企業檔案管理的創新研究

文/廣東湛化集團有限公司 梅瑰

企業檔案管理的創新研究

文/廣東湛化集團有限公司 梅瑰

社會在不斷地進步、時代在不斷地改變，企業檔案管理工作也應緊跟社會發展變化進行創新，并成為企業當務之急。對此，筆者根據實踐研究，就企業檔案管理的創新方法進行簡要分析，為企業檔案管理提供借鑒。

企業；檔案管理；創新研究

現代化背景下，傳統的紙質、人工檔案管理形式已經無法滿足現代企業發展的要求。眾所周知，企業檔案管理記錄著企業經營信息、職工信息等，對企業經營、正確決策具有重要影響。因此，企業有必要借鑒現代科學技術進行檔案管理，也是提高管理效率與效果的必然方法。

一、企業檔案管理工作創新的必要性

企業檔案管理具有綜合性、系統性特點。企業檔案管理狀況也代表著企業管理效果，成為判斷企業管理水平的重要標準。基于這一點分析，企業檔案管理對企業的經營、決策具有重要影響。

（一）檔案是企業管理的審核依據。檔案是企業所有經營發展與活動的見證，是企業工作開展、進步判斷的有效依據。企業想要做好管理工作，只有真實掌握不同材料。檔案為企業管理人員與業務開展提供參考，根據以往經驗、計劃等進行決策。比如：企業在完善工作體制、改革、政策中，需要搜集大量資料信息才能確保企業工作開展的有效性。而一些企業未對檔案管理給予高度重視，將會造成檔案信息不完整，使得企業工作制度的確定、改革等工作開展具有較大難度。所以，企業做好檔案管理才能確保各項工作的順利進行。

（二）檔案是企業決策的依據。企業檔案中記錄著企業活動狀況、效果、經驗、不足等，產品生產途徑-過程-技術選擇等所有信息都能夠作為企業生產、管理判斷的重要素材。隨著企業的經營與發展，其檔案不斷增加，進一步成為了現代生產、活動開展的參考前提。另一方面，檔案對企業確定業務計劃、審查、業務總結及引進先進生產技術與管理經驗等也具有重要影響。例如：一些企業立足于實際業務的開展，通過查找往年檔案進行信息資源綜合，尋找企業業務開展規律、經驗，結合這一參考制定有效方法。在一定程度上為企業決策提供借鑒，進而確保企業業務開展的順利進行，實現企業經濟效益最大化。反之，如果企業檔案信息不完善，或是未參考檔案信息，則容易造成業務計劃開展不當、管理形式不當，增加企業經濟損失的危險性。實踐證明，在企業以往業務開展中產生的具有較大利用價值的檔案信息，蘊含著企業以往業務開展經驗，對企業正確決策具有重要影響。

二、企業檔案管理創新方法

為跟上現代化發展趨勢，企業檔案管理方法創新成為當務之急，是提高檔案管理效率與質量的重要方法。對此，還需要企業給予高度重視，充分認識到企業檔案管理工作的重要性，立足于管理人員思想意識、管理制度等方面進行創新，進而確保企業檔案管理工作的順利進行。

（一）加強檔案管理認知。企業想要做好檔案管理工作，其決定因素在于管理層。如果企業管理層沒有充分認識到檔案管理的重要性，則檔案管理工作的開展將會受到限制。而在企業經營發展中，著實有很多企業未對檔案管理給予較多重視，使得檔案管理工作形式化。對此，想要加強管理者對檔案管理工作的重視，還需要讓管理人認識到檔案的價值與影響所在，進而認識到做好檔案管理才是提升企業發展的硬道理。只有管理層重視檔案管理才能調動職工工作熱情。在檔案管理工作中樹立以人為本理念，優化檔案管理體制，做好責任落實，優化分工。另一方面，創新檔案管理也要有職工的共同努力，提升職工檔案管理意識，對檔案工作人員進行專業水平的提升，進而確保檔案管理從搜集、整合、入檔等環節走向標準化、規范化。

（二）完善檔案管理制度。檔案管理工作創新離不開完善的管理制度，想要提升檔案管理效率與質量，則需要檔案管理朝著規范化、制度化發展。第一，企業明確檔案管理單位與職責，成立檔案管理部門，安排專業管理人員，做好權責分工。第二，完善歸檔制度。針對檔案怎樣劃分、怎樣歸檔制定詳細的方法。第三，構建檔案保密制度，結合保密登記對檔案展開劃分，制定有效的管理方法；對應保密的檔案進行保密，應共享的檔案進行共享。

（三）引進現代管理技術。隨著科學技術的進步，云計算得到了推廣與重視。云計算能夠對共享可配置計算資源進行便捷訪問，其資源為所需人員提供進而得到應用。檔案管理應用云計算具有成本投入少、節省人力投入、提升現代化信息水平的特點。也正是因為云計算的特點優勢為檔案管理工作創新了方法。檔案管理工作的創新中，提高企業主體的檔案管理水平則需要與時俱進，根據云計算技術優勢為檔案管理注入新的元素。所以，筆者認為：企業可以引進先進的云計算技術，根據所需購買，通過云計算提升檔案管理技術水平。

三、結語

綜合分析，如今企業市場競爭越來越大，企業只有不斷提升綜合實力才能在激烈的競爭中贏得勝利，立于不敗之地。檔案管理作為企業的重要組成部分，創新管理方法在一定程度上能夠幫助企業提升競爭實力。但這還需要企業立足于多角度創新管理，才能確保企業提升競爭實力。

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