新形勢下科技檔案管理模式創新

文/泰山燃氣集團有限公司 黃兆梅

新形勢下科技檔案管理模式創新

文/泰山燃氣集團有限公司 黃兆梅

本文首先介紹了目前科技檔案管理工作存在的問題，并針對這些問題提出了創新科技檔案管理工作的措施，以滿足新形勢下檔案管理工作的需要，提高科技檔案管理的科學性和高效性。

新形勢；科技檔案；管理模式；創新

隨著檔案管理工作量的增加，科技檔案管理成為當今比較普遍的檔案管理方式。信息技術的發展促進了科技檔案管理工作的融合，信息化檔案管理成為了該行業的未來趨勢。但是換個角度來看這種現象，科技檔案管理在抓住機遇的同時也面臨著許多問題。筆者介紹了當前科技檔案管理工作存在的問題，以此為解決的目的提出了切實可行的創新策略。

一、科技檔案工作存在的問題

（一）忽視檔案工作的重要性。企業把主要精力放在了企業的經濟效益方面，忽視了檔案管理工作的重要性，認為進行檔案管理只是企業的一時之需，過于看重科研工作直接轉化成的物質財富，卻沒有意識到檔案工作與單位的效益之間是存在間接聯系的。這會造成檔案管理部門的地位被架空，檔案管理工作被認為是單位可有可無的，因此在工作經費和設施方面存在不平等的現象。

（二）檔案管理人員結構不合理。很多檔案管理人員是原先與資料室有關系的工作人員，其中有工作多年的老員工，雖然有著一定的工作經驗，但是非科班出身；從其它部門輪崗過來的新人既沒有相關工作經驗，也非檔案管理專業畢業，沒有經過嚴格的培訓，未持證上崗。同時，檔案管理隊伍的整體年齡結構偏大，缺乏系統的檔案學理論作為工作的指南，僅憑單獨的工作無法完成整個歸檔工作，檔案管理人員只是對檔案進行整理和保管。特別是輪崗的員工，往往是出于單位的需要，隨時可能調離檔案管理部門，因此人員很不穩定。

（三）檔案管理缺乏規范性和完整性。檔案的收集與管理需要規范化和健全的制度作為工作的保障。但是由于科技人員缺乏檔案管理意識，管理缺乏固定的制度，結果導致資料的歸檔缺失，一些重要的文件被疏漏和錯誤歸檔；由于受到原有思想的制約，檔案管理人員只是機械地接收移交部門的檔案，從不對所接收的檔案進行排查和查漏，結果導致接收的檔案資料不全，都以書面材料為主，諸如其它形式的檔案，如音視頻資料和實物等，基本上不作為檔案進行歸類和收集。有的基層單位只是關注科研成果的產生和研究過程，對科技檔案的管理不重視，收集的多為科研性的資料，卻不重視保持關于課題的反饋意見和批示等，在需要了解和總結時結果花費大量時間尋找。

二、解決新時期科技檔案管理問題的措施

（一）保障科技檔案管理的真實性與合法性。電子檔案要想保證其內容的真實性，需要提升檔案加密技術。目前我國對于科技管理的加密技術能夠分成對稱與不對稱兩種類型。第一種是通過指紋來解密，相當于使用鑰匙開鎖，這是當前比較普及的加密方法；而對于非對稱的加密方式來說，其主要是對加密以及解密以兩種方式進行的，主要是加密的鑰匙能夠進行相應的公開，不過解密的鑰匙要進行相應的保密，要通過相對特殊的管理人員進行掌握和管控，這種技術效率是比較高的。對于非對稱的加密技術來說，能夠通過加密的鑰匙進行相應的公開，進而促使所有對科技檔案管理的相關部門能夠主動地對其自身的科技檔案進行相應的加密和保護，以此來確保科技檔案的合法性與真實性，保證檔案的完整性和妥善保管。

（二）完善檔案管理的模式。檔案資料形成的過程是比較繁瑣的，這對于科技檔案管理員工來說是比較大的挑戰。在管理和保存以及利用的過程都會對檔案的完整性產生一定的影響，這些影響如果前期不能及時發現，其導致的后果將是無法挽回的。因此，對于相關方案的控制部門就要對其進行相應的管理，保證其科學性以及嚴謹性、合理性等等，對檔案的形成過程進行實時監督，對各環節進行嚴格地把控。

（三）優化檔案管理人員隊伍。領導加強科技檔案管理意識是做好檔案管理的前提，除此之外，管理水平的高低還取決于檔案管理隊伍的整體素質，也就是整個部門的團隊。優化檔案管理人員隊伍需要從以下三方面著手：首先，加強對檔案管理人員進行網絡技能的培訓，提高檔案管理的專業技能。其次，制定靈活的物質激勵機制，提高檔案管理工作人員的福利待遇，穩定員工隊伍。最后，把培訓制度作為單位績效考核的常規內容，讓檔案管理工作人員的自我培訓和提高常態化和日程化，從根本上提高他們的專業技術水平。

三、結語

總而言之，科技檔案是現代化社會發展的產物，檔案管理工作看似簡單，實則是任何單位不可或缺的，必須客觀的看待它的作用。同時檔案管理工作不能墨守成規，檔案管理工作者要樹立創新意識，以新形勢為契機，探尋適應時代發展的新的檔案管理模式，促使科技檔案工作效能的提高。

[1]孟麗君.新形勢下科技檔案管理模式創新研究[J].黑龍江史志,2015（13）：180.

[2]黃偉茹.新形勢下科技檔案管理模式創新的思考[J].科技與企業,2013(13):90.

[3]岳翠平.新形勢下科技檔案管理模式創新研究[J].辦公室業務,2013（15):142+145.