軍休中心普及數碼照片檔案管理勢在必行

文/內蒙古自治區赤峰市軍隊離退休干部服務管理中心 王景忠

軍休中心普及數碼照片檔案管理勢在必行

文/內蒙古自治區赤峰市軍隊離退休干部服務管理中心 王景忠

本文論述了普及數碼照片檔案管理的重要性，以及利用存檔數碼照片的好處。結合工作實際，呼吁軍休中心加強對單位數碼照片檔案管理的普及和利用。

數碼照片；管理；普及；大勢所趨

一、軍休中心集體活動電子檔案的特點

（一）軍休中心負責軍隊離退休干部的服務和管理。軍隊離退休干部是國家的功臣，是寶貴的財富。如何落實好他們的政治待遇和生活待遇，是衡量我們工作的唯一標準。數碼照片能夠有效地記錄軍休干部活動的點點滴滴。每年清明到烈士陵園掃墓、七一表彰、八一聯歡、年終總結、春節棋牌賽等集體活動的開展，為我們留下了大量的素材，這就要求我們建立軍休集體活動電子檔案，便于查找交流。

（二）彩擴照片檔案與電子檔案所存在的差異。對于傳統的彩擴照片而言，雖然與電子檔案同屬于膠片相紙，但電子檔案呈現出了多元化的表現。比如：圖片、文本、音頻、數據等形式。這些多元化形式的媒介，豐富了檔案管理保存方式，同時也提升了檔案使用效率。對于電子檔案而言，在進行保存過程需要以不同類型的媒介為依托。比如：電腦、閃存、光盤等。此外，電子檔案的保存具有非常嚴格的要求，如果達不到相應的要求，則會對其檔案造成永久性的損壞。因此，在進行檔案管理過程中，應該發揮出膠片檔案的特性，可以在一定程度上彌補數碼照片檔案所具有的缺陷。膠片相紙紙質檔案在整個檔案管理過中，雖然同樣會形成一定的破損，但其依然能夠保留下大部分信息。將電子檔案與膠片相紙紙質檔案的整合，并通過分類管理的方式進行檔案管理，可以讓電子檔案管理工作得到更進一步的發展。

二、數碼照片電子檔案管理工作建議

（一）規范化數碼照片電子檔案的管理模式。在進行數碼照片電子檔案管理過程中，要清楚與傳統相紙照片檔案之間在保存與記錄方式上的區別。電子檔案從信息整理、檔案掃描以及檔案上傳都需要通過非常嚴格的流程。當收集到相關的數碼照片電子檔案后，應該與傳統相紙照片檔案一起進行統一歸檔。將數碼相片電子檔案嚴格按照裝訂、上架、置放對應位置。對于電子檔案的保存，需要將其歸檔到穩定性、可靠性較強的系統中，從而才能夠實現電子檔案和紙質檔案的統一管理。值得一提的是，數碼照片電子檔案管理過程中，需要將其進行備份儲存，并要確保所儲存的電腦處于斷網狀態。

（二）認真組織檔案人員開展培訓。為了能夠更好地提高檔案管理人員的專業素養，需要加大對工作人員的培訓力度。要將電子信息管理技術應用到電子檔案管理工作中，讓相關管理工作人員能夠掌握電子信息管理技術。數碼照片電子檔案管理在當前屬于新興行業，并沒有過多的管理經驗，只能在工作中不斷地創新與總結，不斷提升數碼照片檔案管理工作水平。從某種意義上來分析，電子檔案的形成具有永久性的特征，這也就對其檔案的形成提出了更高的要求，要求其檔案的形成非常完整與準確。這就需要在制作電子檔案時，必須要有專業化、規范化的技術團隊來給予技術支持。發揮出團隊中每一個成員的技術能力和素質，嚴格按照相關規定來完成數碼相片的拍攝與制作。根據國家統一標準，嚴格執行分辨率、尺寸、色彩及儲存格式，這樣才能夠方便后續檔案管理中的查找與利用，提高了檔案管理效率。

三、數碼電子照片的有效利用

（一）數碼照片的特點。隨著當前科學技術的不斷發展，電子存儲空間不斷增加，其存儲器的體積也越來越小，這給電子檔案管理工作帶來了便捷性。比如：電子檔案通過網絡，可以有效消除使用者距離的限制，讓檔案信息的使用與傳播更加方便，增加了電子檔案利用的效率。但這也給電子檔案管理帶來了一定的隱患。比如：電子檔案保密性難以保證。

（二）構建電子檔案數據庫。對于檔案管理工作而言，最終的目的是為了能夠提高檔案的利用率。因此，在開展電子檔案管理工作時，需要構建數碼照片電子檔案數據庫，讓電子檔案更加規范化和標準化，讓電子檔案更加具有實操性，滿足國家對檔案管理的標準。此外，在構建電子檔案數據庫時，需要針對其檔案管理軟件系統進行深入分析，實現從軟件管理、硬件指標到文檔保存格式的統一化、標準化。從而才能在軟件升級時，避免出現無法讀取電子檔案的問題，確保電子檔案不會受到破壞，有效提升電子檔案的利用率。

（三）增強電子檔案數據的準確性與完整性。想要提高檔案利用率，需要確保檔案的質量。電子檔案管理工作中，需要結合自身單位的實情，制定出相應的電子檔案管理制度，并對其管理工作進行定期抽查與考核。要嚴格將責任落實到每一個環節中，從而確保電子檔案的準確性與完整性。在歸檔入庫前，必須要對制定好的數碼照片電子檔案進行全方位核實，在確定其信息準確無誤時才能夠行分類歸檔。如果在核實過程中發現問題，需要及時進行修正，但存檔照片不得修改，需要保存原始數碼照片，以此來確保其檔案信息的準確性。

四、結語

電子科學技術的應用對數碼照片檔案的管理和分類具有重要意義。對數碼照片檔案進行科技化的管理，能夠有效提高管理效率，減輕查找資料的壓力，同時還能避免由于資料保存不當引起的丟失等問題，為軍休事業的發展提供良好的保障。筆者認為，數碼照片以其不失真、圖像清晰、網絡傳輸快、重復利用等優點，深受青睞，普及數碼照片的管理必然是大勢所趨、勢在必行。

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