醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理措施探討

文/山東省單縣婦幼保健院 王新立

醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理措施探討

文/山東省單縣婦幼保健院 王新立

隨著科技的不斷進步，人們大規(guī)模使用計算機、網(wǎng)絡(luò)，促使檔案管理方式從原始紙張快速朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方向發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案管理也不例外。本文就立足醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理特點，探討若干管理措施，以促進醫(yī)院綜合檔案管理水平的提升。

醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化；管理措施

醫(yī)療體制改革正在持續(xù)深入，醫(yī)學(xué)事業(yè)也在不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案的應(yīng)用價值以及信息利用率則越來越高，但在特殊的醫(yī)院工作的影響下，各部門、各科室散落著很多重要文件資料，不利于醫(yī)院正常開展工作，這就需要醫(yī)院以數(shù)字化管理實現(xiàn)對綜合檔案信息的利用，以便適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展。

一、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理特點

醫(yī)院綜合檔案涵蓋醫(yī)院管理的方方面面，廣泛涉及黨建、行政、基建、醫(yī)療、人事、財務(wù)以及科教等，這使得其數(shù)字化管理呈現(xiàn)出一些特點，具體體現(xiàn)在三個方面：一是載體特點。傳統(tǒng)的綜合檔案管理載體以紙張為主，能直接被閱讀，但在數(shù)字化環(huán)境里，綜合檔案信息就是格式多樣的數(shù)字化文檔，其載體以光盤、磁盤等為主，只有經(jīng)過解碼才能閱讀信息。對于數(shù)字化管理，醫(yī)院綜合檔案信息可隨時隨地被分離，要通過持續(xù)更新計算機、信息技術(shù)提供保障。二是時效特點。綜合檔案數(shù)字化管理要大量使用網(wǎng)絡(luò)、計算機、數(shù)據(jù)庫查詢、通信等技術(shù)，促使檔案信息能被快速、全文、遠程檢索，使用者只需依托計算機終端就能快速檢索、查閱電子文檔，并快速完成綜合檔案電子文檔的形成、歸檔等過程，增強信息時效，提高醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用效率。三是共享特點。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化信息是在計算機與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里形成并接受管理的，所以可高度共享信息。綜合檔案是一種信息，具有共享條件，只是傳統(tǒng)檔案信息共享會受到時空的局限。而數(shù)字化管理就完全不同，能依托計算機網(wǎng)絡(luò)組建綜合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，在打破時空局限共享綜合檔案信息的同時更好地保護紙質(zhì)原件，延長綜合檔案壽命。

二、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理措施

（一）完善設(shè)施標準，發(fā)揮平臺優(yōu)勢。網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來使醫(yī)院綜合檔案管理面臨新的要求和挑戰(zhàn)，從形成文件到管理檔案的全過程均由計算機軟硬件和一些設(shè)備完成，綜合檔案數(shù)字化管理依托信息系統(tǒng)覆蓋到醫(yī)院的各個部門、科室，對此，檔案室應(yīng)按照相關(guān)標準對文檔管理的設(shè)施標準進行修訂、完善。但醫(yī)院各個部門的職能存在差異，這決定著各自形成的檔案、文件的類別也存在差異，所以在利用計算機對綜合檔案實施數(shù)字化管理時務(wù)必要求各個部門統(tǒng)一管理文件檔案的類別、格式，保證信息系統(tǒng)有更強的可操作性。當然，醫(yī)院主要通過計算機硬件、軟件對綜合檔案實施數(shù)字化管理，只是人們不斷對檔案信息提出新的需求，且計算機技術(shù)的發(fā)展日新月異，構(gòu)成信息系統(tǒng)的各種軟硬件、設(shè)備等也需要持續(xù)改進、完善，如此才能發(fā)揮出平臺的優(yōu)勢，推動綜合檔案數(shù)字化管理進程。這是循序漸進的過程，不得寄希望于改進一次就受益終身。

（二）嚴格把關(guān)質(zhì)量，加強安全防護。對于醫(yī)院綜合檔案進行分類、歸檔，這是龐大而復(fù)雜的工作，且大多數(shù)內(nèi)容都要依賴人工完成，難免發(fā)生差錯。所以在具體的綜合檔案數(shù)字化管理流程中必須嚴格控制相關(guān)工作的質(zhì)量，確保醫(yī)院有序開展綜合檔案數(shù)字化管理。針對紙質(zhì)檔案文件，檔案人員在掃描時要嚴格依據(jù)綜合檔案文件的順序逐頁掃描，預(yù)防出現(xiàn)漏掃、錯掃等問題。同時，加大對綜合檔案管理的安全防護力度，因為對醫(yī)院而言，綜合檔案是機要文件，管理綜合檔案面臨著嚴格的安全要求、保密要求。數(shù)字化管理是依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展的檔案管理，勢必會涉及網(wǎng)絡(luò)安全問題，且綜合檔案數(shù)字化管理本身就不會被時空條件所限制，因而極易丟失信息資源，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量較低。所以在醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理中必須強化網(wǎng)絡(luò)安全防護，依托信息技術(shù)完善防盜措施，并備份所有的綜合檔案文件，提高綜合檔案信息的安全性、可控性。

（三）建設(shè)數(shù)字資源，加強資源利用。醫(yī)院檔案室應(yīng)基于對現(xiàn)有數(shù)字綜合檔案資源以及館藏檔案數(shù)字化的優(yōu)化，將歸檔并管理電子文件作為重點，形成四級綜合檔案檢索體系，具體包括院級、全宗級、案卷級、文件級，以便提高檢索綜合檔案數(shù)字資源的查全率、查準率；提供利用電子檔案的拷貝、計算機利用、通信傳輸?shù)韧緩剑峁├秒娮訖n案的計算機編目及方法；關(guān)注并主動開展對電子文檔的歸檔、接收、管理；結(jié)合醫(yī)院實際，按照利用者的需求，分清楚輕重緩急，分批、分步驟選擇利用價值、保存價值、使用頻率都較高的綜合檔案，優(yōu)先使其數(shù)字化、數(shù)據(jù)化；優(yōu)化館藏，充實并完善現(xiàn)有綜合檔案數(shù)據(jù)庫，提高利用綜合檔案資源的效率；拓展對綜合檔案的深層次加工，落實檔案信息的檢索、匯總、分析以及跟蹤等工作，按照類別或?qū)ｎ}對綜合檔案信息資源進行二次、三次加工，拓寬服務(wù)渠道，通過上網(wǎng)發(fā)布新信息、發(fā)送電子郵件、遠程檢索光盤、舉辦在線展覽等途徑加強對綜合檔案資源的利用。

三、結(jié)語

促進綜合檔案數(shù)字化管理是推進醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的需要，是網(wǎng)絡(luò)信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的必然趨勢。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理為醫(yī)院管理、開發(fā)及利用檔案信息資源提供了空前有利的條件，促使綜合檔案的價值在醫(yī)院活動中得到更深層次的挖掘與利用。在實踐中，醫(yī)院檔案室務(wù)必要充分認識綜合檔案數(shù)字化管理的特點，并采取行之有效的措施促進數(shù)字化管理的實現(xiàn)，為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

[1]于福家.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理及其應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理,2016(09):215.

[2]張文輝.加強醫(yī)院綜合檔案管理 開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源[J].中國管理信息化,2015(24):188.