淺談做好高校辦公室行政管理工作的五點(diǎn)要求

文/中山大學(xué)新華學(xué)院 張強(qiáng)

淺談做好高校辦公室行政管理工作的五點(diǎn)要求

文/中山大學(xué)新華學(xué)院 張強(qiáng)

高校辦公室是高校的綜合管理部門和服務(wù)機(jī)構(gòu)，在高校的改革和發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。本文結(jié)合中山大學(xué)新華學(xué)院辦公室工作實(shí)踐，圍繞高校辦公室管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)，從制度、服務(wù)、言行、效率、能力五個(gè)方面簡(jiǎn)要闡述了做好高校辦公室行政管理工作的要求。

高校辦公室；管理工作；要求

近年來，我國高等教育快速發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)水平逐步提升。2015年，國務(wù)院印發(fā)了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，首次對(duì)我國如何建設(shè)世界一流大學(xué)和學(xué)科作出了具體規(guī)劃。國家這項(xiàng)“雙一流”的重大戰(zhàn)略規(guī)劃將為我國高等教育的發(fā)展注入新的動(dòng)力，而高等教育的快速發(fā)展也將進(jìn)一步推動(dòng)高校內(nèi)部管理模式的整合和創(chuàng)新。高校辦公室作為高校的綜合行政機(jī)構(gòu)，在高校的管理中發(fā)揮著參謀助手的作用。因此，如何提高高校辦公室的工作效率和質(zhì)量，將對(duì)高校的管理和未來的發(fā)展產(chǎn)生直接的影響。本文結(jié)合中山大學(xué)新華學(xué)院辦公室工作實(shí)踐，圍繞高校辦公室管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)，從五個(gè)方面闡述了做好高校辦公室行政管理工作的要求。

一、敬畏制度，遵守規(guī)矩的要求

無規(guī)矩不成方圓。高等學(xué)校要想快速發(fā)展，必須建立一整套切合自身發(fā)展實(shí)際的規(guī)章制度，并努力推進(jìn)各項(xiàng)管理工作的制度化、規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。高校辦公室作為高校的一個(gè)非常重要的綜合管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮著上傳下達(dá)、督察督辦的作用，它的工作具有涉及面廣、頭緒雜、任務(wù)重、時(shí)間緊等特點(diǎn)。因此，作為高校辦公室的管理人員，一方面必須牢固樹立規(guī)則意識(shí)，熟悉高校的各項(xiàng)規(guī)章制度、明確辦事流程、具體步驟及其要求，凡事依規(guī)矩行事、依程序辦事，避免因不了解程序?qū)е轮貜?fù)性的工作；另一方面，要了解自己的崗位職責(zé)，善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)會(huì)理清工作思路，并制定短期和長期工作計(jì)劃，統(tǒng)籌時(shí)間安排，將自身的工作固定化、標(biāo)準(zhǔn)化，減少因工作忙碌導(dǎo)致的差錯(cuò)，提高工作效率。

二、著眼全局，服務(wù)中心的要求

統(tǒng)籌兼顧是科學(xué)發(fā)展觀的根本方法。高校辦公室作為一個(gè)綜合組織協(xié)調(diào)部門，其管理人員在處理相關(guān)事務(wù)時(shí)必須著眼于高校統(tǒng)籌發(fā)展的全局，圍繞學(xué)校的中心工作提供后勤保障服務(wù)。作為高校辦公室的管理人員，首先要了解學(xué)校的中長期發(fā)展目標(biāo)，樹立全局意識(shí)，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問題，為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展出謀劃策；其次，高校的工作都具有一定的規(guī)律性和階段性，要了解學(xué)校在一個(gè)學(xué)年周期內(nèi)不同階段的工作重心，緊緊圍繞學(xué)校工作重心做好服務(wù)工作；最后，高校辦公室管理人員還應(yīng)了解國家的各項(xiàng)法律法規(guī)和方針政策，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，拓寬視野，才能更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

三、以身作則，率先垂范的要求

欲明人者先自明。高校辦公室管理人員在平常的工作和生活中要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，努力踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀，崇尚文明，弘揚(yáng)先進(jìn)，注意個(gè)人形象和言行舉止，事事當(dāng)先鋒，處處爭(zhēng)優(yōu)秀，在師生中樹好標(biāo)桿，起到模范帶頭作用。這就對(duì)辦公室管理人員提出以下幾點(diǎn)要求：一是要嚴(yán)于律己，自覺遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度。二是要提高政治理論水平，加強(qiáng)師德修養(yǎng)，學(xué)為人師，行為世范。三是堅(jiān)決貫徹執(zhí)行學(xué)校做出的有關(guān)決定，按時(shí)保質(zhì)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。四是積極主動(dòng)參與學(xué)校的黨代會(huì)、教代會(huì)、工會(huì)代表大會(huì)等，為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展建言獻(xiàn)策。五是發(fā)揮好黨員的先鋒模范作用，團(tuán)結(jié)同事，關(guān)愛學(xué)生，樹立良好的公眾形象。

四、注重效率，快速反應(yīng)的要求

高校辦公室是高校管理工作的中樞，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是溝通上級(jí)單位的橋梁，又是聯(lián)系師生的紐帶。高校辦公室的工作效率，直接體現(xiàn)了高校運(yùn)轉(zhuǎn)的效率和管理工作的水平。因此，高校辦公室管理人員應(yīng)進(jìn)一步樹立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變管理理念，切實(shí)改進(jìn)工作方式和方法，提高工作效率。一要建立健全一套完善的規(guī)章制度和工作流程，嚴(yán)格按規(guī)定和流程辦事，避免重復(fù)性的工作。二要樹立主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)的意識(shí)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為學(xué)校的發(fā)展建言獻(xiàn)策。三要積極主動(dòng)聯(lián)系師生，對(duì)師生反映的問題要及時(shí)辦理，不回避、不拖延。四要?jiǎng)?chuàng)新工作方式和方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足，提高工作效率。五要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)對(duì)外的協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)，確保信息交換渠道的暢通。六要勤于思考，提高思維的敏銳性和遇事處事的應(yīng)急應(yīng)變能力。

五、創(chuàng)新思路，強(qiáng)化能力的要求

作為辦公室的管理人員，應(yīng)該在日常的工作中多嘗試新方法、新技能、新思路，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足，提高工作效率和水平。此外，還應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合能力：第一，辦事能力。掌握辦公室管理人員的工作職責(zé)、工作重點(diǎn)、工作規(guī)律、工作程序、工作方法，分清輕重緩急，堅(jiān)持急事急辦、有序運(yùn)行、依時(shí)完成。第二，協(xié)調(diào)溝通能力。掌握溝通的時(shí)機(jī)和技巧，處理好與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、部門之間、同事之間的溝通技能。第三，組織計(jì)劃能力。掌握領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政工作的要求，制定完整的工作計(jì)劃，提出工作標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)工作內(nèi)容，總結(jié)工作匯報(bào)。第四，公文寫作能力。掌握辦公室常見公文的格式和寫作方法，了解領(lǐng)導(dǎo)的語言表達(dá)習(xí)慣，多讀書、勤練筆，才能寫出高水平的文章。

總之，高校辦公室是學(xué)校對(duì)外服務(wù)的窗口，其管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)是為教學(xué)和科研服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。作為管理人員，應(yīng)切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不斷提升工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，發(fā)揮好參謀助手的作用，為高校的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

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