文/湖南省湘潭市中心血站 楊梅湘
大數據時代檔案數據資源管理和網絡平臺設計
文/湖南省湘潭市中心血站 楊梅湘
本文分析了大數據背景下檔案數據資源管理工作,探討了檔案數據系統管理及網絡平臺建設。
檔案數據; 管理;平臺;設計
大數據正在引領人們的新生活,孕育發展的新思路,開辟國家治理的新路徑,甚至重塑世界新格局。在大數據背景下,檔案的數字化、數據的捕獲或歸檔、數據的有效管理和安全利用,不僅是一個基礎理論課題,也是一個重大的管理、技術和服務方面的實踐課題。檔案部門和廣大檔案工作者要增強責任感、使命感,適應時代發展的要求,推動本區域、本行業、本單位建立數據資源的專業化管理、館(室)藏檔案的數字化、檔案信息網絡化利用為基本形式的檔案數據資源管理新機制、新模式。
隨著設備的增多和使用人群的擴大,應用領域等方面的數據正在不斷增加,機關、企事業單位、社會組織每天都會產生大量的數據。目前,由于沒有一個統一的機構或部門管理,大量的數據資源管理不到位、利用很不便。檔案部門完全能夠把數據資源歸檔管理和利用作為抓手,強化工作職責、制度管理和技術措施,從電子文稿、照片、音頻、視頻等形態的數據歸檔管理入手,建立起數據資源歸檔管理新格局,包括建設文稿數據庫、照片數據庫、媒資數據庫以及其他專業數據庫,不斷拓展檔案工作新領域。
實現數據快速存取,海量數據永久保存,從中獲得真正有價值的信息,并應用于決策和經營中,是開展數據資源系統管理的目的。為此,各區域、行業甚至單位應建立統一的檔案數據中心(或數據管理辦公室),配備好檔案數據管理人員及相應設備,從業務系統與檔案管理系統的有效集成或重新開發入手,建立起各區域、行業、單位統一的檔案數據管理平臺和檔案信息共享平臺。
目前,我國各級各類機構(單位)電子文件管理系統的開發建設已經很普遍了,但至今在國家或者行業的層面上沒有形成一個需求標準,因此,不可避免地出現了大量的低水平重復研究與開發。為防止類似情況,在開展系統建設時,應做好功能需求分析,進行充分調研和可行性論證,使開發出來的系統具有科學性、先進性,確保檔案數據長期保存和有效利用。
基礎管理平臺應該對本區域或本行業、本單位檔案數據實行全面收集,可信驗證,并研究和運用時空標識、分類標準、存儲技術等,達到低成本、低能耗、高可靠性管理數據的目標。資源共享平臺負責綜合處理本區域或本行業、本單位數據信息,并導出人、機均可理解的內容,最終形成直觀的、便于呈現的、惠及政治、經濟、文化、社會的檔案數據產品。
各級綜合(專業)檔案館、各單位都存在大量的可以開放的檔案,包括不涉及國家秘密、知識產權、商業秘密和個人隱私,依法可以公開的有保存和查閱利用價值的信息。這些信息可以按其應用需求歸類,有步驟、有目的、有對象地開展數據收集、格式轉換或檔案數字化處理和保存,構建集發布、展示、瀏覽、查閱、檢索與保存功能于一體的公共檔案數據網絡平臺(如檔案資訊網絡平臺、信用信息網絡平臺、專利信息網絡平臺),通過互聯網向社會發布,實現檔案數據利用效益最大化。
公共檔案數據作為檔案數據的一個重要門類,具有檔案的原始記錄性、知識屬性和信息屬性等一般特征外,同時還具有社會性(涉及社會各個階層的廣大人民群眾)、直接性(直接與人民群眾發生聯系)、實用性(為普通老百姓解決日常生產生活問題)等特征。因此,要充分利用目前已成熟的網頁制作技術,做好網頁內容的組織、格式設計、色彩搭配以及背景圖案、對比度等元素安排,體現簡捷、明了、樸實的風格,界面美觀大方、操作簡單。