路政檔案一體化管理的實現策略研究

文/河北省高速公路管理局高速公路路政總隊 宋百千

路政檔案一體化管理的實現策略研究

文/河北省高速公路管理局高速公路路政總隊 宋百千

公路檔案管理需要智能化、信息化，尤其是較為重要的路政檔案要充分利用新信息技術和記錄方式來管理。本文通過分析路政檔案管理現存的問題，并針對其問題提出路政檔案管理一體化的必要性及實現路徑。

路政檔案；一體化管理；問題分析；實現路徑

信息化時代的到來，將極大改善傳統路政檔案管理的方式。路政檔案的管理是反映路政管理部門真實面貌的，檔案資料存在的形式過于復雜，人工的操作大大耽誤工作效率，而且會嚴重摧殘管理人員的積極性和耐心，而且管理不當或者職責的分配不均以及專業技能的不過關都是傳統的路政檔案管理出現問題的原因。新時期下，利用信息化的便捷與高效，將檔案管理一體化，可以大大提高效率，并且培養管理人員的綜合能力，降低工作量，保證正確率和真實率，這也是一體化管理的目的。所以本文通過讓管理層了解路政檔案管理的必要性，以及目前的現狀分析，為一體化的管理提出可行性的策略，爭取路政檔案管理工作取得突破。

一、路政檔案一體化管理的必要性

公路路政檔案是公路管理檔案的重要組成部分，主要是指公路路政管理機構在工作中形成備查考的文字、圖像、聲像，以及其他具有保存價值的各種方式和不同載體的原始記錄。它真實反映了路政管理部門的歷史真實面貌。社會在發展，公路的管理也越來越信息化，更加標準系統化的管理方式慢慢改變著檔案管理。帶來機遇的同時也不斷出現新的挑戰，要求公路管理機構要統一從路政管理案卷形成和檔案工作的全局出發，統籌規劃，科學管理，加強路政管理部門和檔案管理部門的人力資源和信息資源對接，實現由資料形成、收發、登記、標號、存儲到收集、管理、鑒定、保管、統計、利用等全過程的一體化運作，即路政檔案的一體化管理，這種工作模式既有利于改善和確保案卷形成的檔案質量，又能提高執法案卷和檔案管理工作的規范化和標準化，從而實現檔案管理工作的現代化。

二、路政檔案管理現存的問題分析

（一）傳統的檔案管理模式已經無法適應新時期的路政管理需求。新時期，所有企業的管理模式都在發生大大小小的改變，因為信息化的普及，更多的人會利用這些技術使得管理更加高效，管理方式的標準化會加快工作進程，提高工作效率。公路交通也是一樣，在迅猛發展的時代，現代公路展現出里程長、路網密、等級高、安全設備齊全等鮮明特征。所以，在新形式下，信息化智能化的道路管理模式也是急需提高的，路政檔案的管理，智能監控取證，電子備份等管理方式已經得到了推廣，并且被廣泛使用。傳統的路政檔案管理和案卷處理是由不同的部門負責的，一般路政執法人員會攜帶大量的紙質資料和聲像電子信息去移交給檔案管理人員，后者對于這些資料的了解程度有限，沒有足夠的判斷意識，這就會造成后期的案卷管理者的工作難度加大，工作量也加重，也就會使得最終的路政檔案缺乏系統性和完整性，所以一體化的路政管理模式在現代的公路管理中是急需的，從而實現信息的對稱。

（二）路政檔案缺乏統一的歸檔機制。一般在實際的路政檔案管理中，基層路政中隊、路政大隊和路政支隊都會涉及到檔案管理，職務相互重疊，所以在正常的工作中會出現混亂的情況。另外，很多路政信息資料保存在路政管理機構中，或者是執法檔案室。而且路政中隊的人員一般是在公路沿線上，機構成了檔案代理保管的地方，很容易造成混亂零散，缺乏完整性。而且路政檔案管理的管理人員其專業水平不高，沒有受過培訓，可能也是臨時安排，沒有檔案管理的意識，忽視路政檔案管理的重要性，后果就是檔案的缺失和錯誤，所以，一體化的管理能夠更專業系統地做好歸檔機制，避免重要資料的丟失和錯誤。

