淺談企業重點建設項目檔案管理

文/新疆光源電力實業總公司 王萍 白媛

淺談企業重點建設項目檔案管理

文/新疆光源電力實業總公司 王萍 白媛

企業重點建設項目的檔案管理是企業檔案管理工作的核心，因此，這一工作也有著更高的要求。本文敘述了企業重點建設項目檔案管理中包含的問題，提出了企業重點建設項目檔案管理的措施。

重點建設項目；企業；檔案管理

對于建筑企業而言，建設項目是一項整體工程，集中體現在建筑工程等方面。它包含著各個工作步驟，而關于重點建設項目的檔案管理，也是根據各個工作步驟而進行的。例如建筑工程的投標、立項，工程進行過程中的材料購買、人員配置，工程竣工后的驗收工作等。這些檔案記錄了建設項目的各個細節，也是建設項目各項活動的真實依據。對企業重點建設項目進行檔案管理，可以對工程方的具體行為進行規范，保證責任的認真落實。建設項目檔案是建設項目工作過程以及工作細節的真實寫照，它對于施工過程中的各個工作步驟都能夠真實反應，降低各項事故的發生幾率。企業需要重視重點建設項目檔案管理問題，保證工程質量，促進企業發展。

一、企業重點建設項目檔案管理中包含的問題

（一）企業不具備檔案意識。大多數企業在進行重點項目的建設時，過于注重項目為自身帶來的經濟利益與工程的施工進度，沒有將重點建設項目檔案擺在重要位置，不具備檔案意識，不了解重點建設項目檔案對于企業的重要意義，沒有針對重點建設項目檔案管理設置相應的管理制度。管理制度的缺乏導致檔案管理人員缺乏檔案意識，不了解自身工作的重要性，沒有為重點建設項目檔案管理作出準備，很多工作無法正常進行。各類檔案制作不及時，很多檔案內容不完整，檔案內容以文字作為主體，其中缺乏圖像資料，對企業重點建設項目檔案管理帶來不良影響。

（二）缺乏相關制度與專業檔案管理人才。重點建設項目的工程量較多，施工任務較重，因此，企業往往過于重視施工進度、施工消耗資金以及施工質量，但是缺乏對檔案管理工作的重視程度，一般只是在臨近竣工時才開始補寫相關檔案，這無法保證工程檔案的準確性與真實性，檔案自身無法發揮相應的作用。很多企業制定了與重點建設項目檔案管理相關規章制度，但是由于企業與施工方分工存在問題，規章制度無法發揮作用，才導致上述結果。負責重點建設項目檔案管理的人員多數是企業臨時抽調的，他們沒有經過專業的培訓，不了解具體的工作流程，記錄檔案不完整或存在缺陷，難以反映工程施工的真實情況。

（三）檔案資源無法共享。企業對重點建設項目檔案管理沒有足夠的重視程度，因此，關于這一工作沒有形成完整的機制，缺乏管理網絡的建設，導致部分檔案資料內容具有缺陷，資料輸送受到阻礙。部分企業沒有對相關資源共享網絡進行建設，導致企業之間的檔案資源無法得到共享；部分企業對相關的管理網絡進行了購買與安裝，但是這一網絡沒有與企業局域網進行對接，檔案資源仍舊無法實現共享，給企業的重點建設項目檔案管理工作帶來阻礙。

二、改善企業重點建設項目檔案管理的措施

（一）企業領導保持重視。企業領導需要改變對重點建設項目檔案管理工作的看法，對重點項目檔案管理工作保持足夠的重視，將重點建設項目檔案管理工作作為企業日常工作的一部分，將企業重點項目檔案記錄與企業重點工程項目建設同步進行。在檔案管理人員安排上，需要具有專業素質與能力的人員擔任這一工作，提升企業重點建設項目檔案管理工作的整體水平，同時，將檔案內容作為重點建設項目工程質量的參照。企業領導需要提升企業員工以及工程施工人員的檔案意識，讓他們了解到重點建設項目檔案管理對于企業以及自身的重要性，保證重點建設項目檔案的完整。

（二）制定相關規章制度。規章制度是某項工作正常進行的保障，想要企業重點建設項目檔案管理工作正常進行，就必須對相關規章制度進行設置與完善。重點建設項目檔案包含了眾多內容，工作流程較為復雜，這說明了規章制度對于這一工作的重要性。企業需要與工程施工單位進行合作，共同對相關規章制度進行制定與完善。重點建設項目檔案管理工作中的主要工作步驟，例如收集檔案、整理檔案，需要由專人完成，保證檔案的整體質量。管理部門需要介入這一工作，及時發展工作中存在的問題，為重點建設項目檔案的真實性提供保障。

（三）培養專業檔案管理人員。很多負責企業重點建設項目檔案管理的人員缺乏與之相匹配的素質與能力，因此，給企業重點建設項目檔案管理工作的整體質量帶來較為嚴重的影響，企業領導需要認識的到這一點，對專業檔案管理人才進行培養，提升他們的個人能力，保證他們能夠勝任這份工作。企業可以對檔案管理人員進行集中培訓，讓他們了解自身工作以及工作流程；邀請專家、學者對檔案管理人員進行授課，幫助他們學習重點建設項目檔案管理工作方法；確保每個檔案管理人員都能夠參與到重點建設項目檔案管理工作中，提升他們的實踐經驗。檔案管理人員的素質與能力得到提升，企業重點建設項目檔案管理工作才能夠更加有效。

[1]張艷.加強重點建設項目檔案管理 提高重點建設項目檔案歸檔率[J].城建檔案,2013(09):35-38.

[2]鐘小梅.淺析重點建設項目檔案管理的問題及對策[J].現代國企研究,2016(24):105.