人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對策

文/威海市文登區人民防空辦公室 邵明芹

人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對策

文/威海市文登區人民防空辦公室 邵明芹

人防檔案是對人防戰備建設與管理而形成的具有保存價值的各種文字、聲像、圖表等形式的歷史記錄；但隨著人防事業的發展及辦公領域的技術設備得到普遍推廣，對人防檔案的管理出現了越來越多的問題。本文著重介紹如何完善人民防空辦公室文書檔案管理工作，并提出了合理完善的方法措施。

文書檔案；檔案管理；完善措施

一、相關工作特點

人防辦公室的檔案文書管理工作具有以下幾個特點：一是文書檔案管理工作的重點內容是進行收集和保管人防的文書檔案。二是人防文書檔案管理主要針對人防辦公室的文書任務進行工作，及其對相關文書檔案的管理。三是文書檔案的種類繁多，工作的任務內容也比較繁瑣復雜。

二、完善檔案管理工作的重要作用

對人防辦公室的文書檔案進行收集和保管的管理工作，實施檔案管理的重要性主要體現在以下幾方面：

（一）人防辦公室文書檔案保管和收集有著不可疏忽的作用。在此基礎之上，加強重視文書檔案的收集保管任務，以便提高其管理的工作效率，因此必須加強注重文書管理的問題。

（二）落實文書檔案的收集保管工作，對人防的成長歷史有著重要意義。例如，在實踐的工作過程中生成諸多的文件資料，對這些資料進行收集保管能夠促進規范管理，有利于對員工進行考核時給予參考。

（三）文書檔案的收集和保管是一項十分重要的工作，能清楚人防工作的詳細情況。因此，要持續加強文書檔案的收集和保管任務。

三、開展管理工作的完善舉措

（一）提高和完善文書檔案管理的軟件和硬件設施。與人防辦公室的文書檔案管理需要相結合，配置專用的文書檔案管理復印機、計算機、刻錄機、管理軟件、掃描儀等相關的信息化設備，從而促進文書檔案管理的相關信息化過程；還要把文書檔案的建設費用加到年度的財務預算中，全面考慮文書檔案的增加數量及文書檔案的載體樣式，技術方法的改變等因素條件，持續增加經費的投入，合理配置調溫去濕的設備、網絡安全、庫房的安全報警等有關設備設施，處理好文書檔案的管理建設問題。

（二）設立文書檔案的管理機構。在進行文書檔案的收集和保管時，必須注重加強文書檔案的管理機構建設；并且在建立檔案管理機構的同時，對文書檔案的不規范管理情況要合理設置其相關的管理法則，同時要求文書檔案的管理人員在開展工作時，根據管理規定嚴格執行；另外，在設立文書檔案管理機構的進程中，清楚文書歸檔的范圍具有重要作用，因此必須對文書檔案的管理進行認真落實；并將不同部門形成的考核管理制度歸入文書檔案管理機構中，有利于文書檔案管理工作人員提高工作效率，加強檔案的管理程度。

（三）加強收集文件材料的能力。在人防文書檔案工作的管理進程中，收集文書是檔案管理工作的基本要求，所以提高文書檔案的收集資料能力勢在必行。文書檔案的收集方法主要體現在：第一點，分門別類進行的保管文書檔案，使其保管格式符合規范，檔案分類清楚明了；第二點，規范化的處理檔案的收文與行文材料；第三點，根據目錄編制材料的編號，最大限度地收集完整的文書檔案材料；特別要注重收集一些具有重要意義的材料進行妥善保存，完成所有的文件材料收集工作后，再實施立卷，最后交給檔案管理部門進行統一分類。

（四）在做好保密工作的條件下，可繼續進行深化開發。

在新型城鎮的不斷發展建設中，深入開展檔案完善管理的措施，人防辦公室的文書檔案維護管理和開發利用為提供信息依據打下堅實基礎，為新形勢條件下開發城市地下空間、建設數據城市、城市中的應急管理、人防工程的開發運用及其減災防災等工作任務中發揮著極大的作用；嚴格遵守人防文書檔案的保密原則，不但要做好保密工作，還要確實改善檔案管理的工作模式，充分利用人防文書檔案的信息資源數據，為實現我國經濟建設提供更好的服務。

（五）加強文書檔案管理人員的工作培訓。實行文書檔案的管理人員，不僅需要有文書檔案的管理觀念，還要具有相關專業的管理理論知識和管理能力；在培訓工作的基礎上，能夠加強文書檔案的管理人員對收集保管文件材料的敏感程度，這樣能夠更好地保證文書檔案的收集和保管工作的有效運行；對于檔案管理能力不強的管理人員，要進行強化，有目的地培訓，還要推廣文書檔案管理普及的重要作用；從而進一步提高人防文書檔案管理人員的專業素質水平，以提高文書檔案管理工作效率和提高管理質量。

四、結束語

人防辦公室為國防部的重要組成機構，首要任務必須發奮做好和本身有關的諸多管理業務；人防辦公室進行管理的業務種類繁多，通常用到的人防文書檔案的種類也相當多，況且涉及的內容比較繁雜；因此在進行人防文書檔案的管理業務過程中，開發相應的管理軟件，培養人防管理人才，完善現代化設施，提高對文書檔案管理人員各方面的素質，從而提高人們的國防觀念及人防思想意識，發揮人防檔案的治理國政、育人、保存歷史等作用。

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