（三）路政檔案信息化管理缺乏統一規范。隨著信息化時代的到來，新時期給路政檔案的管理提出了數字化檔案室和電子化入檔的新要求。路政執法的過程中，每天都會有新的檔案出現，而且信息量很大，需要的專業技能要求很高，因此工作模式的選擇需要邊執法邊入檔。路政檔案的信息存在方式很復雜，需要路政執法人員進行資源的整合，然后根據數字化檔案室的要求進行分類，人工操作的弊端就是工作量極大，積極性被打消。其次是專業水平的薄弱會出現檔案管理的真實性不足。而且基層的路政中隊進行檔案管理時的設備支持也缺乏，無論是軟件和硬件的通用性都存在不足，所以路政檔案信息化的管理在規范要求上還有待加強。

三、建立路政檔案“一體化”的管理機制

如何一體化主要是如何將檔案管理人員和執法人員進行工作上的完美銜接，而不是重疊，工作關系的整合，能夠防止工作中出現檔案的缺失，兩個部門相互配合，及時溝通，明確自己的責任擔當，所以作為路政檔案管理的領導層需要意識到檔案的管理是執法和檔案管理部門共有的工作職責，執法人員也需要將執法和檔案的管理工作合并到一起，形成合二為一的工作模式。其次是一崗雙責，任何一個工作人員都需要認知到自己的工作內容是執法和檔案管理的統一，需要在執法中注意檔案資料的搜集和整理。最后是路政檔案收集標準的建立與完善，統一好路政檔案的一系列細節，為了保證檔案的完整性和真實性，需要路政執法人員在執法過程中嚴格按照規定對資料進行收集，并且及時存檔，保證檔案管理部門得到的是最新最真最完整的信息。

（一）建立路政檔案統一的鑒定機制。鑒定的目的就在于檢查最初的檔案信息是否完整真實，所以要及時檢查路政執法人員最初的信息錄入情況，完善鑒定機制。鑒定方式主要是內部的鑒定，檔案管理人員的鑒定，還有重要信息重點鑒定。路政執法部門需要及時進行內部的檢查，保證初始的檔案信息沒有出錯，確保按照規定進行檔案錄入。其次是檔案管理人員的檢查，利用專業性，去檢查檔案錄入的規范性、準確性，是否嚴格按照規定執行等等。最后是重要的檔案，檔案的信息量很大，也分重要與不重要，重要的檔案信息固然不能有任何的差錯，所以這部分的檔案須要領導層聘請更為專業的檔案管理人員去審核，一致認定才能存檔歸檔。

（二）實現路政檔案數字化標準管理。公路管理手段越來越智能化，電子檔案的出現有利于建設數字化檔案室的要求，如何實現數字化標準管理是現階段需要重視的。首先就是信息化管理所需的設備硬件要求，在路政執法中隊配套一些利于檔案管理的設備和硬件設施，方便后期的資料信息錄入，并且統一型號。然后是加強軟件的開發和應用，一崗雙責的工作模式形成之后，執法人員的工作量勢必會增加，所以加強軟件的開發一方面是保證路政執法人員的信息錄入工作能夠和數字化檔案室的數據對接要求，另外是減輕執法人員的工作量，滿足邊執法邊錄入的要求，以保證第一手的檔案信息準確和真實。

四、結束語

綜上所述，路政檔案管理是一項非常重要的工作內容，能夠更好地反饋公路信息，但是過于傳統的檔案管理模式存在太多的弊端，容易造成信息反映的不夠真實，所以，信息化時代給路政管理一體化帶來了機遇，將執法與檔案管理巧妙地聯合在一起，進行工作的關系整合，部門間相互配合，工作銜接得當，效率提高，路政執法依然依法執行，檔案管理也有法可依，這也是幫助路政檔案管理工作能夠更加規范化和標準化，所以，路政檔案管理一體化是公路管理的發展趨勢，也是實現檔案管理工作現代化的前提。

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[2]劉旭光.淺談圖書檔案一體化管理[J].檔案學通訊,2010(06).

[3]尹黎莉.高校圖書－情報－檔案一體化管理的思考[J].知識經濟,2015(03).