事業單位人事檔案信息化管理問題與對策

文/山東省濰坊市奎文區智慧辦 明浩利

事業單位人事檔案信息化管理問題與對策

文/山東省濰坊市奎文區智慧辦 明浩利

人事檔案管理是事業單位管理工作中的重要內容，在當前信息時代背景下，表現出信息化水平不高、管理效率偏低的問題。這需要事業單位提高重視程度，大力應用各種信息技術手段，提升檔案資料的利用率。本文將簡述事業單位人事檔案信息化管理的問題，并提出了相應對策。

事業單位；人事檔案；信息化管理

在事業單位各項工作與業務活動中，都會產生大量的人事檔案資料，包括所有干部與員工的年齡、學歷、職稱、業績、獎懲等方面的情況，具備較高的保存價值，能夠為事業單位人才選拔提供可靠的信息，促進各項工作順利開展。對此，事業單位要充分認識到信息技術的優勢，將其應用到人事檔案管理工作中，切實提升檔案管理工作效率。從而加快檔案資料的開發與利用，為事業單位人才建設提供可靠保障。

一、事業單位人事檔案信息化管理的問題

（一）軟硬件基礎設施不全。因為不同地區與部門對人事檔案信息化要求不一樣，所以事業單位在開發人事檔案管理軟件時，大多獨立進行，導致軟件無法實現互通，影響了通用、規范管理軟件的開發。而事業單位人事檔案信息化管理所需設備不齊全，包括計算機、復印件、掃描儀、打印機等，為人事檔案信息化管理帶來了阻礙。

（二）標準不統一，管理方式落后。為提升事業單位人事檔案信息化管理水平，需要明確基礎工作的標準與規范。但是從實際情況來看，各單位只考慮自身的利益與需求，導致管理標準與規范不統一，不能共享檔案信息。同時，很多事業單位在人事檔案管理中，信息技術應用較少，以傳統手工方式為主，雖然使用電子檔案，但只是簡單記錄基本信息，缺少系統的操作和管理，不利于提升人事檔案管理的工作效率。

（三）人事檔案利用率不高。人事檔案管理的主要目的是利用，將全面、準確、真實的人事信息提供給人事部門，便于制定科學合理的人事決策。從現階段事業單位人事檔案管理工作來看，還有重保管、輕利用的情況，人事檔案服務開發意識不強。能夠公開查閱的人事檔案信息有人員的基本履歷、職稱、工資等，服務工作顯得非常被動，基本上是等著利用者上門查詢，利用范圍較小。如此一來，不能真正發揮出人事檔案的作用，體現不了其價值。

（四）人事檔案管理人員素質不高。信息化背景下的人事檔案管理工作，對人事檔案管理人員提出了更高、更嚴格的要求，不僅要具備檔案管理方面的知識，還要掌握計算機技術、網絡技術和數字化技術，能夠熟練操作各種先進的設備。不過從現階段情況來看，事業單位還缺乏足夠的高素質檔案管理人員，現有人事檔案管理人員業務能力不強，懂技術、懂管理的復合型人才非常匱乏。

二、事業單位人事檔案信息化管理的對策

（一）轉變思想，提高重視。事業單位領導思想上要引起重視，大力支持人事檔案管理信息化建設工作。人事檔案中如實記錄了事業單位員工個人基本信息、工作經歷、社會活動表現等，能夠將其綜合素質與業務能力反映出來，有利于事業單位人才選拔。在人事檔案管理信息化建設中，對技術要求很高，需要各方人員提高重視程度，確保信息技術在人事檔案管理工作中得到有效應用，從而提升檔案管理工作效率，將檔案資料價值充分發揮出來。

（二）增強資金投入，完善基礎設備。在事業單位人事檔案管理信息化建設中，還要有足夠的經費作為保障，能夠盡快對各項基礎設施設備進行完善。對此，事業單位要逐步加大資金投入力度，配置人事檔案信息化管理所需的各項設備，如計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、數碼相機等。這樣能夠保證事業單位人事檔案收集、整理、分類、存儲、利用等工作順利進行。同時，事業單位還要加快對人事檔案管理軟件的開發，將相關標準與規范明確下來，從而更好地實現人事檔案資源的共享，為事業單位的改革與發展服務。

（三）健全人事檔案管理制度。事業單位人事檔案信息化管理工作涉及內容眾多、事項繁雜，為保證信息化建設取得成效，還要建立健全的規章制度，并嚴格落到實處。事業單位要根據《檔案法》中相關規定，結合自身實際情況，建立完善的人事檔案管理制度，明確信息化建設工作的要求，確保各環節管理工作能夠有章可循。同時，通過制度還可以將檔案管理人員職責明確下來，約束并規范其工作行為，從而真正保證事業單位人事檔案管理信息化建設順利進行。

（四）提升人事檔案管理人員綜合素質。為提升人事檔案管理信息化水平，事業單位要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，為他們提供更多學習的機會，能夠豐富自身知識儲備，優化知識結構，并掌握各種先進的信息技術，能夠滿足信息時代下對人事檔案管理工作的要求。同時，人事檔案管理人員也要充分認識到學習的重要性，在業余時間主動加強學習，既要學習新的管理方法，還要學習技術，提升自己的業務能力，從而更好地勝任本職工作。

三、結語

總之，事業單位加強人事檔案信息化管理意義重大，能夠提升工作效率，更好地發揮出檔案資料的作用。對此，事業單位要提起重視，逐步增加資金投入，健全各項管理制度，為人事檔案管理信息化建設創造有利條件。而檔案管理人員也要主動學習，用好先進信息技術，增強主動服務意識，為事業單位的發展創造良好條件。

[1]趙愛華.淺談事業單位干部人事檔案信息化管理[J].辦公室業務,2016(18):162.

[2]曾華.事業單位人事檔案管理的信息化建設研究[J].管理觀察,2015(23):37-38.