我國高校檔案管理信息化研究

文/朔州師范高等專科學校 常江

我國高校檔案管理信息化研究

文/朔州師范高等?？茖W校 常江

本文從檔案管理信息化內涵入手，分析了目前我國高校檔案信息化管理進程中存在的主要問題，并針對這些問題提出了加大軟硬件基礎設施經費投入、提高管理者綜合素質、建立制度保障體系、健全安全機制等應對策略。

高校；檔案管理信息化；對策

檔案工作的根本目的是提供一種便利的信息渠道為社會服務。高校檔案管理作為一種信息管理資源，其重要性不言而喻。21世紀是信息化的時代，如何實現高校檔案管理信息化，怎樣讓檔案管理在教學、科研、教育改革中發揮重要作用，已經成為高校管理者思考的重要議題。隨著計算機信息技術的不斷演進和校園科學技術水平的持續推廣，用信息化管理模式來管理高校檔案已經成為發展的必然，也是衡量高校管理是否完備的重要指標。高校檔案管理信息化的本質是以計算機網絡建設為基礎，將紙質檔案數字化、規范化的一種資源組建模式。因此，加快高校檔案管理信息化進程，綜合開發利用檔案管理信息資源，是當前高校檔案建設的重要任務。

一、檔案管理信息化的內涵

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，將檔案信息資料通過加工處理，應用計算機網絡和數字化原理等大數據信息庫技術，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，從而實現檔案信息資源的社會化共享，提高檔案信息的利用率。

傳統的檔案管理是建立在紙介質基礎上，工序復雜效率低。而現代檔案管理的信息化主要是通過網絡進行信息的傳遞，利用計算機及互聯網平臺將信息進行收集、整理、歸檔、編目、檢索，建立大數據庫平臺。檔案管理信息化方便了資料的存取和與國外網絡的連接，能充分開發和利用檔案信息，為高校內部和社會廣大用戶提供各種檢索服務、文獻數據庫信息、咨詢服務、查詢服務，實現資源共享。

二、高校檔案管理信息化存在的問題

目前，我國高校信息化管理面臨諸多問題，比如：思想觀念滯后、軟硬件基礎設施建設落后、高校檔案管理人員綜合素質普遍偏低、信息化管理制度還不夠健全等，這些問題急需解決。

（一）信息化意識不強，思想觀念滯后。高校檔案信息化管理是現代高校信息資源的合理分配和有效利用，所以檔案管理工作的內容和方式應不斷發展創新。但在實際工作中，許多校領導還沒有清楚地認識到高校檔案管理的重要意義和價值，對檔案信息化建設的進程不太重視。檔案管理人員信息化意識不強，思想觀念滯后，缺乏創新意識和創新實踐。還有一些人依然固守傳統落后觀念，認為信息化管理檔案效果不大。總體而言，現代高校管理人員對檔案信息化管理缺乏深刻認識，他們認為檔案工作是一項附帶性工作，忽視了它的重要性，所以在行動上表現出安于現狀的工作態度。

（二）經費投入少，軟硬件基礎設施建設落后。根據相關調查數據顯示，我國大多數高校檔案都存在信息網封閉的問題，還沒能實現數字化資源的共享和有效傳遞。我國高校普遍存在的問題是對基礎設施的經費投入少，基礎設施落后，主要表現為：很多高校打印機、掃描儀、計算機等辦公設施落后且簡陋，而檔案管理信息化建設首先需要有現代化的基礎設施。除此之外，與硬件設施相配合的軟件設施也比較落后，軟件達不到信息的現代化要求，無法實現信息的跨庫檢索，在實際的應用過程中，有諸多不便。

