新時期人事檔案管理規范化的探究

文/云南省文山州中醫醫院 陶俊光

新時期人事檔案管理規范化的探究

文/云南省文山州中醫醫院 陶俊光

加強對人事檔案的管理，不僅有利于對人力資源的進一步開發，且能同時滿足時代對單位人力資源管理的要求。對此，作為單位領導，應對單位的人事檔案管理工作給予足夠重視，進而促進單位的人事檔案管理工作逐步往規范化的方向發展。

人事檔案；規范化；管理

當前，我國無論是行政事業單位或是私人企業，其領導者普遍未對單位的人事檔案管理工作給予足夠重視，因而管理不規范的情況也較為突出，進而使得單位的人事檔案管理工作難以充分發揮其作用，以至于嚴重影響了單位的人事管理水平。隨著社會的不斷發展，在各行各業都有了長足發展的情況下，人事檔案管理工作的重要性也在不斷凸顯，對此，單位應務必努力提升自身的工作規范化水平，以此為提高自身的人事管理水平提供有效支撐。

一、行政事業單位人事檔案管理規范化的意義

建立規范化的人事檔案管理體系，不僅可為行政事業單位日常行政事業的管理工作提供資料，且有利于高素質人才隊伍的建成。具體分析如下：

（一）為日常管理提供資料。在行政事業單位的人事檔案中，詳細記錄著單位職工的各方面信息，包括職工的經歷、學習、職稱、職務以及社會關系等各方面情況，而這些信息不僅能為員工的培訓、績效考核以及社保辦理提供各種原始材料，且通過對這些人事檔案資料的深度分析，還將有利于維護單位日常管理工作的有序開展，從而促進單位的有效發展。

（二）為隊伍建設提供依據。一直以來，構建能力突出、結構合理的員工隊伍都是行政事業單位人事管理的工作重點，而通過查閱人事檔案，可方便調查人員對員工履歷展開分析，進而將最終的評價結果作為員工晉升的可靠依據，以此避免隊伍建設缺少方向性。

二、新時期人事檔案管理規范化的策略

（一）端正單位人事檔案管理工作的態度，充實人事檔案內容。作為單位人事檔案管理人員，應務必端正自身的工作態度，進而在面對日常的人事管理工作時，做到對人事檔案資料的及時整理與收集。與此同時，單位人事檔案管理人員，其所收集的人事鑒別表，也應務必以事實為依據，以確保檔案資料的真實性。隨著時代的不斷發展，現代人事檔案管理工作也應逐步往信息化的方向發展，對此，作為單位人事檔案管理人員，應積極采用現代信息化的管理手段，一方面可切實提升檔案資源的運用效率，另一方面則能確保檔案的安全性與保密性。而在建立檔案人才資料庫時，應將具有專業技能資格證書的職工分類錄入人才庫中，以切實發揮人事檔案管理的作用，并為單位領導制定人才使用策略提供可靠依據。此外，單位的人事檔案信息收集范圍也應隨之得以有效拓寬，如除了要將員工個人的職業能力以及其職業道德水平均設置為檔案收集重點外，連同員工的個人成績、優缺點以及違紀材料等情況一并收集，從而為用人單位提供參考并進一步規范認識檔案管理。最后，針對此前便已存在的個人檔案資料，單位應主動對其進行補充與完善，之后再進行統一的歸檔，以確保認識檔案材料的完整。

（二）真實準確是人事檔案管理規范化的前提條件。作為單位人事檔案管理人員，首先應務必清楚掌握人事檔案資料的收集范圍與條件。與此同時，針對哪些材料必須入檔，而哪些材料可選擇性入檔等均應做到心中有數，以避免人事檔案資料搜集工作盲目開展。其次則是針對入檔材料的真實性應進行嚴格的把關，并針對其中可能造成誤解的材料進行相應的規范，如針對出生年月，便應當注明是公歷或農歷，而關于崗位調動，則需重點查看是否存在手續不全的情況。唯有從源頭上嚴把質量關，方可確保入檔材料的安全與真實，進而確保人事檔案信息的準確性與權威性，從而為員工檔案的管理提供可靠依據。

（三）健全制度是人事檔案管理規范化的根本保證。任何工作與制度的最終落實終究在人。因此，為確保單位的人事檔案管理工作逐步往規范化的方向發展。作為單位管理者，除了需認真學習《中華人民共和國檔案法》，以領會其精神外，尚需根據該精神并結合本單位的實際情況來制定科學、合理的人事檔案管理制度，一方面可對相關工作人員的日常工作行為起到一定的約束作用，另一方面則能進一步確保單位人事管理各項工作的有效落實，以滿足時代賦予單位人事管理工作的要求。

（四）信息化是人事檔案管理規范化的必然趨勢。隨著社會的不斷發展，我國也已全面步入信息化時代，在此新的時代背景下，單位的人事檔案管理工作也應逐步往信息化的方向發展。如利用計算機、掃描儀等現代化的技術與設備將人事檔案資料錄入計算機，后經相關技術將其轉化為電子數據，一方面可確保員工信息的實效性、真實性與準確性，且通過建立檔案管理局域網，還將實現人事檔案管理網絡化，進而提升檔案的利用效率，以滿足社會主義市場經濟體制對人事檔案管理的新要求。

（五）注重人事檔案管理隊伍建設。關于單位人事檔案管理隊伍的建設。首先，單位應在用人制度方面予以完善，如要求相關工作人員必須持證上崗等。其次則是合理配置人才并重視高素質人才的引進。隨著時代的不斷發展，當前企業的人員配置已越趨年輕化，因而同時也應注重對員工的專業知識培訓，以提升其服務水平與意識。

三、結語

總之，新時代背景下的單位人事檔案管理也應開拓思維方式，并積極利用先進的現代信息技術，以培養出高素質的管理人才，進而在提升人事檔案信息利用效率與管理水平的同時促進單位的全面發展。

[1]張玉華,張玉新,張曉琳.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].企業改革與管理,2016,6(2X):123-124.

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