辦公檔案現(xiàn)代化管理探究

文/煙臺(tái)市辛安河污水處理有限公司 李靜

辦公檔案現(xiàn)代化管理探究

文/煙臺(tái)市辛安河污水處理有限公司 李靜

目前，辦公現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。基于此，本文將以辦公現(xiàn)代化下的檔案管理為切入點(diǎn)，通過簡(jiǎn)要分析辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)，以及當(dāng)前辦公現(xiàn)代化環(huán)境下檔案管理出現(xiàn)的一些問題，以期為更好地運(yùn)用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理提出具有建設(shè)性的建議。

辦公現(xiàn)代化；檔案管理；途徑

一、辦公現(xiàn)代化環(huán)境下檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）在辦公現(xiàn)代化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，能夠有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例：按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，當(dāng)檔案管理者根據(jù)查閱者需求提供檔案時(shí)，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對(duì)案卷編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)查找，最后再到庫房調(diào)閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復(fù)雜、耗時(shí)耗力而且很難保證其正確性。而在辦公現(xiàn)代化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，能夠使系統(tǒng)在運(yùn)行過程中發(fā)揮其查找功能，通過人對(duì)設(shè)備的操作控制實(shí)現(xiàn)人與設(shè)備的一體化操作，不僅程序簡(jiǎn)便、操作快捷，而且大大提升了檔案管理的效率。

（二）在辦公現(xiàn)代化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔、文字等信息的共享。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以被充分利用。長(zhǎng)此以往，檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而應(yīng)用辦公現(xiàn)代化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能夠使文檔通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能夠不受時(shí)間空間的限制而自由進(jìn)行文檔查閱，從而實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的最大化共享。

（三）在辦公現(xiàn)代化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，能夠最大限度地保護(hù)檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質(zhì)的案卷經(jīng)常翻閱會(huì)不可避免地帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質(zhì)檔案，其紙張經(jīng)老化、脆變已承受不起反復(fù)翻閱。利用信息技術(shù)將相關(guān)檔案數(shù)字化后，就可以直接通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行相關(guān)的查找瀏覽操作，使得紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低。除此之外，在數(shù)字化過程中還可以對(duì)檔案進(jìn)行字跡顏色加深處理，最大程度地使其恢復(fù)原有的樣貌，達(dá)到保護(hù)檔案實(shí)體的目的。

（四）在辦公現(xiàn)代化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，能夠提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行人工收集、整理、運(yùn)輸?shù)龋@樣一來，檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運(yùn)輸過程中，很多突發(fā)因素很容易造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案資料不必再通過人工運(yùn)輸?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞，而是通過網(wǎng)絡(luò)共享就能夠快速實(shí)現(xiàn)兩地之間的檔案?jìng)鬟f，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計(jì)算機(jī)通過檔案?jìng)浞菀材軌蜉p松解決這一問題。

二、辦公現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理工作出現(xiàn)的問題

（一）電子文件安全性得不到保證。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在運(yùn)行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進(jìn)行傳遞時(shí)，其安全性就很難得到保證。特別是一些網(wǎng)絡(luò)黑客運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)根據(jù)自身需要對(duì)文件進(jìn)行內(nèi)容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，更是對(duì)文檔的安全性構(gòu)成了威脅。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多檔案管理人員所從事的工作與其專業(yè)并不對(duì)口，加之部分工作人員對(duì)信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件應(yīng)用并不熟練，這樣很容易造成使檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。

三、提升檔案管理質(zhì)量與效率的幾點(diǎn)措施

（一）充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。檔案辦公信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)單位現(xiàn)代化管理的必要條件。因此單位領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到其重要性，把檔案信息化建設(shè)納入工作日程中。政府及有關(guān)部門也要給予檔案管理信息化建設(shè)以大力的資金支持，支持檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。

（二）提高檔案人員綜合素質(zhì)。在辦公現(xiàn)代化環(huán)境中，要想進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量及效率就必須要對(duì)檔案管理工作人員的工作能力、思想道德提出更高的要求。單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，以使檔案管理工作人員緊跟科技發(fā)展潮流，熟練掌握一些與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件和設(shè)備，從而為提升檔案管理效率提供專業(yè)保障。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的思想道德教育，使檔案管理工作人員能夠樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備良好的職業(yè)操守，養(yǎng)成良好的思想道德修養(yǎng)，從而為提升檔案管理工作質(zhì)量提供思想保障。

四、結(jié)語

在辦公現(xiàn)代化環(huán)境下，檔案管理工作的重心已經(jīng)不再是對(duì)文件進(jìn)行程序復(fù)雜的搜集、整理、分析、歸檔、利用，而是在做到不改變文件儲(chǔ)存位置的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的管理與利用。檔案管理人員的職責(zé)也相應(yīng)地從文檔保管員轉(zhuǎn)變?yōu)榱宋臋n審計(jì)員。這種轉(zhuǎn)變給傳統(tǒng)的文檔管理方式帶來了巨大的沖擊和改變。盡管目前我們的信息化檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的進(jìn)步，檔案管理效率也得到了一定的提升，我們?nèi)匀粦?yīng)當(dāng)意識(shí)到，要想真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理任重道遠(yuǎn)，需要我們進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，以不斷提升對(duì)信息化檔案管理工作的適應(yīng)能力，切實(shí)做好電子信息時(shí)代的檔案工作。

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