學(xué)校轉(zhuǎn)型之后檔案管理工作的改善研究

文/福建師范大學(xué)福清分校 林成杰

學(xué)校轉(zhuǎn)型之后檔案管理工作的改善研究

文/福建師范大學(xué)福清分校 林成杰

檔案管理在高校日常工作中，起著非常重要的作用。高校必須要重視在提高教學(xué)質(zhì)量的同時(shí)保證學(xué)校的檔案管理工作的順利運(yùn)行。所以，進(jìn)一步改善學(xué)校的檔案管理工作是學(xué)校應(yīng)該著重完成的目標(biāo)和任務(wù)之一。為此，結(jié)合筆者在學(xué)校轉(zhuǎn)型過程中的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，探討如何進(jìn)行有效地改善學(xué)校的檔案管理工作。

學(xué)校轉(zhuǎn)型；檔案管理；改善措施

學(xué)校的檔案管理工作在平常的工作中，有著非比尋常的意義。對(duì)學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行有效的提高和改善，不但能夠確保學(xué)校的有序管理與發(fā)展，使得學(xué)校獲得教學(xué)質(zhì)量的提高與改進(jìn)，還能夠明確詳細(xì)的管理發(fā)展措施，高效的教學(xué)資料能夠使學(xué)校的檔案管理工作順利開展。本文中，筆者將根據(jù)目前學(xué)校轉(zhuǎn)型之后學(xué)校檔案工作所出現(xiàn)的問題，進(jìn)一步提出應(yīng)當(dāng)怎樣提高檔案管理工作。

一、檔案管理工作的意義

檔案管理工作能夠成為學(xué)校各類教育實(shí)踐活動(dòng)的有效依據(jù)。日常的檔案管理工作主要涵蓋對(duì)學(xué)校所有的管理活動(dòng)、教學(xué)實(shí)踐、科研實(shí)踐等活動(dòng)所依據(jù)的源頭材料、申請(qǐng)、證明以及科研工作所取得的成果在內(nèi)的各類檔案的整理和收納。待各類資料整理結(jié)束之后，學(xué)校檔案管理工作人員再通過計(jì)算機(jī)分類軟件將收集的資料進(jìn)行錄入和整理，完整地存儲(chǔ)在學(xué)校的檔案資料庫里面。通過這種方式，檔案資料庫中所整合的資料就變成了學(xué)校的一種珍貴的資源，在未來的學(xué)校各類教學(xué)活動(dòng)中都能夠作為可以依照的參考資料，來提高學(xué)校各類教學(xué)活動(dòng)的水平，從而達(dá)到維護(hù)學(xué)校師生合法權(quán)利的目的。

此外，檔案管理工作最為重要的管理內(nèi)容之一，就是學(xué)校在自身發(fā)展過程中的珍貴材料，其中也不乏有學(xué)校創(chuàng)立過程中的一些偉大的壯舉(包括學(xué)校的一些科研成果和學(xué)生的培養(yǎng)方案)。在進(jìn)行日常管理工作的時(shí)候，可以將檔案管理資料庫中所收藏的一些珍貴材料給學(xué)生觀看，讓學(xué)生們體會(huì)學(xué)校老一輩人通過自己勤奮刻苦所獲得的科研成就，調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，努力學(xué)習(xí)，給母校爭光。

二、目前學(xué)校檔案管理工作所出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理工作意識(shí)淡薄。當(dāng)下，我國的一些學(xué)校正在面臨著轉(zhuǎn)型，這使得學(xué)校的檔案管理意識(shí)逐漸淡薄，沒有擺正檔案管理工作在學(xué)校中的地位，直到現(xiàn)在，仍然存在著一些學(xué)校的檔案管理部門缺乏深刻的檔案管理意識(shí)，沒有領(lǐng)會(huì)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校各類活動(dòng)起著非常重要的促進(jìn)作用，幾乎沒有將檔案管理工作納入到學(xué)校的日常工作進(jìn)程中，甚至一些學(xué)校視檔案管理為一項(xiàng)微不足道的工作，潛意識(shí)地將學(xué)校的檔案工作界定為資料整理——對(duì)一些完全起不到作用的資料，進(jìn)行簡單的整理。負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)也沒有對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行深入的了解，更不會(huì)花費(fèi)時(shí)間和精力制定相關(guān)的制度進(jìn)行檔案管理工作，這就使得檔案管理工作起不到應(yīng)有的作用。

（二）檔案管理方式較為陳舊。我國目前大部分學(xué)校的檔案管理方式非常陳舊，甚至一些學(xué)校的日常檔案依舊由相關(guān)的工作人員通過手工作業(yè)的方式進(jìn)行。因此，當(dāng)檔案資料歸檔錄入完成后，學(xué)校相關(guān)檔案負(fù)責(zé)人員還必須對(duì)檔案資料進(jìn)行深入的整理和歸檔，比如對(duì)檔案進(jìn)行編排錄入等等類似于這種效率低下的抄寫方式，不但耗費(fèi)了巨大的人力和物力，還在很大程度市增大了數(shù)據(jù)循環(huán)錄入的可能性，極大地制約了檔案管理工作的高效運(yùn)行。

（三）檔案管理人員能力較低。一些學(xué)校中從事檔案管理工作的負(fù)責(zé)人專業(yè)能力未達(dá)到應(yīng)有的工作標(biāo)準(zhǔn)，其中，絕大多數(shù)檔案管理工作人員未經(jīng)過正式的檔案管理專業(yè)的知識(shí)和技能的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，這進(jìn)一步導(dǎo)致了檔案管理工作人員在日常的工作過程中，很難以快速準(zhǔn)確地將檔案材料進(jìn)行整理和歸檔，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（四）檔案資料利用率不高。近幾年高校之間的重組和合并引發(fā)了許多問題，使得檔案管理存在著許多問題，尤其是檔案資料的利用率大幅度降低。比如很多學(xué)校在進(jìn)行合并的時(shí)候?qū)W(xué)校檔案資料遺失，還有將檔案存放的次序打亂，導(dǎo)致檔案資料得不到有效的利用。另外，學(xué)校的部分檔案進(jìn)行分類管理導(dǎo)致各部門之間不能進(jìn)行信息資源的共享。

