淺談對(duì)工程項(xiàng)目檔案全過程管控的幾點(diǎn)見解

文/烏魯木齊城市軌道集團(tuán)有限公司 武大方

淺談對(duì)工程項(xiàng)目檔案全過程管控的幾點(diǎn)見解

文/烏魯木齊城市軌道集團(tuán)有限公司 武大方

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國工程建設(shè)項(xiàng)目呈現(xiàn)逐漸遞增趨勢(shì)。如何做好工程項(xiàng)目檔案全過程管控，確保工程項(xiàng)目檔案齊全完整規(guī)范，顯得尤為重要。本文從建設(shè)單位檔案管理角度出發(fā)，結(jié)合工程項(xiàng)目檔案全過程管控的重要性及管控現(xiàn)狀分析等內(nèi)容，提出幾點(diǎn)見解，進(jìn)行分析探討。

工程檔案；建設(shè)單位；檔案管理； 全過程管控

工程項(xiàng)目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件，包含建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。做好工程項(xiàng)目檔案全過程管控，是確保工程項(xiàng)目檔案齊全完整的必要措施，也是為建設(shè)單位后期改擴(kuò)建、大小修等工作提供原始依據(jù)參考的基礎(chǔ)保障。

一、工程項(xiàng)目檔案全過程管控的重要性

工程項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目工程質(zhì)量的重要佐證材料，也是建設(shè)單位后期改擴(kuò)建、大小修工作的重要原始依據(jù)參考。要確保工程項(xiàng)目檔案真實(shí)、齊全、完整、有效，才能做好工程項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收及工程竣工驗(yàn)收工作，進(jìn)而將檔案管理工作運(yùn)用到建設(shè)項(xiàng)目生產(chǎn)運(yùn)營中去，使“死檔案”變成“活的企業(yè)財(cái)富”。如果沒有做好工程項(xiàng)目檔案全過程管控工作，極易出現(xiàn)項(xiàng)目文件保存不齊全、文件內(nèi)容不符合歸檔要求等情形。尤其在項(xiàng)目尾工期間，隨著參建單位相關(guān)技術(shù)人員調(diào)離崗位參與其他新建工程，項(xiàng)目文件的收集和整改會(huì)更加復(fù)雜、困難，出現(xiàn)的“補(bǔ)做檔案”現(xiàn)象也不符合工程建設(shè)項(xiàng)目檔案真實(shí)性要求。

二、工程項(xiàng)目檔案全過程管控的現(xiàn)狀

雖然近年來政府及相關(guān)單位對(duì)于工程項(xiàng)目檔案管理工作開始重視，但部分項(xiàng)目參建單位還是會(huì)有“重工程進(jìn)度、輕檔案管控”的思想，加之部分項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有限，對(duì)項(xiàng)目檔案過程管控缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致工程項(xiàng)目檔案在全過程管控方面還存在一些困難，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是項(xiàng)目前期階段建設(shè)單位沒有設(shè)立專門的檔案管理部門或機(jī)構(gòu)，檔案管理職責(zé)權(quán)限劃分不清晰，導(dǎo)致各責(zé)任部門“各自為政”，前期管理性文件分散存放，極易丟失。二是項(xiàng)目施工階段各參建單位習(xí)慣性按照各自的經(jīng)驗(yàn)來自行制定表格形式及填報(bào)內(nèi)容，忽視了行業(yè)是否出臺(tái)新的規(guī)范性文件及本工程項(xiàng)目文件格式要求。三是項(xiàng)目施工階段各參建單位對(duì)檔案管理分類歸檔整理規(guī)范理解有沖突，容易出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確的情形。比如隱蔽施工驗(yàn)收記錄是單獨(dú)組卷還是作為檢驗(yàn)批記錄的附件部分組卷的問題等。四是各參建單位資料員職責(zé)不清晰，部分參建單位為節(jié)約成本，招聘的資料員僅負(fù)責(zé)文件收發(fā)流轉(zhuǎn)、存放工作，后期的工程竣工檔案則由各專業(yè)專工進(jìn)行整理、分類、移交工作，而建設(shè)單位檔案管理部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作只停留在參建單位資料員層面，導(dǎo)致工程竣工檔案整理整體質(zhì)量不高。五是部分項(xiàng)目工程參建單位“重工程進(jìn)度、輕檔案管理”的思想還比較嚴(yán)重，導(dǎo)致工程項(xiàng)目文件的形成與項(xiàng)目施工進(jìn)度不同步，工程竣工后出現(xiàn)“回憶錄”式補(bǔ)竣工文件或文件收集移交不完整等情形。

