實施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

文/河南質(zhì)量工程職業(yè)學(xué)院 王琳琳

實施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

文/河南質(zhì)量工程職業(yè)學(xué)院 王琳琳

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和日益成熟，信息化已經(jīng)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域，高校檔案的信息化建設(shè)既是社會發(fā)展的客觀要求，也能提高高校檔案管理的有效性。實施文檔一體化的管理可以推進(jìn)高校檔案信息化的建設(shè)，提高高校檔案信息化的水平。本文將對實施文檔一體化的意義進(jìn)行分析，并提出實施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的方法。

文檔；一體化管理；高校檔案；信息化建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)指的是應(yīng)用相關(guān)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理、資源的開發(fā)等相關(guān)措施，它將傳統(tǒng)的檔案管理工作和現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，對高校檔案管理工作有著重要的意義，目前來看，高校檔案的信息化建設(shè)可分為電子檔案管理和計算機檔案管理這兩個階段，實施文檔一體化的管理對高校檔案信息化的建設(shè)有著推動作用。

一、實施文檔一體化管理的意義

（一）實施文檔一體化管理是社會發(fā)展的客觀要求。隨著我國教育水平的提高，受國家政策的影響，高等學(xué)校的擴招現(xiàn)象日益嚴(yán)重，高校學(xué)生日益增多，畢業(yè)生的就業(yè)問題受到了廣泛的關(guān)注。一方面是學(xué)生就業(yè)困難，一方面是用人單位在眾多畢業(yè)生中進(jìn)行人才的挑選十分困難，實施文檔一體化的管理可以幫助用人單位更快捷地查詢到畢業(yè)生的成績、在校表現(xiàn)等情況，有助于優(yōu)秀畢業(yè)生的合理就業(yè)，做到人才的合理安排，從而推動社會的發(fā)展。同時，文檔一體化的管理可以讓信息實現(xiàn)很大程度的共享，學(xué)生能夠利用網(wǎng)絡(luò)獲得自己所需要的學(xué)習(xí)資源，進(jìn)而讓學(xué)生的學(xué)習(xí)水平得到提升。

（二）對高校檔案管理有效性的提高有著重要作用。高校的管理檔案從形式到內(nèi)容上都是多樣的，傳統(tǒng)的管理檔案模式會受到人為因素以及自然因素等多種條件的影響，操作起來十分麻煩，不具有良好的有效性，而文檔一體化的管理是利用先進(jìn)的計算機手段，利用信息化的技術(shù)可以將不同類型的檔案按照年級、專業(yè)等方式進(jìn)行歸類整理，且在存儲上有著絕對的方便性，進(jìn)而提高高校檔案管理的有效性。

二、實施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的方法

實施文檔一體化的管理可以加強文件和檔案之間的聯(lián)系，進(jìn)行綜合管理，對于高校檔案信息化建設(shè)有著推進(jìn)作用，它的具體方法可以分為五個方面，即建立統(tǒng)一的管理機構(gòu)、完善檔案管理的規(guī)范、選擇安全便捷的軟件、加大技術(shù)和設(shè)備的投入和提升檔案管理人員的安全意識。

（一）建立統(tǒng)一的管理機構(gòu)。實施文檔一體化的管理需要高校建立統(tǒng)一的管理機構(gòu)，將檔案文件進(jìn)行全方位的考察與監(jiān)督，在管理機構(gòu)內(nèi)部需要劃分出多個管理部門，并明確各部門的職責(zé)，讓其在高校檔案信息化建設(shè)上做到各司其職。

（二）完善檔案管理的規(guī)范。完善檔案管理的規(guī)范是推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的必要條件。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是十分復(fù)雜的，檔案管理部門必須加強對自身的要求，保證檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化。檔案管理部門人員需要提升自己的規(guī)范意識，對檔案管理工作進(jìn)行深刻了解，熟悉檔案管理的相關(guān)技術(shù)，明確檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向。

（三）選擇安全便捷的軟件。高校檔案信息化建設(shè)需要使用多種計算機軟件，如果檔案管理軟件和其他相關(guān)部門的軟件沒有很好的兼容性，就會阻礙檔案管理的工作，影響文檔一體化對社會發(fā)展所起到的積極作用；而選擇的軟件如果安全性能較差，就可能在黑客的入侵或者病毒的侵襲下造成管理系統(tǒng)的癱瘓或?qū)W生檔案信息的流失。因此，在檔案管理方面需要選擇安全性強且相對便捷的軟件，這樣一方面可以阻止黑客的入侵，另一方面也能讓檔案在內(nèi)部傳輸與調(diào)用上可以很有效率。

（四）加大技術(shù)和設(shè)備的投入。科學(xué)技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的保障，高校需要為檔案信息化管理引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，可以通過去其他高校學(xué)習(xí)和參觀的方式，去了解其他技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用情況，進(jìn)而結(jié)合自身條件開展工作。在引進(jìn)之后可以通過邀請專業(yè)的人士到校進(jìn)行培訓(xùn)的方式，讓檔案管理人員有能力去掌握最新技術(shù)，有能力去使用先進(jìn)的設(shè)備；也可以直接引進(jìn)一些能力強且素質(zhì)高的人才加入檔案信息化建設(shè)的隊伍中來，進(jìn)而提升整體的管理水平。

（五）提升檔案管理人員的安全意識。如前文所說，在檔案管理過程中會存在黑客攻擊及病毒攻擊等隱患，對于檔案管理人員來說，需要具有足夠的安全意識，在對文件進(jìn)行分級時，需要采用合理的加密手段，對于相對重要的檔案，需要專門的儲存器進(jìn)行存檔。雖然信息化的管理讓檔案因客觀原因受到損害的程度減少了，但仍然不是完全沒有的，這就需要管理人員時刻保持安全防患意識。需要檔案管理人員對電子檔案做好安全備份，在特殊情況下，可以采取紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方法。

三、結(jié)論

綜上所述，實施文檔一體化管理具有著重要作用，在具體實施過程中，我們需要通過建立統(tǒng)一的管理機構(gòu)、完善檔案管理的規(guī)范和選擇安全便捷的軟件等多方面進(jìn)行，將科學(xué)技術(shù)和實際情況進(jìn)行結(jié)合，徹底提高我國高校檔案信息化建設(shè)的水平。

[1]朱麗娟.實施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(12):105.

[2]楊政婷,肖濤.實施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)[J].凱里學(xué)院學(xué)報,2016(04):138-141.