淺談做好林場檔案管理工作的對策

文/云南省石屏縣牛達(dá)林場 李雪梅

淺談做好林場檔案管理工作的對策

文/云南省石屏縣牛達(dá)林場 李雪梅

檔案管理工作是林場管理工作的一部分，是提高林場工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)林業(yè)發(fā)展真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。林場的檔案是林業(yè)工作的原始記錄，是林業(yè)發(fā)展的真實(shí)寫照，記載著林場發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究制定林業(yè)生態(tài)發(fā)展提供了第一手資料。

林場；檔案管理

林場承擔(dān)著植樹造林、森林資源管護(hù)、林政執(zhí)法、生態(tài)公益林管護(hù)等公益性的職能，是林業(yè)工作的基石。而林場的檔案管理直接服務(wù)于這些職能，對森林資源生態(tài)建設(shè)、林業(yè)技術(shù)推廣、各項(xiàng)重大林業(yè)項(xiàng)目工程的有效運(yùn)行和安全實(shí)施有直接的依據(jù)，筆者就如何做好林場檔案工作，談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

一、充分認(rèn)識檔案工作的重要性

林場檔案是第一手林業(yè)資料的記載單位，它所記載的林業(yè)檔案是原始的，是林業(yè)生產(chǎn)活動的真實(shí)紀(jì)錄，而這些資料是上級林業(yè)部門難以全面掌握和了解的。因此，林場工作要充分認(rèn)識檔案資料的重要性，林場形成的檔案具有多方面的作用，一是對林場森林生態(tài)發(fā)展提供了資政作用，因?yàn)榱謭龅臋n案真實(shí)的記錄了林場55年的發(fā)展歷程，是令人信服的歷史資料，它可以為后人了解林場發(fā)展歷程、研究制定林場發(fā)展目標(biāo)、保護(hù)森林資源提供憑證作用。二是對林場起到業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，因?yàn)榱謭鰴n案記載了55年來在護(hù)林防火、林政資源建設(shè)、木材采運(yùn)、植樹造林、森林病蟲害防治等方面的真實(shí)歷史記錄，為林場在發(fā)生森林火災(zāi)如何進(jìn)行有效的撲救、如何預(yù)防森林病蟲害的發(fā)生、如何把有限的森林資源進(jìn)行最好的利用起到了指導(dǎo)作用。三是具有法律作用，在林場管護(hù)的國有林發(fā)生林權(quán)爭議、山林糾紛時(shí)提供了有力的法律證據(jù)；因此，我們要按照對“歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的宗旨，讓一切有價(jià)值的檔案資源向林場綜合檔案室匯集，在平時(shí)的工作中應(yīng)以林場業(yè)務(wù)活動中形成的資料為重點(diǎn)，認(rèn)真收集，歸檔保存，為林場經(jīng)濟(jì)和森林生態(tài)發(fā)展儲備更多的檔案資源。

二、建立健全工作責(zé)任制，調(diào)動檔案管理員的積極性

設(shè)立專職檔案管理員，做到檔案工作有專人負(fù)責(zé)管理，制定林場檔案管理規(guī)章制度，確定檔案管理人員的職責(zé)范圍，工作制度的建立由林場辦公室負(fù)責(zé)起草，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核，通過建立規(guī)章制度規(guī)范林場檔案工作行為，使林場檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道，管理人員樹立了強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動了積極性。

三、做好林場文件資料收集整理工作

隨著林業(yè)生態(tài)建設(shè)的不斷發(fā)展，在生態(tài)建設(shè)發(fā)展的過程中，林場是林業(yè)工作的最前沿，檔案資料的利用價(jià)值也越來越高，因此，檔案工作者必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，要把收集資料作為做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)來抓好，時(shí)刻牢記檔案資料對林場工作的重要性，林業(yè)檔案資源如果流失，將會對林場的發(fā)展造成重大損失，在檔案收集工作中做到“以我為主、應(yīng)收盡收”。林場檔案收集工作中文書檔案采取定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的方法進(jìn)行收集，收文和發(fā)文在年底對照收發(fā)文登記表進(jìn)行收集，會議材料在會議結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行收集，簽訂的合同、協(xié)議書在平時(shí)的工作中隨時(shí)提醒經(jīng)辦職工要留一份給檔案室存檔?？萍紮n案、森林資源檔案、聲像檔案采用接收歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合、集中收集與隨時(shí)收集相結(jié)合的方法進(jìn)行收集，督促業(yè)務(wù)部門在工作結(jié)束后及時(shí)上交材料，發(fā)現(xiàn)問題隨時(shí)到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集，在業(yè)務(wù)部門的配合下及時(shí)把收集到的材料進(jìn)行整理歸檔。檔案管理人員跟蹤每一項(xiàng)林業(yè)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、報(bào)告、批復(fù)、設(shè)計(jì)、合同等重要資料的收集，收集后及時(shí)整理歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性和連續(xù)性。

四、加強(qiáng)管理，發(fā)揮林業(yè)檔案第一手資料作用

檔案是檔案工作的具體物質(zhì)對象和工作基礎(chǔ)，保管好檔案是檔案人員的重要職責(zé)，想做好檔案保管工作，要注意如下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)以必要的物質(zhì)條件為基礎(chǔ)，設(shè)立專門檔案室，配備金屬檔案箱柜，有利于防火、防塵，配置防火設(shè)備、空調(diào)設(shè)備，定期更換殺蟲劑；制定嚴(yán)格的檔案保管制度，如建立檔案室管理制度、檔案出入管理制度、檔案清點(diǎn)交接制度。其次，要做好檔案檢索工具的編制，檔案檢索工具是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具，所以編制檢索工具是進(jìn)行檔案管理、開發(fā)利用檔案信息資源、開展檔案交流的必要手段。林場利用南天檔案系統(tǒng)編制檢索工具，為查找利用檔案提供了便利條件，把電子文件直接進(jìn)行原文管理，利用時(shí)就不用再查看紙質(zhì)檔案，這樣既方面了利用，也減少了因調(diào)閱紙質(zhì)檔案而被毀壞的風(fēng)險(xiǎn)；充分發(fā)揮了檔案室的服務(wù)功能，即在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，在檔案的利用與服務(wù)中體現(xiàn)其價(jià)值。

總之，要做好林場檔案管理工作，檔案管理員必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，具備一定的專業(yè)素質(zhì)，從思想上和行動上去追求、去創(chuàng)新。目前，隨著林業(yè)生態(tài)建設(shè)的不斷發(fā)展，林場是林業(yè)工作的最前沿，檔案資料的利用價(jià)值也越來越高，林場檔案工作者應(yīng)認(rèn)清自身的職責(zé)與任務(wù)，積極主動地開發(fā)和提供檔案信息，為林業(yè)生態(tài)建設(shè)服務(wù)。