推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的策略

文/長春市南湖公園 安洋

推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的策略

文/長春市南湖公園 安洋

事業(yè)單位的檔案管理工作具有保密性和服務性的特點，需要運用規(guī)范性的策略來進行管理。因此，本文主要就推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理意義、策略兩個方面進行論述。

事業(yè)單位檔案；規(guī)范化管理；意義與策略

檔案管理工作是事業(yè)單位進行內部管理的一個重要內容。在新的歷史時期，需要事業(yè)單位的人員運用更加專業(yè)化的方式，有效加強檔案管理工作，充分保障自身內部檔案的安全性，為單位的進步和發(fā)展提供良好的數據信息支持。因此，需要事業(yè)單位人員開展有效工作，提升檔案管理工作的質量和水平，為事業(yè)單位的進步和發(fā)展服務。

一、推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的意義

檔案是社會實踐活動中形成的一種對客觀歷史事實進行真實記錄的信息數據文件。比如：其中具有確鑿的歷史證件、原始資料信息等等。對于事業(yè)單位來講，推進檔案的規(guī)范化管理具有重要意義。具體來講，第一，事業(yè)單位需要更好地進步和發(fā)展，需要對單位人員的以往經歷進行更加深入的了解、分析，掌握第一手資料。而檔案信息是提供第一手資源的重要文件信息。因此，需要專業(yè)化的人員進行相關管理工作，進行檔案信息的高效化、科學化、規(guī)范化管理。第二，事業(yè)單位的檔案信息材料集中包含了事業(yè)單位某一個歷史發(fā)展時期的成果總結情況。因此，有關人員對于檔案信息進行規(guī)范化管理工作，有利于事業(yè)單位對這些重要歷史數據信息進行有效性查詢、分析、應用，為今后的工作提供重要的數據信息參考，提升事業(yè)單位工作的效率，實現(xiàn)良好的效益和價值。第三，從檔案管理人員的角度進行分析，在檔案管理科學化進程中，他們的思想觀念得到轉變，業(yè)務水平得到提高，促進了檔案管理現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展要求。比如：對原有的檔案管理模式進行了全面性改變，應用了新型的模式，提高了有關人員工作效率和水平。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的策略

（一）科學檔案管理。應用好眾多有效舉措，規(guī)范檔案管理工作。具體來講，第一，事業(yè)單位需要建立起現(xiàn)代化的檔案管理規(guī)章制度，充分對檔案管理人員的工作進行有效性指導。比如：需要檔案管理部門和具體檔案工作人員進行充分配合，建立完善檔案管理工作機制，為今后的工作進行全面指導。如：充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，對于檔案管理的質量和安全進行全面性控制。比如：對于具體的檔案管理人員進行有效的監(jiān)督，注重檢查與抽查工作；對于具體的檔案管理操作方法進行規(guī)范，對于管理的流程進行改進；應用網絡監(jiān)督設備進行全面的檔案管理監(jiān)控；對于檔案的時間進行有效性管理，全面提升檔案管理工作的質量。充分發(fā)揮出檔案管理人員的責任心，注重管理工作的細節(jié)，對于違反檔案管理規(guī)定的行為進行及時改進，避免意外情況的發(fā)生，可以從整體上對于檔案管理工作進行有效的控制。第二，需要所有的檔案管理人員樹立起以人為本的服務理念，進行各種各樣的資源和信息共享，提升檔案資源應用的質量和水平，在現(xiàn)代社會中實現(xiàn)良好的經濟效益和社會價值。

（二）運用科學管理理念。提高我國各個事業(yè)單位檔案管理部門對檔案管理的水平和效率，需要充分提高管理人員的素質，轉變他們管理檔案的觀念。具體來講，第一，需要全面樹立起正確的檔案管理工作意識，具有積極的工作態(tài)度、充分發(fā)揮出他們的能力，更好地為檔案事業(yè)進步而服務。第二，需要應用有效方式對這些人員進行思想意識培訓，提高他們的精神狀態(tài)，可以掌握和應用好檔案管理的有效方式，提升管理質量和水平。比如：培訓人員需要依據檔案管理人員不同的思想動向和思維方式，尊重他們各自的喜怒哀樂情緒，切合他們不同的學習心理動機和需求，分別進行指導和分析，更好地幫助他們成長，即“因地制宜、因勢利導”，使得他們在今后的工作中具有良好的檔案管理意識，解決工作中存在的問題，進行專業(yè)化、科學化、精細化的檔案工作方式，更好地為單位人員提供檔案信息服務。

（三）提升對現(xiàn)代科技的運用水平。網絡信息技術的發(fā)展、計算機技術的進步，使得檔案管理工作可以對這些新型技術進行有效應用，提升檔案管理的水平。比如：通過對網絡信息技術、計算機技術等進行有效性應用，構建新型的現(xiàn)代化檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案信息管理的標準化和高效化，促進檔案管理工作的順利發(fā)展，提升檔案信息管理工作的效率和價值。比如：把重要的紙質檔案信息在計算機平臺中進行生成，并且進行有效性備份，在降低了檔案管理成本的同時、減少了檔案管理工作的時間，提升了檔案管理質量和效率。

同時，應用此平臺，可以進行檔案的專業(yè)化分類，進行檔案管理計劃的制定、管理流程的科學把握、檔案信息的現(xiàn)代化經營，對一些已經解密檔案信息的有效應用，使得我國的檔案管理朝著正規(guī)化、科學化、專業(yè)化方向前進。比如：可以作為重要的歷史檔案資料進行展覽，擴大事業(yè)單位的影響力，產生積極良好的效益和價值，全面促進我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化歷程。

三、結論

事業(yè)單位人員在檔案管理中，對網絡信息技術進行有效應用，積極轉變管理理念，以科學化與規(guī)范化相結合，有利于提升事業(yè)單位檔案管理工作的質量和水平，充分發(fā)揮出檔案管理等人員的責任心，注重管理工作的細節(jié)，使得我國事業(yè)單位檔案管理工作朝著科學化、專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，為促進我國事業(yè)單位的進步和發(fā)展提供了重要數據信息參考。

[1]景俐清.推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略[J].山西農經,2015(06):112.

[2]田麗立.分析如何推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理[J].品牌,2015(10):220.