淺談如何創新人事檔案工作

文/新疆油田公司克拉瑪依物業管理公司 蓋淑蘭

淺談如何創新人事檔案工作

文/新疆油田公司克拉瑪依物業管理公司 蓋淑蘭

隨著社會的不斷發展，檔案事業也有了新的需求。為了滿足社會主義市場的需求，促進企業的整體進步，人事檔案管理工作也應當不斷地進行改革和創新。本文將針對企業人事檔案工作的創新進行簡單的討論。

人事；檔案工作；創新

人事檔案的管理工作在整體企業的工作中扮演著重要的角色，對于推動企業的發展有著重要的意義。在企業管理工作中有著非凡的價值。因此為了滿足企業自身的發展以及社會時代的發展，領導階層應當針對人事檔案工作不斷地進行調整和創新，跟緊時代步伐。

一、檔案工作的創新方面

無論是怎樣創新，總會有具體的著手點。對于人事檔案工作的創新，筆者認為可以從以下三個方面進行著手：

（一）服務方式。對服務方式進行創新，是人事檔案工作創新的第一步驟。因為從本質上來講，人事檔案這方面的工作就屬于服務性質的工作。在傳統的企業管理工作模式下，檔案工作的服務內容相對來說比較閉塞，跟不上時代發展的潮流。傳統的管理模式無法及時應對人員離職、職位變動、各方面因素變動等情況，隨著企業的不斷發展，企業的規模也在不斷地擴大，因為員工的數量只會越來越多，傳統的管理模式逐漸無法滿足現代化企業的發展，這就說明我們必須從服務方式上進行革新，讓這項工作真正為員工服務。

（二）管理方式。我們所身處的社會是一個不斷發展不斷前進的巨大容器，在這個社會環境中生存，就必須要跟上社會發展的腳步。時代在不斷發展，在帶給企業越來越大的利益的同時，也對其工作管理方式帶來嚴峻的挑戰。因此，我們必須對管理方式進行創新，滿足時代發展的需求，保證企業單位的正常運行，由原來的手動、人工管理方式，創新為現在的智能化、多功能管理方式。例如說，企業單位可以建立人事檔案管理的中心網站，并通過這個網站對員工的檔案進行增刪改查和自動更新。除此之外，為了方便管理人員之間的交流和溝通，除騰迅通外，可以設置相應的微信群、QQ群；創設一些固定平臺的公眾號，對于人事變動的消息進行發布；樹立正規的人事管理制度，提高管理工作的效率等等。

（三）管理人員素質。無論是怎樣的工作，都需要有相關人員的參與。這些工作人員的整體素質對這項工作的效率有著決定性的影響。對管理人員的工作素養進行培訓和審核，成為了檔案工作創新的重要環節。具體來說，企業單位可以加大對檔案工作人員的培訓力度，設計出適合的培訓計劃、培訓目標，通過集中培訓來達到理想的效果，進一步提升工作人員的業務素質，將工作人員對檔案工作效率的主觀影響減少到最少。除此之外，適時的考核也是檢查工作人員是否具備工作資格的重要方式，通過有計劃有目的的考核，既能夠篩查出不合格的工作人員，還能夠突出優秀工作人員的業務素質，對優秀工作人員一定程度上嘉獎。

二、檔案工作的創新方向

既然提到了人事檔案的工作需要不斷地創新，那么企業單位就必須要針對檔案工作的創新制定出合理的方向。具體來說，檔案工作的創新方向可以分為兩部分：一是實現人事檔案管理系統的建設，二是實現企業員工人事信息管理系統的同步更新。具體如下：

（一）人事檔案管理系統建設。目前這個時代是科技的時代，是發展的時代。處理人事檔案管理工作，也需要用到一些先進的電子設備。就目前的企業發展而言，企業領導應當致力于建設人事檔案電子管理系統，再對檔案人員進行專門的業務培訓，讓工作人員能夠順利地操作計算機、掃描儀的電子設備，并將員工的檔案資料完整地錄入檔案管理系統中，以便隨時查閱。

大數據的時代要求企業單位的人事檔案也應當建設全面的數據庫系統，以保證檔案工作的順利運行。人事檔案數據庫中，應當包括每一個員工的工資、職位、學歷、年齡、人事變動以及獎勵懲罰等信息，這些信息需要通過專門的設備或軟件進行錄入，然后經過智能化的程序加工對這些信息進行分類和存儲。除此之外，還需要不斷地進行更新，以保證每一個員工信息的真實性和準確性。

（二）建立連接端口，實現實時更新。人事檔案工作的管理，對整個企業有著重要的影響。一個企業中有很多的員工，為了保證管理工作的順利實施，人事部門應當能夠準確把握每一個員工的最新信息。所以說人事信息的更新，就成為了人事檔案工作中的關鍵環節。在開展人事檔案管理工作的時候，還需要對工作軟件進行進一步的開發和推廣，讓每一個檔案管理工作人員都能夠正確操作，讓每一個企業員工的檔案完整性都能夠得到保障。

除了要加大開發與推廣軟件的工作力度之外，還需要加強人事檔案管理系統與ERP系統的對接。這就需要企業建立連接端口，將人事檔案管理平臺與企業的其他工作系統平臺進行對接，讓檔案管理平臺承擔一部分其他平臺系統的責任，這樣一來相輔相成，促進整體企業工作系統的正常運轉。

人事檔案管理工作在整個企業的發展中起著至關重要的作用，因此這項工作應當不斷創新。它對整個企業運行的信息資源優化，實現自動化發展、智能化管理，為提高企業的工作效率提供了有效的保障。

[1]樊建麟.事業單位檔案管理的創新思考[J].蘭臺世界,2016(S2).

[2]侯鑫.淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].赤子(上中旬),2016(24).