三、對(duì)工程項(xiàng)目檔案全過程管控的幾點(diǎn)見解

做好工程項(xiàng)目檔案的全過程管控工作，不僅是我們檔案管理人員的職責(zé)，我們還應(yīng)當(dāng)將各參建單位負(fù)責(zé)人及專工納入管控責(zé)任人范圍，把好工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)。想做好工程項(xiàng)目檔案的全過程管控工作，要注重做好以下幾點(diǎn)：

一是建立健全工程項(xiàng)目檔案管理體系。在項(xiàng)目管理前期，劃分公司組織架構(gòu)時(shí)即確定檔案管理職責(zé)部門或機(jī)構(gòu)，并根據(jù)各部門職責(zé)劃分，設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，確定各部門及各參建單位檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)體系及人員名單并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，建立工程項(xiàng)目檔案管理人員QQ群或者微信群，保持信息傳遞暢通。細(xì)化檔案管理職責(zé)劃分、文件收集范圍及歸檔要求，參與工程項(xiàng)目合同檔案條款內(nèi)容編制工作，設(shè)立參建單位檔案保證金，制定檔案管理考核制度及檔案突發(fā)事件應(yīng)急處理辦法、督促監(jiān)理單位根據(jù)行業(yè)規(guī)范及早制定監(jiān)理典表和單位工程匯總表、規(guī)范工程名稱及用詞等，確保檔案管理工作正常有序開展。

二是充實(shí)檔案管理人員隊(duì)伍。根據(jù)各部門和參建單位實(shí)際情況，設(shè)立專兼職檔案員并及時(shí)調(diào)整更新。積極了解各參建單位項(xiàng)目檔案管理流程，并組織參建單位各專業(yè)專工及資料員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，積極了解檔案管理行業(yè)新動(dòng)態(tài)、新規(guī)范。提高工程項(xiàng)目檔案管理人員整體業(yè)務(wù)能力。

三是加大檔案經(jīng)費(fèi)投入。工程建設(shè)初期，參建單位一般都是使用彩板房進(jìn)行臨時(shí)辦公，辦公用房比較緊張的前提下，要優(yōu)先滿足檔案庫房需求，確保工程項(xiàng)目文件不出現(xiàn)亂堆亂放、丟失等情形，并積極做好檔案庫房“八防”工作。檔案信息化建設(shè)搭建方面，也應(yīng)做好基建MIS系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接工作，方便今后檔案管理工作正常開展。檔案培訓(xùn)方面，加大培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)投入，比如組織各參建單位資料員進(jìn)行互查互學(xué)，并組織行業(yè)內(nèi)檔案專家進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)等，提前打好工程竣工驗(yàn)收檔案管理攻堅(jiān)戰(zhàn)。

四是加強(qiáng)項(xiàng)目文件過程管控工作。做好檔案管理的“三納入”“四參加”“四同步”工作。檔案人員要積極參與工程周例會(huì)，了解工程整理施工進(jìn)度，調(diào)動(dòng)參建單位各專業(yè)專工及資料員對(duì)檔案管理的重視意識(shí)，定期組織檔案管理互查互學(xué)工作，對(duì)施工過程中形成的文件不符合檔案管理要求的，要及時(shí)組織各參建單位整改解決，未進(jìn)行整改的，拒付工程進(jìn)度款。在工程收尾階段，及時(shí)跟進(jìn)參建單位檔案收集、整理進(jìn)度情況，確保檔案收集齊全完整。

[1]火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/T241-2012.