盤、硬盤等電子存儲設備上，就在技術上具備了對相關數據進行非法修改而不留痕跡且不易發現的可能性。一旦，未經授權的人員通過網絡或者計算機對電子數據進行復制、修改、偽造、刪除等非法操作，就會使會計信息的真實性、完整性、安全性得不到保證。因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。

（三）計算機維護、網絡安全等專業人員相對不足。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、系統維護等一系列專業的問題。但是，現在的問題是大部分企事業單位會計人員一般會操作電算化系統，但是對涉及到的計算機、網絡等專業了解比較少，一旦出現問題不能得到快速解決。同時，由于專業知識不足，可能會因為出現一些操作失誤，導致花費大量時間精力的工作成果付諸東流，更有甚者會導致系統崩潰，造成嚴重損失。

三、電算化下會計檔案管理常見問題的解決策略

（一）加強資金投入。電算化要想很好地發揮作用，必須有足夠的硬件支持。一方面，要針對本企業單位特點及實際業務需要的電算化軟件，最好能夠選擇自帶會計檔案管理功能的專業軟件，加強系統自身的安全防護功能，同時定期進行維護，避免長期未進行維護出現工作漏洞。采用先進的加密技術，安裝“防火墻”，嚴防電腦病毒入侵，防止人為非法破壞數據。另一方面，要配備能夠有效滿足軟件運行的計算機及網絡，同時配套清晰度高、保存時間長的激光打印機。

（二）健全完善電算化下會計檔案管理制度規范。計算機替代手工記賬后會計檔案增加了新的內容，會計電算化檔案的管理現在已經成為重要的會計基礎工作。要清醒認識到，制度化對于會計檔案管理的重要性，要對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等各個環節建立相應的管理制度。

（三）有效提高財務人員工作素養。人依然是會計檔案管理工作的中心環節，不抓住這個中心，不斷提升工作素養，就很難使電算化下會計檔案管理工作的到質的飛躍。一方面，要定期對財務人員進行業務培訓，使工作人員不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能。另一方面，要搞好人員調配。盡量挑選那些學習能力較強、成長性好人員到會計檔案管理人員隊伍中來。

（四）切實提高思想認識。從工作人員到領導人員都應當高度認識電算化下科學規范進行會計檔案管理的重要性。要加大會計法規實施力度，強化企業負責人的第一負責人意識，增強法紀觀念，做到有法必依，從而使會計違規違法行為無立足之地。endprint