關于醫院檔案收集整理及保管工作的思考

文/江蘇省淮安市新安醫院 張旭

關于醫院檔案收集整理及保管工作的思考

文/江蘇省淮安市新安醫院 張旭

本文主要針對目前我國醫院檔案收集管理工作中存在的問題進行了分析，提出加強醫院檔案收集整理和保管工作的幾點措施，希望能夠為醫院的檔案管理工作提供參考。

醫院檔案；收集保管；問題；措施

醫院檔案的收集整理和保管工作主要是利用科學、先進的收集和管理手段來對醫院的檔案進行有效的收集管理，它能夠保證醫院的正常運行，還可以為醫院的發展提供有價值的材料和信息。目前，我國醫院檔案的收集和保管工作還存在一定的問題，需要進一步改進和完善，從而使醫院檔案能夠真正發揮出其使用價值，提高檔案的利用率，促進醫院的發展。

一、醫院檔案收集整理及保管工作中存在的問題

在日常的醫院檔案管理工作中，還存在著很多的問題，我們可以分別從檔案的收集和管理兩個方面來分析檔案管理工作中存在的問題。首先，在檔案的收集整理方面，由于醫院的很多科研活動或者研究的歷時比較長，醫療研究人員往往把大量的一手科研資料留存下來，以便自己進行學術研究等其他用途，不愿意過早歸檔，收集較為困難，很多醫療設備的檔案信息收集不全面，一些實物檔案如獎杯等在收集的過程中沒有被重視，檔案收集工作比較散漫。其次，在檔案資料的保管方面，目前，很多醫院的檔案資料在開發和利用方面存在很大的問題，很多檔案收集歸檔之后就被束之高閣，檔案的利用率較低，檔案管理的信息化建設程度較低，同時，檔案管理人員缺乏責任意識，其綜合素質不能夠滿足檔案管理工作的需求。以上原因都使得醫院的檔案管理工作不能夠順利進行，導致醫院的檔案管理水平較低。

二、加強醫院檔案收集整理及保管工作的有效措施

（一）提高醫院管理人員對于檔案管理工作的重視程度。為了使醫院的檔案收集和管理工作能夠更加順利地開展，必須轉變醫院管理人員的管理理念，摒棄傳統的管理觀念，讓醫院管理人員認識到醫院檔案的重要性。管理人員要認識到檔案收集和管理工作對于醫院正常運營的重要性，還應該清楚醫院檔案對于醫院未來發展的積極作用，加大在檔案管理方面人力、物力的投入，建立健全的檔案管理制度，實現醫院檔案的規范化管理，從而提高醫院的檔案管理水平。

（二）改進和完善醫院檔案收集、歸檔以及管理工作的服務模式。進一步提高醫院檔案的服務能力，將檔案管理模式由被動管理轉為主動管理，在日常的管理工作中要求檔案收集和管理人員要做到“四勤”，即眼勤、手勤、腿勤和嘴勤。積極引導醫院的各個部門或者科室主動上交相關的檔案文件，并主動進行整理，按照相關的檔案管理制度，收集檔案的頻率要高，檔案的歸檔工作要及時，還應該積極為檔案的使用者提供服務，使醫院的檔案能夠發揮其最大的作用，充分實現其利用價值，為醫院的發展作出貢獻。

（三）積極開發和利用檔案資料，提高醫院檔案利用率。如果醫院的檔案管理工作僅僅停留在檔案的收集和保管方面就會使檔案本身失去其利用價值，因此，醫院的檔案管理部門應該明確以服務為中心的檔案管理思想，通過提高醫院檔案的編研水平，將檔案信息做的更加精細準確，積極開發醫院檔案的用途，提高檔案信息為醫學研究或者教學工作所提供的使用效力，使得醫院檔案能夠得到充分的利用，提高其利用率。

（四）實現醫院檔案管理工作的信息化。目前我國大多數醫院在檔案管理中存在病案、文件等數量較大，占據存儲空間比較大，而且紙質檔案都具有唯一性，在存儲的過程中容易受到損毀，查找和使用時非常不方便等問題。因此，醫院可以建立完善的檔案管理系統，實現檔案管理的信息化。將紙質文件通過數字化掃描轉變成數據信息，存儲在醫院檔案數據庫中，既方便檔案文件的查閱，還可以將原始紙質檔案進行封存保管，既能夠節省檔案的儲存空間，保護原始檔案文件，還可以讓使用者在進行查閱的時候更加方便快捷，提高檔案的利用率，提高檔案管理人員的工作效率。

（五）加強醫院管理人員的素質建設。隨著信息化時代的到來，醫院檔案管理也會實現信息化，這就對醫院檔案管理人員提出了更高的要求，為了能夠讓醫院的檔案管理人員滿足其工作崗位的需求，必須對其進行相關的專業知識和專業技能的培訓，提高其綜合能力和道德修養。醫院可以組織開展檔案管理人員的專業素質培訓，對他們進行醫學知識和檔案管理相關的知識和技能的培訓，使檔案管理人員成為既懂得醫學知識，又具備專業的檔案管理技能的復合型人才。同時，為了適應檔案管理的信息化，還要對管理人員進行計算機技術的培訓，使他們能夠熟練操作和應用醫院檔案管理系統，提高醫院檔案管理水平。

三、結束語

總而言之，在醫院的管理工作中，檔案管理是非常重要的一個環節，對醫院的醫療科研活動以及醫院未來的發展都具有非常重要的作用。為了提高醫院的檔案管理水平，使醫院檔案能夠發揮出它的價值和作用，醫院的管理人員必須提高對醫院檔案管理工作的重視程度，加強對檔案管理人員的培訓工作，實現醫院檔案的科學化、信息化管理，提高檔案管理的管理質量和管理水平，進一步促進醫院的發展。

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