（三）高校檔案管理人員的綜合素質有待提高。高校檔案信息化專業要求比較高，需要檔案管理與信息管理做到有機結合。這對于傳統的檔案管理人員來說，是一項不小的挑戰。我國目前從事檔案管理的人員大多是一些退休教師，他們的專業知識體系較為傳統，計算機知識更是薄弱，有些甚至連計算機最基本的操作應用都很難掌握，還有一些檔案管理者學歷水平較低，既不懂專業又不懂技術，信息化管理對于他們來說更是舉步維艱。高校檔案管理工作其實是一項偏技術性的工作，對工作人員的專業要求和技術要求都比較高，我國高校在人才綜合素質這方面還比較欠缺，既跟不上信息化對檔案管理的要求，又跟不上網絡全球檢索服務的要求。

（四）信息化管理制度還不夠健全。任何管理工作都需要相關制度加以保障，高校檔案信息化管理對制度保障要求相對比較高，所以必須建立一套行之有效的制度來規范和保障檔案管理。然而，我國大多數高校行政管理制度不健全，體系不完備，程序不統一，加之其它輔助性管理制度缺失，直接影響了我國高校檔案管理的信息化建設進程。

三、高校檔案信息化管理對策

如前所述，高校檔案管理信息化是實現高校公共服務的基礎工程，體現了現代大學的辦學水平、辦學質量和管理層次。信息化管理既是機遇又是挑戰。根據前期建設的問題及經驗，筆者認為應該從以下四個方面提出對策：

（一）加大經費投入，加強各種軟硬件基礎設施建設。加大經費投入力度，加強各種軟硬件設施建設是我國高校檔案管理信息化的基礎。計算機、打印機、掃描儀等硬件設施需配套使用，還要開發、引進、創新相關的檔案管理軟件設施，保障和完善各種軟硬件基礎設施的安裝和維護。

（二）提高高校檔案管理人員的綜合素質。高素質人才是提高高校檔案管理信息化的關鍵，建議從以下三個方面進行：一是人才引進。為了提高檔案管理人員的綜合素質，需要嚴把質量關，把業務素質和信息技術處理能力作為招聘人才的要求，用高知識素養來擴充檔案管理人才隊伍。二是強化檔案管理人員的學習意識和創新意識。高校應該鼓勵和支持檔案管理人員學習專業知識，拓寬視野，不斷學習充電，掌握檔案管理的前沿理論和技術，實現檔案管理從傳統型向信息化、規范化、現代化的過度。三是注重對檔案工作人員的培養。高校應貫徹“走出去”“引進來”的原則，多開展繼續教育、定期培訓、技術研討等各種形式的專業學習，提高檔案管理人員的普遍素質。

（三）建立相關的管理制度保障體系?！盁o規矩不成方圓”，高校檔案管理信息化需要建立一套完整系統的制度保障體系。全面核查案卷，將有用信息補充完整，無用信息剔除；對案卷重新整合，規范化管理，將頁碼、目錄、標題一一補充完整；按統一分類標準進行分類，規范檢索查詢索引，提高查詢效率。

（四）健全高校檔案管理信息化安全機制。檔案屬于個人隱私，所以一定要保障檔案管理的信息安全。防止檔案信息泄露，首先要保障高校網絡運行環境的安全，因為信息化管理的過程中，會大量使用計算機等網絡媒介進行信息的儲存、管理和使用，一旦運行環境出現漏洞，很容易因遭受電腦黑客攻擊而造成信息的泄露，這會給檔案系統管理造成嚴重威脅。其次要保障檔案信息本身的安全。在管理人員進行信息編目整理的過程中，使用規范化的網絡設備操作，以防信息數據丟失或破壞；除此之外，還要嚴格審核網上數據信息，設置網上訪問權限，保障個人隱私安全，并定期排查、更新和備份。

總之，高校檔案信息化建設不可能一蹴而就，需要高校檔案管理領導和檔案工作人員齊心協力、不斷探索，需要高校相關部門積極配合，才能邁向新臺階，與世界高校檔案管理的國際化接軌。

[1]章鄴.論高校檔案信息化管理[J].鹽城師范學院學報（人文社會科學版）,2012(12).

[2]谷麗萍.高校檔案信息化建設[J].山西大同大學學報（社會科學版）,2009(10).

[3]程玉敏.論高校檔案管理信息化建設[J].福州大學學報（哲學社會科學版）,2009(3).