大數據時代下檔案管理的價值提升

文/山東省安丘市市立醫院 李湘清

大數據時代下檔案管理的價值提升

文/山東省安丘市市立醫院 李湘清

人類進入大數據時代，各行各業都積極挖掘大數據，創造非常可觀的經濟價值和社會價值。傳統的檔案管理模式已無法滿足時代的要求，如何轉變管理方式，充分發揮大數據的效用，挖掘大數據的價值，從而實現檔案管理的價值提升是檔案管理界一個亟待解決的問題。

大數據；檔案管理；價值

隨著科技的飛速發展，人類進入了大數據時代，信息的采集和管理都面向數字化和網絡化。大數據時代背景下，如何保證檔案信息的有效管理和價值提升是檔案行業面臨的一個重大問題。

一、“大數據”的概念

互聯網技術的不斷發展以及“云時代”的到來，大數據也逐漸進入了大眾的視野。對于什么是“大數據”，學術界眾說紛紜。但究其本質，“大數據”是在信息爆炸時代背景下的巨量資料、海量信息，是無法通過目前的主流軟件工具的歸納整理而獲取有效內容的信息資產。其具備的特征有：一是龐大的數據量，從TB級別到PB級別。二是繁雜的數據類型，從文字、圖片到音頻、視頻等。三是較低的價值密度，海量的數據信息使其具備真正價值的信息有限。四是高效的處理速度，這也是“大數據”有別于傳統數據的一大顯著特征。

二、大數據時代檔案管理模式

大數據時代的到來，給各行各業都帶來了巨大的變化和革新，檔案管理的價值也隨之提升。

（一）大數據是實現網絡智能化、服務創意化的有效手段。在大數據背景下，檔案信息實現數字化和智能化管理，有別于傳統的紙質檔案管理易損壞、易丟失等不足，大數據時代檔案管理模式具備更加高效和安全的優勢，有效促進了檔案管理的高速發展。

（二）大數據技術的誕生開啟了一個不同的時代。海量的信息資產已無法通過目前的歸納整理來獲取有效價值內容，則需要通過云計算以及相關模式技術來實現信息價值的有效提取。通過對信息的整合、集成和交叉復用形成的有效資源和知識服務，可以打破各企業或各部門間的信息傳輸壁壘。

（三）我國信息化建設的不斷推進，使得數字信息呈井噴式增長。檔案管理者面對海量的信息要實現有效整合和提取，且當前人們對于信息的需求呈現高效率、個性化、多樣化的特征，所以傳統的檔案管理模式已經沒有辦法跟進時代發展要求。

（四）檔案管理的數字化和信息化已經是大勢所趨。如何將巨量的檔案信息進行高效的管理是現階段必須考慮的問題。隨著信息社會的不斷發展，數據信息與日俱增，檔案管理部門必須采取行之有效的手段實現信息的有效采集和高效數字化。

三、大數據時代檔案管理面臨的問題

（一）信息繁雜，如何實現有效提取。大數據時代，檔案管理面臨的一個重大問題就是海量信息如何“提純”。正如前文所述，大數據具有數據量龐大和價值密度較低的特征，信息的有效提取成為一項巨大的工程。若是沒有明確的目標和有效的手段，很容易花費大量時間卻徒勞無功，反而失去大數據本身具備的價值意義。

（二）管理思維陳舊，如何推動創新轉型。當前很多檔案管理者仍抱有陳舊的管理思維，管理方式和管理手段都相對滯后。很多檔案室看似實現了數字化管理，但其實際操作過程仍保留傳統的檔案管理方式，使數字化流于表面，管理模式的拘泥不創新使得檔案管理無法實現與大數據的真正對接，更有甚者反而加大了工作量，降低了工作效率，造成人財物的損失。

（三）人才缺乏，如何培養專業的人才隊伍。大數據時代下的檔案管理對檔案工作者的能力提出了更高的要求，然而當前從業者的素質參差不齊，無法對計算機相關軟件的熟練運用等嚴重制約了檔案工作的信息化和數字化管理。如何吸引優秀的專業人才，培養高質量的人才隊伍是實現檔案管理數字化發展的重要方面。

（四）網絡風險存在，如何保障信息安全。互聯網在帶來高效便捷的同時也存在著不容小覷的安全隱患，諸如黑客攻擊、信息泄露、文件損壞等。尤其近些年來，頻繁發生的由信息泄露衍生的二次傷害——電信詐騙，不僅令大眾蒙受資金財產的損失，而且更有甚者引發不可挽回的悲劇，如山東的徐玉玉事件等。雖然現今安全技術在不斷提升，但潛在風險仍不容忽視。檔案信息的重要性不言而喻，一旦系統被攻擊，信息被泄露，其后果將無法想象。所以大數據時代下，如何有效規避網絡風險，保障信息安全是檔案管理界面臨的一大難題。

四、大數據時代檔案管理的價值提升

（一）明確目標，實現信息的有效提取。面對龐大的數據量，必須制定使用大數據的目標，明確方向，然后在此基礎上尋找能夠解決具體問題的大數據工具。這不僅可以大大提升工作效率，同時也充分發揮了大數據的應用價值。

（二）轉變管理思維，創新管理方式。管理思維的陳舊，管理方式的落后，使得檔案室管理拘泥于傳統而無法與大數據對接。所以必須轉變管理者的管理思維，創新管理方式。可以通過管理層人員的選拔流動，啟用具備大數據理念的管理者，管理者要主動接受相關技能培訓，提升自我能力，以創新思維應對大數據時代下的檔案管理。

（三）培養專業人才，推動人才對接。人才資源是第一資源。人才資源的缺乏，勢必使得檔案管理無法向更高層次發展。大數據時代下，對人才提出了新的要求，所以必須增強對人才的培養，實現人才的充分對接。例如，可以與高校合作實現人才對接培養，不定期進行技能培訓，鼓勵各企業間或各部門間的人才溝通交流，創新人才選拔和考核機制等等。

（四）加強風險排查，保障信息安全。網絡風險具有隱蔽性高、破壞力大等特征，必須加強對風險的排查，保障信息安全。檔案管理界必須定期對防護系統進行升級，時刻關注網絡安全動向，做到以預防為主要任務。同時，也要制定詳細完備的應急預案，如果發生意外，可以迅速啟動應急預案，將損失降到最低。

五、結語

信息爆炸的現代社會處于日新月異的環境，大數據時代的到來對各行各業都產生了重大的影響。檔案管理界已不能拘泥于傳統的管理模式，必須正視時代發展的要求，充分挖掘大數據時代的價值，轉變管理模式，創新管理思維，從而實現自身的價值提升。

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