淺析檔案工作在高校教學(xué)評估中的作用及優(yōu)化策略

文/嘉應(yīng)學(xué)院檔案館 張干榮

淺析檔案工作在高校教學(xué)評估中的作用及優(yōu)化策略

文/嘉應(yīng)學(xué)院檔案館 張干榮

本文分析了檔案在高校教學(xué)評估中的重要作用以及教學(xué)評估工作對檔案工作的促進作用，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問題，進而提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

檔案工作；高校教學(xué)評估；重要作用；優(yōu)化策略

教學(xué)評估是國家教育主管部門對于高校教學(xué)質(zhì)量進行監(jiān)督考核以及宏觀調(diào)控的重要手段，在促進高校教育體制改革、提高本科教育教學(xué)質(zhì)量、提升學(xué)校辦學(xué)水平方面發(fā)揮著十分積極的促進作用，進而得到了社會的一致認可。雖然教學(xué)評估的指標(biāo)體系中并沒有包含明確的檔案指標(biāo)，但其中的絕大多指標(biāo)都需要專家組查詢各種相關(guān)的檔案信息。由此可見，教學(xué)評估和檔案工作之間存在著十分密切的關(guān)系，教學(xué)評估實質(zhì)上是對高校自身檔案管理工作的一次大巡查，在一定程度上影響著學(xué)校教學(xué)評估的順利完成。反過來，教學(xué)評估工作又可以發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作中存在的問題，進而促進學(xué)校檔案管理水平的提高。因此，本文分析了檔案在高校教學(xué)評估中的重要作用以及教學(xué)評估工作對檔案工作的促進作用，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問題，進而提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

一、檔案工作在高校教學(xué)評估中的重要作用

檔案是相關(guān)單位在從事日常活動中直接形成的具有一定保存價值的文字、圖片、音視頻等不同形式的文件材料，是單位日常活動的真實記錄。高校檔案是伴隨著學(xué)校開始建立而產(chǎn)生的，并且在學(xué)校不斷發(fā)展過程中慢慢積累，從而成為見證學(xué)校發(fā)展歷史的重要憑證，真實、全面、客觀地反映了一所大學(xué)的發(fā)展歷程以及歷史全貌。

（一）高校檔案是學(xué)校開展教學(xué)評估工作的重要基礎(chǔ)。高校檔案資源不僅見證了學(xué)校發(fā)展歷史，而且承載著豐富的學(xué)校日常教學(xué)科研管理信息，具有數(shù)量大、范圍廣以及知識性強的顯著特點，是認識和研究一所學(xué)校發(fā)展和建設(shè)的重要參考依據(jù)。高校接受任何一種形式的教學(xué)評估工作，不管是教學(xué)評估、科研管理以及學(xué)生工作各級評價相關(guān)指標(biāo)的評價，都必須依據(jù)于學(xué)校檔案管理中形成的原始資料才可以對被評估高校做出客觀、公正、全面的教學(xué)評價。因此，學(xué)校檔案管理相關(guān)管理部門必須對學(xué)校日常檔案材料進行完整的客觀的準(zhǔn)確的收集、分類整理歸檔，已經(jīng)成為高校搞好教學(xué)評估工作的重要基礎(chǔ)。反之，如果學(xué)校沒有完整的檔案資料則必然會在學(xué)校教學(xué)評估工作中處于被動的局面。

（二）高校檔案是教學(xué)評估專家做出客觀評價的依據(jù)。從近些年來教育部以及各省教育廳組織開展的各種形式的教學(xué)評估工作實踐來看，實地走訪、聽取匯報、查閱材料是教學(xué)評估工作的主要形式，而由于教學(xué)評估工作任務(wù)重且時間緊，查閱相關(guān)檔案資料已經(jīng)成為教學(xué)評估專家深入了解和考察被評估院校相關(guān)辦學(xué)情況的重要信息媒介。教學(xué)評估專家通過系統(tǒng)地查閱學(xué)校教學(xué)科研工作中形成的各種原始檔案材料，了解學(xué)校各項工作的發(fā)展?fàn)顩r，以此使他們對學(xué)校做出全面、公正的客觀的評價。

