企業檔案管理信息化建設的有效途徑

文/甘肅省蘭州市中鐵一局集團市政環保工程有限公司 張秀國

企業檔案管理信息化建設的有效途徑

文/甘肅省蘭州市中鐵一局集團市政環保工程有限公司 張秀國

檔案如實記錄了企業各項業務活動開展情況，可以真實反映出企業的發展歷程，對企業的建設與發展有著極大的促進作用。在信息時代背景下，企業要想提升檔案管理工作的效率，需要加快信息化建設步伐，確保將檔案資料的價值充分發揮出來，為企業的經營管理服務。本文將簡述企業檔案管理信息化建設的意義，并提出具體可行的策略。

企業；檔案管理；信息化建設

信息化是目前世界經濟與社會發展的主流趨勢，對企業檔案管理信息化而言，主要是利用計算機技術、網絡技術、數字化技術和數據庫技術等，將傳統文書、科技、人事等檔案轉化為數字檔案。同時，還要建立檔案目錄數據庫，利用計算機網絡設備進行傳輸，共享檔案信息資源，促進企業經濟效益與社會效益的提升。因此，企業必須引起高度重視，不斷改進各方面條件，為檔案管理信息化建設提供可靠保障。

一、企業檔案管理信息化建設的意義

加強檔案管理工作，有利于企業生產與經營的正常開展，讓企業的利益與合法權益得到維護，同時也記載了企業發展、技術、成果、經營、資源和歷史概貌等內容。一是通過檔案管理信息化建設，可以讓檔案管理工作得到改善，突破傳統檔案利用的各種局限，讓檔案管理部門由封閉轉變為開放，由檔案保管與利用智能轉變為信息采集、管理與服務職能。這樣可以更加科學配置檔案信息資源，為企業發展提供更加優質和高效的服務。二是采用信息化管理方式，能夠保證信息的可靠性與完整性，為領導提供詳細的決策依據，從而優化組織管理，創新經營決策。三是檔案信息化能夠大大減少二次文獻信息的編著時間，讓檔案信息利用時效性得到提升，將檔案資料提供給企業各業務部門，從而推動企業的快速發展。

二、企業檔案管理信息化建設的策略

（一）提高重視程度，增加資金投入。企業檔案管理信息化建設涉及事項多，內容雜，包括購置計算機、打印機、復印件、掃描儀、光盤刻錄機等硬件設備，開發網絡系統等，需要在資金上獲得保障。企業管理者應引起足夠重視，正確意識到檔案管理信息化建設的意義，在經費上給予足夠的支持，同時根據《檔案法》相關規定，督促檔案管理人員落實好自身職責，讓檔案管理信息化建設可以正常開展。此外，在檔案內容、著錄項目、數據庫結構等內容上，也要作出統一規定，對檔案數據管理軟硬件的文檔格式、數據指標等進行規范，讓數據信息得到有效共享。企業內部要采用統一的軟件，確保能夠正常轉換和讀取數據。

（二）抓好基礎設施建設。企業檔案信息化建設是一項復雜、系統的工程，涉及檔案的收集、整理、保存和利用等工作。企業必須重視信息化基礎設施建設，將各項設備配置完整，夯實信息化建設基礎，從而讓不同種類、載體的檔案資料得到有效保存，便于今后企業各部門的利用。企業還應加快檔案信息全文數據庫、多媒體數據庫等建設，將多媒體設備配置齊全，以電子化方式存儲檔案信息，提升今后查閱的速度。檔案管理人員也要提高重視，管理電子文件時做到安全和完善，尤其是一些價值價高的檔案，如企業科研成果、財務信息等，不僅要將原始資料保存好，還應有電子版資料，及時進行備份，確保檔案資料的安全。

（三）完善各項檔案管理制度。為確保企業檔案管理信息化建設的正常開展，應結合實際情況，不斷完善各項管理制度，讓檔案管理工作更加科學化、現代化和規范化。如此一來，不僅讓檔案事業延伸到經濟發展上，還促進了企業的快速發展，并將其與企業績效考核結合起來，讓全體員工都能重視檔案管理信息化建設。制度還可以約束檔案管理人員的行為，提高他們的責任心，能夠利用信息技術開展檔案收集、整理、分類、歸檔、保存、查閱和利用等工作，并注意正確操作各種現代化設備，保證檔案的安全，避免發生檔案資料遺漏、丟失等問題。這樣不僅可以提升檔案管理效率，也加快了企業檔案管理信息化建設步伐，讓各種珍貴檔案資料得到了有效利用。

（四）提升檔案管理人員綜合素質。企業要注重建立一批素質高、能力強、精通現代信息技術的檔案管理人員，才能確保檔案管理信息化水平得到提升。對此，企業要定期組織開展對檔案管理人員的培訓工作，讓他們學習檔案管理方面的新知識，并掌握計算機技術、網絡技術以及數字化技術。同時還要注重引進專業人才，尤其是懂現代信息技術的人才，讓檔案管理隊伍更加充實，能夠正確、熟練操作現代化辦公設備，并懂得維護保養的方法。而對于檔案管理人員而言，也要充分認識到學習的緊迫性，在日常工作中主動進行學習，不斷提升自己的業務能力，增強開拓創新的意識。這樣企業檔案管理信息化水平才能得到提升，為企業各項生產經營活動的順利開展提供準確、全面的檔案信息。

三、結語

總之，在當前市場經濟條件下，企業要加快檔案管理信息化建設步伐，最大限度發揮出企業財務、科研、人事等檔案資料的作用，從而適應時代發展步伐，提升市場競爭力。因此，企業要重視檔案管理信息化建設步伐，逐步加大資金投入力度，夯實基礎，同時抓好對檔案管理人員的培訓工作。這樣才能保證檔案管理信息化建設取得新成效，充分體現檔案管理的服務功能，為企業的進一步發展創造有利條件。

[1]張海英.關于企業檔案管理信息化建設的思考[J].辦公自動化,2015(06):43-44.

[2]劉捷.中小企業檔案管理信息化建設思考[J].湖南科技學院學報,2014(08):184-187.