信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策

文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策

文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

信息化時代為機關事業單位檔案管理創造了更多有利條件，既可以減少檔案管理工作量，還能夠提升工作效率，讓檔案資料得到充分的利用。對此，機關事業單位要將現代信息技術應用到檔案管理工作中，滿足自身改革與發展的要求。本文將簡述機關事業單位檔案管理工作現狀，并提出行之有效的對策。

信息化；機關事業單位；檔案管理

在市場經濟快速發展的過程中，機關事業單位每天都會產生大量的檔案資料，內容也更加多樣與復雜，為檔案管理人員帶來了巨大的考驗。尤其是在信息化背景下，需要檔案管理人員及時掌握各種新技術，熟練操作先進的設備，確保檔案管理工作效率得到提升。這樣才能保證檔案收集、整理、歸檔、存儲和利用等工作的順利進行，更好地服務于機關事業單位的發展。

一、信息化時代機關事業單位檔案管理的現狀

（一）檔案管理工作效率低。當前，很多機關事業單位仍然采用傳統管理模式，以紙張、照片和錄像等形式存儲檔案，這樣既不便于管理，也無法實現長久保存，容易出現損壞。由于機關事業單位管理工作非常繁雜，存在著大量的文書和文件等資料，若是采用手工登記的方法，則很難提升工作效率。信息化環境下，需要檔案管理人員提高重視，充分利用網絡技術、計算機技術，簡化工作流程，讓檔案管理工作高效、有序進行。

（二）思想不重視，投入力度不足。提升檔案管理信息化水平，能夠促進信息的交流與共享。但是一些機關事業單位思想認識不到位，在檔案管理信息化建設上投入不足，無法實現檔案信息的共享。從傳統紙質檔案管理方式上看，在搬運、保管上存在諸多不便，也不利于今后的查詢。對此，機關事業單位必須提起足夠的重視，充分應用信息技術管理檔案，利用網絡來保管、查閱和共享信息，這樣既便捷，還能保證檔案信息的安全，避免出現遺漏的情況。

（三）檔案資料不完善、不安全。機關事業單位在進行紙質檔案管理時，極易受到保存與環境等條件的影響，若是保存不妥善，將造成很多珍貴檔案資料被破壞。在信息化環境下，機關事業單位要用好電子檔案，避免受到各種外界因素的影響，這與傳統紙質檔案相比，可以實現檔案資料的長久保存，并不會被損壞。如此一來，既能夠節約存儲空間，還便于今后的利用。

二、機關事業單位檔案管理的對策

（一）提高重視，加強領導。機關事業單位要將信息技術應用到檔案管理工作中，才能更好地利用檔案資料。檔案管理作為機關事業單位管理工作中的重要內容，可以為領導提供全面而準確的決策依據。對此，機關事業單位要根據《檔案法》中相關規定，正確認識到提升檔案管理信息化水平的意義，能夠在思想上提高重視程度。同時還要給予管檔案信息化管理工作更多的支持，切實加強領導，解決檔案管理信息化建設中的問題，為提升檔案管理工作效率奠定良好基礎。

（二）完善各項基礎設施。在機關事業單位檔案管理信息化建設過程中，還要盡快完善各項基礎設施。機關事業單位必須增強資金投入，在自身發展規劃中納入基礎設施建設，配置檔案信息化管理所需的設施設備，如刻錄機、計算機、掃描儀、打印機、復印機和數碼相機等，讓檔案管理信息化建設可以正常開展，保證文字、照片、光盤等檔案資料的完整性與安全性。同時機關事業單位還要應用正規的軟件，與自身實際情況結合起來，做好軟件開發工作，從而更好地利用計算機實現對檔案的收集、整理、分類、存儲和利用等工作。

（三）提升檔案管理的規范性。機關事業單位業務較多，每天都會形成各種檔案資源，且數量很龐大，涉及方方面面的內容，且各部門之間相互獨立，造成檔案資源極為分散，無法實現統一編制。基于此，機關事業單位要對檔案進行集中統一管理，將檔案管理工作的標準與規范明確下來，為檔案信息的開發與利用創造有利條件，讓檔案信息及時、準確提供給所需部門。同時，機關事業單位通過提升檔案管理的統一性和規范性，能夠更好地共享信息資源，避免浪費過多的人力、財力和物力，推動單位的進一步發展。

（四）提升檔案管理人員綜合素質。機關事業單位檔案管理人員的綜合素質，對檔案信息化管理工作水平有著直接的影響。需要大力開展對檔案管理人員的培訓教育工作，讓他們學習到更多先進、有用的知識，掌握更多的專業技能。同時，還要積極引進計算機、網絡、軟件等專業的人才，加強人力資源建設，為檔案管理信息化建設提供可靠保障。當然，對于機關事業單位檔案管理人員而言，也要充分認識到學習的重要性，在業余時間主動開展學習，優化自身知識結構，尤其是提升自己應用現代信息技術的能力。這樣才能更好地勝任機關事業單位檔案管理工作，并主動提供服務，促進單位的進一步發展。

三、結語

總之，將現代信息技術應用到機關事業單位檔案管理工作中，能夠有效提升工作效率，最大限度發揮出檔案資料應有的價值，確保單位各項業務、工作和活動的順利展開。對此，機關事業單位要及時轉變觀念，不斷增加資金投入，將各種現代設備配置齊全，并重視對檔案管理人員的培訓工作。這樣才能真正提升檔案管理工作水平，更好應對信息化環境對機關事業單位的新要求和新挑戰。

[1]張曉斌.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務.2016(06):132.

[2]王楠.淺議信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化[J].現代交際.2016(02):129.