新時期如何做好高校辦公室秘書工作

文/長春大學旅游學院 趙佳玉

新時期如何做好高校辦公室秘書工作

文/長春大學旅游學院 趙佳玉

高校辦公室是對高校總體工作任務部署、各項工作調節以及高校發展戰略制定等各項工作開展的主要場所，而高校辦公室秘書需要擔任辦事、辦文以及辦會等職責，需要秘書工作人員具有較高的服務能力、創新能力等綜合能力，同時由于秘書工作的保密性，也要求秘書人員能夠保守工作機密。本文主要對新時期背景下如何提升高校辦公室秘書工作進行探討。

新時期；高校；辦公室秘書

隨著信息時代的來臨，知識經濟得到迅速發展，我國的經濟管理工作也越來越趨向于全球化和專業化，這種大環境下對秘書的工作也提出了更高的要求，秘書需要用一種全新的思維方式去應對這個領域中的各項挑戰。高校辦公室是高校中的樞紐部門，需要對高校的整體工作進行指揮和調整，同時也起著承上啟下的作用，能夠使內部的管理更加規范，同時也能夠向外彰顯高校的實力。面對越來越激烈的市場競爭，辦公室秘書工作的任務更加艱巨，需要不斷完善和創新，進而滿足秘書工作的要求。

一、高校辦公室秘書工作現狀分析

隨著教育的改革，高校也面臨著工資制度、人事制度以及組織制度等方面的改革，其改革的主要目標是有效控制管理成本、提升工作效率，提高教職人員的薪資補貼，從而激發全體工作人員的工作積極性，促進高校的發展。根據學院管理的具體要求設置崗位，并針對具體的崗位選擇相匹配的人才，做到精兵簡政。但這也為辦公室秘書的工作增加到了一定的負擔，不僅需要承擔一定的行政工作，同時還需要監管人事以及財務等方面的工作，涉及到的事物復雜、瑣碎。同時，隨著秘書工作范圍的擴大，其需要處理的關系也更加復雜，包括領導、教師、學生以及其他的職工之間的關系，在學校還涉及到其他的部門工作聯系，這些工作紛繁復雜，使得秘書工作難度提升。而且當前行政人員相對于教職人員來說工作待遇普遍比較低，領導的重視度也不足，使得秘書工作人員容易陷入到被動中，缺乏工作的積極性。在思想上也比較消極，缺乏活力和創新能力。

二、新時期提升高校秘書工作的策略

（一）注重學習，提升綜合素質和能力。秘書工作面臨的工作比較復雜和繁瑣，涉及到的內容也非常廣泛，所以秘書必須要具有學習的意識和能力，進而不斷提升自身的綜合素質和能力，使自己更加適應秘書工作需求。高校辦公室秘書工作中，需要保證學習的新穎性、針對性和全面性，首先，在學習的過程中需要注重知識的先進性，這樣才能夠保證學習的知識能夠更好地適應當代的發展；同時學習的知識需要具有針對性，當前的新知識、新工藝、新產品以及新技能等不斷涌現，秘書工作人員如果想涉獵所有的知識是不現實的，所以在學習的過程中，秘書需要針對自身的工作需要來選擇適合的學習內容；此外還需要注重學習的全面性，此處所指的全面性是一個領域的全面性。比如秘書需要學習經濟管理方面的知識，那么就需要全面掌握其工作中能夠應用到的有關于經濟管理類的全面的知識，這樣在具體的工作中才能夠得心應手。

（二）注重服務，加強服務的滿意度。秘書工作本身具有一定的服務特點，而高校辦公室秘書必須要做好領導以及教職員工的服務工作，幫助相關部門的人員排憂解困。比如，注重對辦公室衛生工作的清潔，為領導提供舒適、清潔的辦公環境；注重辦事的效率，做好辦公室的各項事務。比如對日常辦公用品的采集和分配，車票、飛機票的購買、客人的借貸工作等；此外還需要做好文字材料的整理工作，比如對領導發言提綱以及講話稿的草擬，對相關文件的閱讀和告知、高校辦公室相關規章制度的完善等；還需要做好對領導的提醒工作，比如開會的時間、地點、需要帶的資料等。除了領導的事物外，還需要注重對教職工的服務，對于家庭或者生活上有困難的員工要及時向領導進行匯報，并提出解決這些困難員工的方案等；同時還需要把與員工切身利益相關的文件以及資料及時進行傳達，使教職員工能夠利用這些資料合理維護自身的合法權益；還要根據領導的意愿和時間為領導安排看望困難教師工以及離退休教職人員的活動，為這些員工送去溫暖。

（三）強調工作的精細化。高校辦公室秘書工作是一項對人的應變性、精細性等要求比較高的職業，如果辦公室秘書的工作不夠精細，在撰寫文字和材料的過程中出現粗心大意，導致出現錯別字或者語言表達不明確的情況會對領導的發言以及工作的開展造成嚴重的影響；其次需要對領導交辦的事務時刻牢記，并以最快的速度、最完美的方式去解決和辦理。此外，在工作中還需要精益求精，比如高校需要辦一項全省交流的活動，辦公室秘書負責對會議的承辦，其不僅需要保證歡迎詞的熱情洋溢，包含對各位來賓的歡迎和祝福，同時還需要保證會場的溫馨性，在主席臺的座次排序上更是要準確得體，保證會場的茶水等方面的供應。進而突顯高校的工作效率，同時也是為高校樹立良好形象的重要方式。

三、結語

綜上所述，高校秘書工作對高校的運行和形象的樹立都具有重要的作用，同時高校秘書工作的內容繁瑣、復雜，特別是新時期下，對秘書工作提出了更高的要求，所以高校辦公室秘書工作必須更加精益求精，注重工作的細節完善和服務水平的提升，進而為高校的發展奠定堅實的基礎。

[1]陳哲.高校秘書工作職業化的思考[J].決策與信息(下旬刊),2013(12):248.

[2]張舒壹.創新思維在高校秘書工作中的運用[J].現代經濟信息,2016(18):46.