三、檔案管理工作的改善途徑

（一）分管領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予學(xué)校檔案工作充分的重視，只有通過這種方式，才能夠?yàn)闄n案管理提供更好的渠道。因此要建立相關(guān)的檔案管理部門，并將校長作為部門的一把手。這個(gè)部門要著力解決日常檔案管理工作中的各類問題，比如經(jīng)費(fèi)報(bào)銷問題、設(shè)備設(shè)施和技術(shù)開發(fā)等問題。進(jìn)一步幫助檔案管理負(fù)責(zé)人改進(jìn)相關(guān)制度，改善環(huán)境，監(jiān)督工作人員綜合能力得到進(jìn)一步的提升，運(yùn)用先進(jìn)的管理服務(wù)和技術(shù)，最終達(dá)到提升檔案管理工作水平的目的。

（二）引導(dǎo)并樹立良好的檔案觀。第一，要形成正確的服務(wù)觀念。檔案管理的最終目標(biāo)是為學(xué)校提供所需的各類材料和服務(wù)。第二，要重視相關(guān)材料的選擇和錄入，進(jìn)一步提高資料的使用率，而材料的利用率對(duì)于進(jìn)一步提高檔案的管理和服務(wù)質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。第三，要理解整體觀念。檔案工作是一項(xiàng)綜合性極強(qiáng)的工作，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)、一起配合，才能進(jìn)一步確保材料信息的可使用性和確切性。第四，要具備先進(jìn)的管理理念。適當(dāng)采用先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)確保檔案管理服務(wù)水平和質(zhì)量得到進(jìn)一步提升，例如將數(shù)字管理技術(shù)引入檔案管理工作中，進(jìn)一步提高檔案管理的綜合服務(wù)質(zhì)量。

(三)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案工作不僅能夠凸顯專業(yè)性，同時(shí)還能夠顯現(xiàn)出其政治性，這就要求檔案管理人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)拋棄傳統(tǒng)的兼職思維，聘用相關(guān)人員進(jìn)行維護(hù)和管理，而且還必須確保嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定上崗，并為其提供進(jìn)步和發(fā)展的平臺(tái)，比如建立相關(guān)的培訓(xùn)渠道，以及有關(guān)的鼓勵(lì)措施，促進(jìn)相關(guān)負(fù)責(zé)人自覺地提高專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。除了必須熟練地學(xué)習(xí)和掌握本專業(yè)的知識(shí)之外，這些工作人員還需要對(duì)計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，只有通過這種方式才能夠保證檔案管理的人才基礎(chǔ)。

(四)提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。決定檔案工作質(zhì)量的高低的關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要是培訓(xùn)和教育服務(wù)水平。其中檔案管理服務(wù)主要包括：第一，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行各類重大決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支撐。第二，能夠?yàn)榻處熯M(jìn)行獎(jiǎng)金和職稱評(píng)定等提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支撐。第三，可以為學(xué)校的往屆學(xué)生提供有關(guān)的學(xué)校資料并提供他們所需的相關(guān)材料。第四，可以為每一屆畢業(yè)生提供檔案資料，提高后勤服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。

(五)深入完善檔案管理各項(xiàng)制度。不斷進(jìn)行檔案工作制度的改進(jìn)是保證檔案管理有序、科學(xué)和正常運(yùn)行的重要依據(jù)。因此，作為學(xué)校不可或缺的環(huán)節(jié)，在日常的檔案工作中，都必須將所有的檔案內(nèi)容匯聚到一起，并對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行審查和考核。例如把檔案管理負(fù)責(zé)人員的獎(jiǎng)金和實(shí)際的績效考核綜合到一起進(jìn)行考核，與此同時(shí)，也將檔案工作和評(píng)優(yōu)考核聯(lián)系起來。通過這種方式，能夠使檔案管理工作部門給予檔案工作充分的重視。另外還應(yīng)當(dāng)明確每一個(gè)部門所負(fù)責(zé)的主要業(yè)務(wù)，制定科學(xué)規(guī)范的制度，落實(shí)歸檔有準(zhǔn)確的期限，借閱有相關(guān)的規(guī)定，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，通過把制度和規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)的改進(jìn)和完善，才可以保證檔案管理工作的高效運(yùn)行。

四、結(jié)語

當(dāng)前，我國一些學(xué)校正處于轉(zhuǎn)型期，因此，在平常的教學(xué)工作中，檔案管理正在起著非常重要的作用。構(gòu)建一個(gè)高效的檔案管理體系，能夠?qū)W(xué)校發(fā)展過程中的一些珍貴的資料完整保存下來，這樣就能夠在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)作重大決議時(shí)，確保提供科學(xué)的參考資料，保證學(xué)校的日常管理工作順利進(jìn)行。在文章中，筆者根據(jù)多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)學(xué)校檔案工作的改善進(jìn)行了深入的分析，希望對(duì)學(xué)校檔案管理工作的改善提供借鑒。

［1］董春艷.淺談如何做好學(xué)校檔案管理工作［J］.黑龍江科技信息,2013(20)．

［2］高銳.淺析加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策［J］.科技向?qū)?2013(13)．

［3］王立新.淺談如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作水平［J］.黑龍江科技信息,2013(02)．