二、高校教學(xué)評估對檔案工作的促進作用

（一）教學(xué)評估工作進一步提高全校師生的檔案意識。以往，由于各種原因，使得高校師生尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認識不足，導(dǎo)致在日常工作中沒有給予相應(yīng)的重視和支持，在人員配置以及資金投入方面難以得到保證。由于教學(xué)評估工作直接關(guān)系到學(xué)校未來發(fā)展、社會地位、社會聲譽以及廣大教職工的切身利益，從而使廣大師生員工充分認識到學(xué)校檔案工作的重要意義。與此同時，在教學(xué)評估過程中的檔案建設(shè)需要全校不同部門人員的共同參與，也可以使學(xué)校廣大師生真正體會到檔案工作的重要性，這都在一定程度上有利于進一步提高全校師生的檔案意識。

（二）教學(xué)評估工作進一步推動學(xué)校檔案管理規(guī)范化。目前，各個高校開展教學(xué)評估工作時所需要的各種重要支撐材料，主要是按照教學(xué)評估指標(biāo)體系對以往教學(xué)管理活動檔案材料進行整理，這也是教學(xué)評估專家最為重要的考察方式之一。應(yīng)該說，教學(xué)評估工作是對學(xué)校以往檔案的一次全面、系統(tǒng)的大檢查，不僅有助于廣大教職工更好地執(zhí)行學(xué)校檔案工作的各種規(guī)章制度，及時發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作中存在的問題與不足，從而有助于學(xué)校在今后的檔案工作中有針對性地改進和完善，使檔案管理進一步規(guī)范化。

（三）教學(xué)評估工作加快了學(xué)校檔案工作信息化進程。由于學(xué)校教學(xué)評估工作往往任務(wù)重且時間緊，需要學(xué)校在很短的時間內(nèi)可以為教學(xué)評估專家提供大量的支撐檔案資料。如果學(xué)校仍然一味局限于使用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，勢必難以及時檢索和調(diào)用相應(yīng)的檔案資料，進而影響到學(xué)校教學(xué)評估工作的順利開展，在一定程度上會影響到學(xué)校教學(xué)評估結(jié)果。因此，許多學(xué)校會根據(jù)教學(xué)評估實際情況，投入相應(yīng)的資金購置相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，從而加快學(xué)校檔案工作的信息化進程。

三、改進和提高高校檔案工作的優(yōu)化策略

從以上分析我們可以看出，檔案工作不僅對于教學(xué)評估工作具有十分重要的作用，而且也是高校教學(xué)管理科研工作的基礎(chǔ)。目前，由于各種因素，許多學(xué)校的檔案管理工作仍然存在檔案隊伍培養(yǎng)、經(jīng)費投入、信息化建設(shè)等諸多問題，這就需要我們利用教學(xué)水平評估的重要機遇，不斷改進和優(yōu)化高校檔案管理工作。

（一）強化教職工的檔案工作意識。高校檔案資源不僅見證了學(xué)校發(fā)展歷史，而且承載著豐富的學(xué)校日常教學(xué)科研管理信息，具有數(shù)量大、范圍廣以及知識性強的顯著特點，是認識和研究一所學(xué)校發(fā)展和建設(shè)的重要參考依據(jù)，對教學(xué)日常檢查以及教學(xué)評估工作具有十分重要的意義。因此，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須重視學(xué)校檔案管理工作并且采取相應(yīng)的措施提高廣大教職工的檔案意識。首先，學(xué)校應(yīng)從檔案在高校教學(xué)評估工作團的基礎(chǔ)性作用角度來克服廣大教職工對于學(xué)校檔案工作的舊有偏見以及錯誤認識，讓更多的教職工正確了解和認識檔案，調(diào)動全校師生參與到檔案工作的積極性，提高他們的檔案工作意識。其次，必須主動將學(xué)校檔案的日常管理和長遠發(fā)展納入學(xué)校各級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任考核體系之中，從而更好地強化相關(guān)責(zé)任人的檔案意識。

