信息化環(huán)境下數(shù)字化檔案建設(shè)中的問題研究

文/貴州省城建檔案管理辦公室(貴州省建設(shè)信息中心) 楊曦

信息化環(huán)境下數(shù)字化檔案建設(shè)中的問題研究

文/貴州省城建檔案管理辦公室(貴州省建設(shè)信息中心) 楊曦

目前，檔案已經(jīng)成為廣大人民群眾信得過、用得上、離不開的重要信息資源。在信息化環(huán)境下加強數(shù)字檔案建設(shè)勢在必行。

信息化環(huán)境；數(shù)字檔案建設(shè)；對策

檔案信息是構(gòu)建和諧社會的公益性信息資源。當(dāng)前社會主義現(xiàn)代化建設(shè)熱火朝天，到處都是大開發(fā)、大建設(shè)的場面，一些有歷史意義的建筑急需建檔，以圖片等形式完整地保存起來；從對人民群眾服務(wù)的角度來看，檔案信息利用人群、利用內(nèi)容、利用目的都有明顯變化。從利用人群看，過去以機關(guān)工作人員為主，現(xiàn)在則是以居民群眾查檔為主；從利用目的看，過去多為工作查考、編史修志，現(xiàn)在主要轉(zhuǎn)變?yōu)閭€人的工資待遇、婚姻狀況、房屋拆遷補償、社保醫(yī)療等取證。這些都說明檔案已經(jīng)成為廣大人民群眾信得過、用得上、離不開的重要信息資源。在信息化環(huán)境下加強數(shù)字檔案建設(shè)勢在必行。

一、數(shù)字檔案進程中的工作難度

（一）體制障礙。目前，各級政府及其部門都在逐步推行無紙化辦公，采用各自的辦公系統(tǒng)，系統(tǒng)之間經(jīng)常有不兼容的情況。要推廣統(tǒng)一的檔案軟件，必須解決不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換問題。

（二）投入障礙。檔案館基礎(chǔ)建設(shè)增加了投入，具有“多頭投入，多次投入”的特點。所謂“多頭投入”，檔案不但有紙質(zhì)檔案，而且有現(xiàn)在正在進行的電子檔案兩種載體的投入。這樣一來，不僅要投入財力還要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪??！岸啻瓮度搿敝傅氖菣n案數(shù)字化在啟動階段設(shè)施設(shè)備的投入外還需要后續(xù)的軟件升級、維護、服務(wù)等不斷的財力投入?；仡櫃n案軟件產(chǎn)生和發(fā)展的歷史，也是由于一開始就缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，造成市面上各種檔案軟件多樣化及重復(fù)化的局面，加上檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和軟件的開發(fā)又要歷經(jīng)從初級到高級更新?lián)Q代的階段，需要不斷投入財力。由于檔案建設(shè)費用不斷明顯增加，加大了檔案投入與地方財力在其他方面建設(shè)投入之間的矛盾。

（三）安全問題。數(shù)字檔案由于變“直讀”為“機讀”，操作便利、傳遞快捷，同時又缺乏“原稿”概念，篡改更加容易，辨別真?zhèn)胃永щy；數(shù)字檔案有可能受到病毒侵害。

二、信息化環(huán)境下加強數(shù)字檔案建設(shè)的對策

（一）創(chuàng)設(shè)法制環(huán)境。為確保檔案信息資源建設(shè)的各項工作高效、穩(wěn)定、健康發(fā)展，我們在研究采集工程系統(tǒng)框架和運行方式的基礎(chǔ)上，最為根本的是不折不扣地貫徹執(zhí)行關(guān)于檔案工作的有關(guān)法律法規(guī)，同時注重依法優(yōu)化檔案信息采集的環(huán)境。檔案信息采集是一項需要耐心細致說服的復(fù)雜的系統(tǒng)工程?，F(xiàn)在政府推行績效管理，有關(guān)單位和組織那些帶有“光環(huán)”、亮點的“心愛之物”和過去散落沉睡在社會民間的珍貴檔案，單憑檔案執(zhí)法是難以達到目的的。必須在廣泛宣傳檔案有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，加強耐心說服的工作才能奏效。這就需要我們不斷改進和創(chuàng)新工作方法，經(jīng)?！白叱鋈ァ薄罢堖M來”，不斷營造優(yōu)化檔案采集工作的法制環(huán)境。

（二）構(gòu)建檔案信息的收集平臺。檔案管理部門要建立資源建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)工作體系。檔案管理部門，義不容辭是網(wǎng)絡(luò)平臺的主體。這個主體應(yīng)充分發(fā)揮主體的能動性，多方聯(lián)絡(luò)，設(shè)法聯(lián)系，把檔案信息采集工作輻射到各有關(guān)部門或單位、基層組織、社會團體、經(jīng)濟組織、社會民眾、各界人士，為檔案采集輸送信息。要廣泛宣傳，提高檔案工作的社會認知度。雖然現(xiàn)階段的檔案，在社會上和人民群眾的心目中有一定的認知度，并得到認可，但還要進一步加大宣傳力度。除了堅持以往的有效宣傳形式外，還應(yīng)該在以下三個方面加強：一是定期不定時適時召開各種形式的座談會，既宣傳發(fā)動又組織“貨源”；二是主動聯(lián)手聯(lián)席、積極參與重大活動，及時捕捉檔案信息，深度開發(fā)檔案資源；三是在網(wǎng)絡(luò)平臺上宣傳，利用網(wǎng)絡(luò)收集檔案信息。

（三）加強人才建設(shè)。科學(xué)技術(shù)的突飛猛進給檔案的數(shù)字化工程帶來新的這樣那樣的問題，所以，既懂計算機技術(shù)又懂檔案專業(yè)的復(fù)合型人才隊伍的建設(shè)就顯得尤其重要，培養(yǎng)和造就一大批復(fù)合型人才對檔案數(shù)字化工程有著舉足輕重的作用。因此，一方面要有計劃地組織檔案人員進修學(xué)習(xí)，不斷用新知識武裝頭腦，了解和掌握計算機知識，到信息化條件比較好的地方參觀學(xué)習(xí)，開闊視野，增長見識，提高信息化的認識；另一方面，要有條件、有選擇地引進高素質(zhì)的計算機專業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立人才梯隊，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)隊伍，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的要求。

總之，建設(shè)數(shù)字化檔案既有人的主觀意識的因素，也有新事物發(fā)展客觀規(guī)律的作用。但是，提高認識，克服障礙，堅定地推進數(shù)字檔案建設(shè)，是我們必須承擔(dān)并完成好的歷史任務(wù)。

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