信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對(duì)策

文/山東省德州市水利局 王紅玉 王霞；山東省德州市水文局 潘立云

信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對(duì)策

文/山東省德州市水利局 王紅玉 王霞；山東省德州市水文局 潘立云

筆者經(jīng)過數(shù)年觀察得知，信息技術(shù)在水利工程檔案管理方面的應(yīng)用仍有問題亟待解決。在此對(duì)這些問題進(jìn)行探討，并指出有關(guān)的整改對(duì)策，希望信息技術(shù)能夠?yàn)樗こ虣n案管理提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而更好地發(fā)揮檔案管理在水利事業(yè)中的作用。

信息化；水利工程檔案；問題；對(duì)策

一、水利工程檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問題

（一）水利工程領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理重視度不高。直至現(xiàn)在，有些水利工程的領(lǐng)導(dǎo)還認(rèn)為檔案僅僅是對(duì)水利工程的概況所做的介紹，并認(rèn)為水文有很多不確定性，對(duì)新建水利工程不具備參考價(jià)值，導(dǎo)致其對(duì)水利工程檔案管理的重視度不高，更談不上投入更多人力、物力、財(cái)力等來提升這項(xiàng)工作的信息化建設(shè)水平了。

（二）水利檔案管理人員整體水平較低。水利檔案管理人員的知識(shí)水平往往比較低，致使其對(duì)水利工程信息化這一概念的理解不夠充分，一直都是依據(jù)原有檔案管理模式展開工作，這是造成所采集的水利信息不完善、資料查詢困難等現(xiàn)象的重要原因。當(dāng)今社會(huì)處于信息化的時(shí)代，管理人員由于擁有的知識(shí)有限，信息化與科學(xué)化方面的管理能力也會(huì)受到局限，不具備開拓精神。

（三）檔案信息化系統(tǒng)普遍不完善。某些專業(yè)性軟件，如水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子信息管理系統(tǒng)等項(xiàng)目無法實(shí)現(xiàn)同步運(yùn)行，沒有統(tǒng)一的管理模式可以借鑒。系統(tǒng)還難以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一級(jí)檔案的充分管理，造成檔案對(duì)不同級(jí)別檔案管理狀態(tài)的失衡。現(xiàn)在很多水利檔案管理部門更傾向于對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，信息化管理系統(tǒng)尚不健全。

二、加強(qiáng)水利工程管理信息化建設(shè)的有關(guān)對(duì)策

（一）提高該項(xiàng)工作的重視程度。1.提高水利局對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度。水利局作為所有水利工程的領(lǐng)導(dǎo)部門，要積極舉辦水利工程檔案管理工作方面的展覽、知識(shí)交流講座與多種多樣的檔案法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，努力創(chuàng)建水利工程檔案信息化工作環(huán)境，積極提升對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度及信息技術(shù)的應(yīng)用程度，以求最終提升各水利工程相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作的關(guān)注程度。強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)是確保在信息化背景下提升水利工程檔案管理水平的必要前提。唯有不斷完善組織工作，構(gòu)建合理的工作體系，方可為水利工程檔案信息化建設(shè)奠定良好的組織基礎(chǔ)。2.加強(qiáng)水利工程檔案信息化管理制度的制定。水利工程的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對(duì)檔案管理工作認(rèn)真對(duì)待，對(duì)其提供一定的支持與保障措施，構(gòu)建功能完善的檔案管理機(jī)構(gòu)及全面的管理制度，針對(duì)檔案管理組建一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組，派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確其工作內(nèi)容為搜集工程項(xiàng)目的有關(guān)資料、對(duì)搜集來的資料進(jìn)行整合并予以歸檔。

（二）重視人才培養(yǎng)。重視對(duì)信息化人才的培養(yǎng)是提高檔案管理水平的關(guān)鍵策略。檔案信息化需要檔案管理人員擁有相應(yīng)的檔案學(xué)知識(shí)并具備相關(guān)現(xiàn)代信息技術(shù)。組織成立一支檔案信息化管理人才隊(duì)伍，有利于水利檔案管理的進(jìn)一步提升，因此應(yīng)打造復(fù)合型人才隊(duì)伍，作出培養(yǎng)專業(yè)人才方面的規(guī)劃，提升檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)的積極性，強(qiáng)化其對(duì)本職工作的責(zé)任意識(shí)與專業(yè)能力的提升。

（三）檔案信息化系統(tǒng)不完善的相關(guān)對(duì)策。1.裝配信息化設(shè)備。新中國成立以后我國水利事業(yè)飛速進(jìn)步，水利工程方面的檔案數(shù)量由此急劇上漲，這給檔案部門帶來了巨大壓力，因此急需裝配容量足夠大的檔案存儲(chǔ)設(shè)備。現(xiàn)階段，水利部門大多數(shù)情況下使用計(jì)算機(jī)內(nèi)置磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)及光盤存儲(chǔ)設(shè)備作為檔案存儲(chǔ)載體，尤其那些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，不僅能緩解檔案管理人員的工作壓力，還能提升其工作效率。2.推動(dòng)水利工程檔案形式由紙質(zhì)向信息化形式轉(zhuǎn)變。一是推動(dòng)檔案形式由紙質(zhì)向電子式轉(zhuǎn)變。構(gòu)建符合實(shí)際的規(guī)章、制度，從根本上更改紙質(zhì)檔案及電子檔案的現(xiàn)有形勢，通過全面的規(guī)章、制度推動(dòng)水利工程檔案信息化建設(shè)。要切實(shí)依據(jù)檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)需求，在對(duì)資料進(jìn)行歸檔時(shí)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同存在。使檔案的存在形式在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)紙介質(zhì)和光、磁介質(zhì)兩個(gè)形式的檔案共同歸檔，人工轉(zhuǎn)變成內(nèi)容全部一樣的兩個(gè)檔案。二是推動(dòng)檔案形式由紙質(zhì)向聲像資料轉(zhuǎn)變。水利工程建設(shè)（尤其是大型水利工程建設(shè)）當(dāng)中，應(yīng)找準(zhǔn)時(shí)機(jī)拍錄重點(diǎn)建設(shè)環(huán)節(jié)，高標(biāo)準(zhǔn)重現(xiàn)重點(diǎn)樞紐工程及隱蔽工程的準(zhǔn)確方位及構(gòu)造等情況。上述聲像檔案資料十分寶貴且獨(dú)一無二，其作用體現(xiàn)在既可達(dá)到紀(jì)實(shí)報(bào)道的特定要求，又能作為工程完工驗(yàn)收必備的記錄材料，還會(huì)成為將來工程運(yùn)行中維護(hù)與管理等事項(xiàng)中能夠獲取的關(guān)鍵資料。

三、結(jié)論

完善的檔案資料對(duì)水利工程的開展有重大的參考價(jià)值。水利檔案管理信息化建設(shè)屬于時(shí)間長、內(nèi)容廣、跨度大的系統(tǒng)工程。水利局及各水利工程領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，且要重視對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)，促進(jìn)水利工程檔案形式由紙質(zhì)向電子化、聲像資料等形式轉(zhuǎn)變。把信息技術(shù)融入檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，增加業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門之間的聯(lián)系，以保障檔案資料整合歸檔之時(shí)的完整性。

[1]王斌.基于信息化的水利工程檔案管理存在的問題及對(duì)策探究[J].農(nóng)業(yè)科技與信息,2017(04):121+123.

[2]夏可.論水利工程檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].城建檔案,2015(11):29-30.