（二）重視學(xué)校檔案工作隊伍建設(shè)。學(xué)校配置一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍，是做好教學(xué)評估背景下高校檔案工作的重要基礎(chǔ)條件之一，學(xué)校應(yīng)重視并加大學(xué)校檔案專兼職工作隊伍建設(shè)力度。首先，學(xué)校應(yīng)在做好檔案管理制度的基礎(chǔ)之上，對涉及檔案的教學(xué)科研管理部門的專兼職檔案人員配備提出基本的要求，并采取相應(yīng)的措施配備齊全。其次，應(yīng)采取措施提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。可以采取諸如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、座談會、科學(xué)研究的方式不斷提高他們的實踐能力和理論水平。最后，學(xué)校專兼職檔案工作人員應(yīng)重視加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而成為學(xué)校檔案工作的得力助手。

（三）推進學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。目前，我國許多高校仍然使用落后的手工方法來管理各種檔案資料，和學(xué)校教學(xué)科研領(lǐng)域相比較而言，理念和方法較為落后，顯然已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢下學(xué)校跨越式發(fā)展尤其是教學(xué)評估工作中快速檢索以及調(diào)用相關(guān)檔案的現(xiàn)實需要，因此推進學(xué)校檔案建設(shè)的現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)是勢在必行。首先，學(xué)校應(yīng)在經(jīng)費中規(guī)劃并落實專款用于學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，配置先進的軟件和硬件設(shè)施，不斷提高學(xué)校檔案管理部門的辦公條件。其次，應(yīng)重視并積極改進學(xué)樣檔案管理工作手段，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)的優(yōu)勢不斷推進學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

（四）推進學(xué)校檔案管理的制度化。高校在教學(xué)科研管理過程中形成的檔案材料門類多，側(cè)歸檔重點各不相同且和教學(xué)評估工作有直接關(guān)系，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)教學(xué)評估指標(biāo)體系建立符合本校實際情況的檔案管理機制，并且將其納入到學(xué)校的常規(guī)性工作體系之中，從而使學(xué)校檔案管理工作做到每一個流程不遺漏和每一個環(huán)節(jié)不脫節(jié)，保持檔案的完整性。與此同時，學(xué)校應(yīng)進一步理順管理關(guān)系，明確相關(guān)部門在學(xué)校檔案管理工作中的職責(zé)，實行責(zé)任到人的原則，使學(xué)校檔案管理工作真正形成制度化、規(guī)范化。

（五）加強學(xué)校檔案宣傳教育力度。應(yīng)該說，新形勢下重視并加強學(xué)校檔案宣傳教育力度是提高人們檔案意識的重要途徑。只有真正做到宣傳教育到位，才有可能提高廣大師生的檔案法制意識，才可以使學(xué)校檔案工作得到各個部門的支持。因此，我們應(yīng)該緊緊抓住學(xué)校教學(xué)評估的重要機遇，利用廣大師生參與教學(xué)評估工作的親身體驗，對廣大師生開展全員檔案宣傳教育。要求利用學(xué)校各種資源和途徑開展多種多樣的宣傳教育，使全體師生加深對檔案工作以及相關(guān)法律法規(guī)的認識和了解，從而更好地配合學(xué)校開展檔案工作。

（六）建立檔案自評自建長效機制。教學(xué)評估工作強有力地促進了學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，推進了學(xué)校檔案工作的整體建設(shè)和發(fā)展，不僅增強了廣大教職工的檔案意識，而且提高了學(xué)校檔案管理水平。然而，這種助推力不能單純依靠來自外部力量的推動，學(xué)校應(yīng)該重視并建立起一種周期性的檔案自評自建長效機制，避免將各種問題積累到教學(xué)評估來臨前才集中全校力量倉促解決，要為學(xué)校檔案日常運轉(zhuǎn)提供良好的監(jiān)督機制和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，從而發(fā)展成為學(xué)校檔案工作自我發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動力，不斷促進學(xué)校檔案工作的健康發(fā)展。

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