信息化時代醫院檔案管理工作的探討

丁 杰

信息化時代醫院檔案管理工作的探討

丁 杰

本文以醫院檔案管理為探討對象，分析信息時代下檔案信息化建設的價值和地位，以期可以幫助醫院檔案管理部門在信息時代下抓住機遇，不斷提高其檔案管理水平。

信息化時代 醫院 檔案管理工作

信息網絡化時代下，檔案管理是檔案工作信息化建設的重要組成部分，是改變傳統紙質檔案管理辦法，以更加安全、合理的管理方式提高檔案信息利用率的創新舉措。創新鑄就未來，在檔案管理工作中，只有不斷的開拓創新，才能不斷的完善和更新檔案管理模式，不斷的提高檔案信息管理效率。目前，醫院檔案管理工作的創新步伐都日益加快，這將會對檔案信息化管理工作的發展提供強有力的后援支持，以更加高效、精準的檔案信息服務，促進我國醫院檔案管理工作穩步向前發展。

一、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值和地位

(一)現代化的檔案管理手段對提高醫院檔案管理效率非常有利

現代化的檔案管理手段具有以下三個特點，第一，高效性，高效的檔案信息管理方式可以在很大程度上簡化檔案管理工作的流程，使檔案管理工作變得更加簡便且易于控制。第二，實用性，隨著醫院對實用性信息資源的需求量越來越大，實用性檔案資源的管理已經成為了檔案工作信息化建設工程的重要組成部分。第三，真實性，信息只有是真實可信的，才能在醫院的發展過程中發揮它應有的價值，現代化信息管理手段保障了信息的真實性，因此對提高醫院檔案管理工作水平是非常有幫助的。

(二)電子信息的應用

信息時代下電子信息的傳播范圍更廣，傳播速度更快，為擴充檔案資源提供了有利條件，首先，電子信息的傳播范圍更廣，可以擴充基礎性的檔案資源，為檔案管理工作提供豐富的“原材料”，利于對某一信息進行全面而系統的采集和整理工作。其次，電子信息的傳播范圍更快，可以有效的保障電子信息的有效性和真實性，在檔案工作信息化建設過程中，有效性和真實性的信息往往非常重要，其可以避免檔案管理工作多走彎路，從而提高醫院檔案管理工作的工作效率。

(三)信息的實時共享

信息的實時共享可提高檔案管理員之間的信息溝通效率，進而推動檔案工作信息化建設進程。主要表現為以下幾點，第一點，保證檔案管理信息可以在最短時間內傳達給每一位檔案管理員，方便檔案管理員在交接工作時，不會出現信息錯亂和信息遺漏的現象。第二點，提高了檔案管理員的信息反饋效率，確保可以及時發現檔案管理工作中的問題，并能夠在最短時間內解決問題。

(四)利用信息化手段豐富檔案資料

第一，利用信息化手段，深入分析現有的知識資源，深入挖掘現有知識資源背后的價值。第二，利用信息化手段，在互聯網上大面積的搜索和采集有用的知識信息，并與現有的知識資源相融合，豐富和擴充檔案信息。

(五)保證對檔案歸檔信息的及時更新

檔案歸檔信息應包括檔案編號、分屬類目、檔案保密等級等多種屬性。實際的檔案管理工作中，檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動最頻繁的，因此，信息時代下，檔案管理工作要運用相關的信息管理軟件，及時更新檔案歸檔信息，從而保障檔案的完整性。

二、如何在信息化時代下提高醫院檔案管理水平

(一)提升檔案管理人員的業務水平

檔案管理人員的業務水平應包含三方面的內容：第一，檔案管理水平，包括熟知檔案管理準則、認真落實相關的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以SQL語句精確查找檔案信息等。第三，相關硬件設備的管理水平：包括可以解決一些低級的硬件問題，做到定時定量的養護硬件設備等。

(二)提升檔案管理人員的信息服務意識

培養檔案管理員的信息服務意識，是提高檔案管理工作水平的重要策略。因此，檔案管理部門應積極的組織各種信息服務培訓活動，提高他們的信息服務水平，在以科學、高效的檔案管理方式之上不斷創新，以人性化的檔案管理方式為奮斗目標。

(三)提升檔案管理人員的信息安全意識

信息安全工作往往是檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時效性、共享性等諸多特點，還因為高質量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財力。隨著時代的發展，人們的維權意識越來越強，對患者信息的保密工作也越來越重視。檔案管理工作中經常會涉及到大量的員工信息和組織信息，一旦出現大范圍的信息泄露，造成的經濟損失將不可估量，引發的社會矛盾也將難以調和。因此，提高檔案管理人員的信息安全意識，是提高檔案管理水平的重要環節。

三、結語

總的來說，信息時代是一個創新的時代，檔案管理工作只有緊跟時代發展潮流，以不斷創新的精神指引檔案管理工作的改革方向，才能保證其健康、穩定、可持續發展。信息時代下，醫院檔案管理工作的制約因素和發展機遇的區別在于對信息的利用和管理是否合理。相信只要檔案管理工作可以不斷推陳出新，做到與時俱進，以加強檔案信息化建設為主要方向，就一定可以在機遇與挑戰并存的時代中大跨步的向前發展，以上論述只是筆者的淺見，檔案信息化建設作為信息時代下推動檔案管理科學化、流程化、標準化發展的重要工程，需要每一位檔案管理者不斷探究。

[1]劉暢.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].經濟管理:全文版,2016,3(12):196.

[2]和贛紅.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場,2012(41):72～73.

山東中醫藥大學附屬醫院)