電子檔案和紙質檔案的集成化管理措施探析

文/泰州市中西醫結合醫院 李慧

電子檔案和紙質檔案的集成化管理措施探析

文/泰州市中西醫結合醫院 李慧

現階段，將醫院電子檔案和紙質檔案進行集成化管理，能夠全方位保證醫院醫療系統的正常運行，進一步優化醫療衛生服務水平，為醫院樹立起良好的社會形象，推動社會經濟的長遠發展進程不斷加快。本文主要分析了我院電子檔案和紙質檔案集成化管理的重要性，并結合社會多樣化發展趨勢，明確了醫院內部檔案管理工作未來的發展目標及方向。

醫院；電子檔案；紙質檔案；集成化管理；措施

社會經濟的發展和科學技術的進步，為醫療衛生行業創造了新的發展局面。醫院檔案管理工作過程較為繁瑣，管理內容涉及范圍較為廣泛，管理人員對檔案進行分類處理時，難免會發生操作失誤的問題，導致檔案管理部門與其他部門的調取工作難以實現有機協調，檔案管理效果不盡人意。利用先進技術對醫院電子檔案及紙質檔案進行集成化管理，不僅能夠實現檔案的高效調取，還可以使檔案管理工作更加便捷，檔案信息整合更加規范，檔案分類管理效果更加優質。

一、電子檔案和紙質檔案集成化管理的重要性

信息化和數字化時代的來臨，使醫院檔案管理模式發生了重大轉變。引用現代化信息技術對醫院檔案信息進行分類處理，能夠有效提升醫院診療系統的運行效率。電子檔案管理模式的應用，并不能將紙質檔案管理模式全方位替代，兩種檔案管理模式可以相互依存，共同進步，將醫院內部運營中產生的一切文本、數據、信息進行規范化管理，才是實現醫院現代化管理目標的重要條件。

電子檔案具有典型的現代化發展理念，利用電子信息技術將電子檔案數據進行整合，配合紙質文檔檔案管理，形成一種更加全面的分類處理模式，見證醫院的成長，記錄成長中必然產生的資源，妥善管理能夠提升醫院的綜合實力，繼承和發揚醫院內部優秀文化，從而為人們的生命安全及身體健康提供更加周到的系統性服務。電子檔案和紙質檔案不存在事物關系，不具備否定性，他們只是在表達形式及載體方面有著些許區別，任何一方脫離了對方的制約，都會影響整體的管理效果。站在宏觀角度，對電子檔案和紙質檔案管理工作進行分析，我們必須充分明確兩者的共存特點，從多個方面進行管理模式的優化，從而使醫院各項工作能夠協調配合起來，推動社會經濟發展水平的快速增長，為社會主義和諧社會的構建貢獻出應有的力量。

二、電子檔案和紙質檔案集成化管理措施

將電子檔案和紙質檔案集成化管理，需要對檔案管理的共存性特點進行突出，在差別理念的影響下，開創醫院檔案管理創新局面。傳統的檔案管理模式無法迎合時代發展要求，管理手段和管理方式較為落后，導致檔案信息容易發生遺失或損壞的現象，日常管理活動喪失了實際存在的價值與意義。集成化管理是電子檔案和紙質檔案管理模式創新的必然要求，也是現代化醫療衛生系統運行的必然趨勢。全方位分析電子檔案和紙質檔案的管理特點，根據醫院內部運營實際情況，制定出針對性的集成化管理方案，可以取得意想不到的管理效果。筆者憑借自身多年的管理經驗，對現階段醫院集成化管理可行性策略進行了簡要論述。

（一）構建完善的文件管理系統。發揮電子檔案及紙質檔案的集成化管理優勢，是檔案管理、文件儲存、分類整合一站式服務系統構建的關鍵條件。集成管理能力的最大化展現，需要對電子檔案管理系統中的文件進行合理分類，并設置出對應的查找路徑，從而全面提升檔案調取效率和質量。醫院內部檔案文件存在著協調化的分類標準，集成化管理必須注重各類型文件間潛在的聯系，避免發生檔案丟失或損壞等問題。

（二）構建檔案管理系統。集成化檔案管理系統需要和醫院各項診療業務進行統一對接，逐步完善電子檔案及紙質檔案規范化、制度化管理模型，使得集成化管理理念更好地滲透在管理模型中，提高醫院衛生系統的實際運行效率。電子檔案集成化管理后，檔案信息可以永久保存在管理系統中，相關管理員需要通過密鑰才能對檔案信息進行整理，一定程度上保證了檔案的準確性和安全性。

（三）構建統一控制平臺。將電子檔案和紙質檔案進行集成化管理后，需要在特定平臺上進行控制與傳導服務，以保證檔案信息的真實性。集成化控制平臺，不僅能夠將醫院內部人員信息進行整合，為各項人事調動工作提供準確的參考依據，還可以對就診人員信息進行保密，防止患者信息外漏，為患者帶來不必要的經濟損失，同時有損醫院的公眾形象。

三、結語

總而言之，將醫院電子檔案和紙質檔案管理的共存性特點進行突出，明確到傳統檔案管理中存在的弊端，根據社會整體需求，對醫院內部運營結構進行優化與調整，構建檔案管理新模式，構建出完善的檔案集成化管理體系，提升醫院檔案管理水平和管理效果，加快醫院現代化發展進程。集成化管理是電子檔案和紙質檔案和諧管理模式構建的基礎保障，將檔案數據、文檔、信息進行全方位安全維護，為醫院各項服務工作的順利開展提供有力支持。此外，集成化管理模式下，電子檔案及紙質檔案能夠以不同的表達形式為用戶查閱提供最大便利，實現醫療服務系統的一體化運行，為醫院樹立起良好的社會形象，推動我國醫療衛生事業又好又快地發展。

[1]孟凡超.電子檔案和紙質檔案利用的需求共性與差異[J].quot;決策論壇——區域發展與公共政策研究學術研討會quot;論文集(下),2016,13(05):44-47.

[2]紀曉群,江媛媛,柳萍,張慧慧.電子檔案與紙質檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺世界,2013,7(29):233-235.